Kuinka löytää tietoja Access 2016:sta

Kun haluat jäljittää tietyn tietueen juuri nyt, kyselyn luominen työlle on ylivoimaista. Onneksi Access 2016:lla on hyvin yksinkertainen tapa löytää tietty tieto projektisi taulukoista ja lomakkeista: Etsi-komento.

Etsi löytyy – suuri yllätys täällä – Koti-välilehden Etsi-osiosta kiikarin kuvakkeen mukana. Voit myös avata Etsi-valintaikkunan painamalla Ctrl+F.

Vaikka Etsi-komento on melko helppokäyttöinen, muutaman tempun tunteminen tekee siitä entistä tehokkaamman, ja jos olet Word- tai Excel-käyttäjä, löydät temppuista apua myös näissä sovelluksissa - koska Etsi-komento on Toimiston laajuinen ominaisuus.

Löytää mitä tahansa nopeasti

Etsi-komennon käyttäminen on hyvin yksinkertaista. Näin se toimii:

Avaa taulukko tai lomake, josta haluat etsiä.

Huomaa, että Etsi-komento toimii taulukkonäkymässä ja Access-lomakkeiden kanssa ja tulee saataville heti, kun taulukko tai lomake avataan.

Napsauta kenttää, josta haluat etsiä.

Etsi-komento etsii nykyistä kenttää kaikista taulukon tietueista, joten muista napsauttaa oikeaa kenttää ennen kuin aloitat Etsi-prosessin. Accessilla ei ole väliä mitä tietuetta napsautat; niin kauan kuin olet tietueessa oikeassa kentässä, Access tietää tarkalleen, mistä kentästä haluat etsiä.

Käynnistä Etsi-komento.

Voit joko napsauttaa Etsi-painiketta Koti-välilehden Etsi-osiossa tai painaa Ctrl+F.

Etsi ja korvaa -valintaikkuna avautuu, valmiina palvelemaan sinua.

Kirjoita etsimäsi teksti Etsi mitä -ruutuun.

Tarkista oikeinkirjoituksesi ennen haun aloittamista. Access on melko älykäs, mutta se ei ole tarpeeksi kirkas ymmärtääksesi, että tarkoitit putkimiestä kirjoittaessasi plumer.

Etsi ja korvaa -valintaikkuna.

Suorita haku napsauttamalla Etsi seuraava.

• Jos etsimäsi tiedot ovat aktiivisessa kentässä, Etsi-komento jäljittää välittömästi haluamasi tietueen.

  Solu, joka sisältää etsimäsi tiedot, on korostettu.

  Entä jos ensimmäinen Accessin löytämä tietue ei ole se, jota etsit? Oletetaan, että haluat toisen, kolmannen tai neljäntoista John Smithin taulukossa? Ei ongelmaa; siksi Etsi ja korvaa -valintaikkunassa on Etsi seuraava -painike. Napsauta Etsi seuraava, kunnes Access joko siirtyy haluamaasi tietueeseen tai ilmoittaa, että se lopettaa haun.

• Jos Find ei löydä mitään, se valittaa epäonnistumisestaan ​​pienessä valintaikkunassa, johon liittyy tämä surullinen lausunto:

  Microsoft Access lopetti tietueiden haun. Hakukohdetta ei löytynyt.

Jos Etsi ei löytänyt etsimääsi, sinulla on pari vaihtoehtoa:

• Voit luovuttaa napsauttamalla OK pienessä valintaikkunassa, jolloin se poistuu.

• Voit tarkistaa haun ja yrittää uudelleen (sinun on silti napsautettava OK päästäksesi eroon kehotteen valintaikkunasta). Seuraavat asiat on tarkistettava, kun olet palannut Etsi ja korvaa -valintaikkunaan:

  • Varmista, että napsautit oikeaa kenttää ja kirjoitit kaiken oikein Etsi mitä -ruudussa.

    Voit myös tarkistaa erityisistä Etsi-vaihtoehdoista, onko jokin niistä sekaisin hakuasi.

  • Jos päädyit muuttamaan oikeinkirjoitusta tai vaihtoehtoja, napsauta Etsi seuraava uudelleen.

Findin vaihtaminen korkealle vaihteelle

Joskus pelkkä tarvitsemiesi tietojen kirjoittaminen Etsi mitä -ruutuun ei tuota tarvitsemiasi tuloksia:

• Löydät liian monta tietuetta (ja päädyt napsauttamaan Etsi seuraava -painiketta loputtomasti päästäksesi yhteen haluamaasi tietueeseen).

• Sopivat tietueet eivät ole niitä, joita haluat.

Paras tapa vähentää väärien osumien määrää on lisätä hakuun lisätietoja, mikä vähentää osumien määrää ja ehkä antaa sinulle juuri sen yhden tietueen, jonka sinun tarvitsee löytää.

Access tarjoaa useita työkaluja Findin hienosäätöön. Voit käyttää niitä avaamalla Etsi ja korvaa -valintaikkunan jommallakummalla

• Napsauta Aloitus-välilehden Etsi-painiketta

  tai

• Painamalla Ctrl+F

Jos Etsi-komento ei toimi niin kuin luulet, tarkista seuraavat vaihtoehdot. Todennäköisesti ainakin yksi näistä vaihtoehdoista on asetettu sulkemaan pois etsimäsi.

Katso sisään

Oletusarvoisesti Access etsii osumia vain nykyisestä kentästä – riippumatta siitä, mitä kenttää napsautit ennen Etsi-komennon aloittamista. Jos haluat käskeä Accessin hakemaan sen sijaan koko taulukosta, valitse Avattavasta Etsi-luettelosta Nykyinen asiakirja.

Jos haluat etsiä koko taulukosta, vaihda Look In.

Ottelu

Vaihtoehtosi ovat seuraavat:

• Mikä tahansa kentän osa: Sallii ottelun missä tahansa kentässä (löydetään Richard, Ulrich ja Lifestyles of the Rich and Famous ). Tämä on oletusarvo.

• Koko kenttä: Tämä edellyttää, että hakutermit (mitä kirjoitat Etsi mitä -ruutuun) ovat koko kentän arvo. Joten Rich ei löydä Ulrichia , Richlieuta , Richardia tai Richmondia . Se löytää vain Richin.

• Kentän alku: Tunnistaa vain ne ottelut, jotka alkavat kentän alusta. Joten Rich löytää Richmondin, mutta ei Ulrich.

  Tämän vaihtoehdon avulla voit lisätä myös vain osan nimestä, varsinkin jos tiedät vain nimen alun tai osoitteen alun.

Voit muuttaa Match-asetusta napsauttamalla Vastaa-kentän vieressä olevaa alanuolta ja tekemällä valintasi näkyviin tulevasta avattavasta valikosta.

Match-vaihtoehdon käyttäminen.

Hae

Jos löydät liian monta osumaa, yritä rajoittaa haku johonkin tiettyyn taulukon osaan Haku-vaihtoehdon avulla. Haku käskee Etsi-komentoa etsimään jompaakumpaa

• Kaikilla taulukon tietueilla (oletusasetus)

  tai

• Ylös tai alas nykyisestä tietueesta

Tietueen napsauttaminen taulukon puolivälissä ja sitten Accessin käskeminen etsiä sieltä alaspäin rajoittaa haun taulukon alaosaan.

Hienosäädä hakuasetuksiasi napsauttamalla alanuolta hakukentän vieressä ja valitsemalla sopiva tarjous avattavasta valikosta.

Match Case

Valitsemalla Match Case -valintaruudun varmistat, että etsimäsi termi on täsmälleen sama kuin tietokantaan tallennettu arvo, mukaan lukien samat isot ja pienet kirjaimet.

Tämä toimii todella hyvin, jos haet nimeä pelkän sanan sijaan, jotta täyteläistä vaniljakastiketta ei löydy, kun haet (iso R ) Rikas koko taulukosta.

Hakukentät muotoiltuina

Tämä vaihtoehto kehottaa Accessia tarkastelemaan kentän muotoiltua versiota kirjoittamiesi todellisten tietojen sijaan. "Muotoiltu" tarkoittaa, että sisältöön sovelletaan muotoilua – prosentteina muotoiltuja lukuja, lyhyiksi päivämääriksi asetettuja päivämääriä vs. keskikokoisia päivämääriä ja niin edelleen.

Haun rajoittaminen tällä tavalla on kätevää, kun haet päivämääriä, varastoyksiköiden tunnuksia tai mitä tahansa muuta kenttää, jossa on melko vähän erikoismuotoilua.

Ota Hakukentät muotoiltuina käyttöön napsauttamalla sen vieressä olevaa valintaruutua.

Tämä asetus ei toimi Match Case -asetuksen kanssa, joten jos Match Case on valittuna, Search Fields as Formatted näkyy himmennettynä. Poista siinä tapauksessa Match Case -valintaruudun valinta palauttaaksesi Hakukentät muotoiltuina -valintaruudun.

Useimmiten tällä vaihtoehdolla ei ole suurta merkitystä. Itse asiassa ainoa kerta, kun luultavasti välität tästä tietystä Etsi-vaihtoehdosta, on silloin, kun (tai jos) haet useista erittäin muotoilluista kentistä.