Kuinka lisätä hakemisto Word 2010 -asiakirjaan

Word 2010 -asiakirjan hakemisto tekee saman asian kuin sisällysluettelo, mutta yksityiskohtaisemmin ja asiakirjan vastakkaisessa päässä. Lisäksi hakemisto on järjestetty aiheen tai avainsanan mukaan, toisin kuin TOC:n tarjoama organisaatiokuvaus:

1Jos haluat merkitä osan tekstiä sisällytettäväksi hakemistoon, valitse teksti, johon haluat viitata.

Teksti voi olla sana tai lause tai mikä tahansa vanha teksti. Merkitse teksti lohkoksi. Voit merkitä tekstiä esimerkiksi napsauttamalla ja vetämällä sen yli.

2 Napsauta Viitteet-välilehden Hakemisto-ryhmässä Merkitse merkintä -painiketta.

Näyttöön tulee Mark Index Entry -valintaikkuna. Asiakirjasta valitsemasi teksti tulee näkyviin Pääsyöttö-ruutuun. (Voit muokata tekstiä, jos haluat.)

3 (Valinnainen) Kirjoita alamerkintä Merkitse indeksimerkintä -valintaikkunaan.

Alakohta selventää edelleen pääkohtaa. Alateksti on erityisen hyödyllinen, kun päämerkintä on laaja aihe.

4Napsauta joko Merkitse-painiketta tai Merkitse kaikki -painiketta.

Merkitse-painike merkitsee vain tämän tietyn sanan esiintymän sisällytettäväksi hakemistoon. Käytä tätä painiketta, kun haluat merkitä vain sellaiset tapaukset, joista uskot eniten hyötyä lukijalle. Merkitse kaikki -painike ohjaa Wordin etsimään ja merkitsemään kaikki asiakirjasi tekstin esiintymät ja luomaan hakemistomerkinnän jokaiselle yksittäiselle tekstille. Käytä tätä vaihtoehtoa, kun haluat mieluummin jättää lukijasi päätettäväksi, mikä on olennaista.

Kun merkitset hakemistomerkinnän, Word aktivoi Näytä/piilota-komennon, jossa merkit, kuten välilyönnit, kappalemerkit ja sarkaimet, näkyvät asiakirjassa.

5(Valinnainen) Peruuta Näytä/piilota-komento painamalla Ctrl+Shift+8.

Käytä näppäimistön 8-näppäintä, älä numeronäppäimistöä.

6 Jatka asiakirjan selaamista ja etsi hakemistoon lisättävää sisältöä.

Merkitse hakemistomerkintä -valintaikkuna pysyy auki, jolloin voit jatkaa hakemiston luomista.

7Valitse asiakirjasta teksti ja napsauta sitten Merkitse hakemistomerkintä -valintaikkunaa.

Valittu teksti tulee näkyviin Pääsyöttö-ruutuun.

8Napsauta Merkitse tai Merkitse kaikki -painiketta.

Toista vaiheita 5–7, kunnes olet merkitsenyt kaiken haluamasi tekstin.

9Kun olet valmis, napsauta Sulje-painiketta.

Mark Index Entry -valintaikkuna katoaa.

10 Aseta lisäysosoitin kohtaan, jossa haluat indeksin näkyvän.

Useimmat ihmiset laittavat hakemiston asiakirjan loppuun, mitä lukija odottaa.

11Napsauta Insert Index -painiketta References-välilehden Hakemisto-ryhmästä.

Hakemisto-valintaikkuna tulee näkyviin.

12Määritä hakemistollesi haluamasi asetukset.

Käytä esimerkiksi avattavaa Muotoilu-luetteloa valitaksesi tyyli hakemistollesi. Lisäksi Sarakkeet-luettelo kertoo Wordille, kuinka monta saraketta leveä indeksi tehdään. Kaksi saraketta on vakiona.

13Lisää hakemisto asiakirjaan napsauttamalla OK-painiketta.

Voit tarkastella hakemistoa, mutta älä muokkaa tekstiä.

14Paina Ctrl+Z, jos et pidä indeksin asettelusta, ja toista sitten vaiheet 10–14.

Jos luulet, että indeksi on kunnossa, olet valmis.

15Jos haluat päivittää hakemiston, napsauta hiirellä hakemistoa ja napsauta sitten Päivitä indeksi -komentopainiketta Hakemisto-ryhmästä.

Word päivittää hakemiston välittömästi viittaamaan uusiin sivunumeroihin ja sisällyttämään uudet merkityt hakemistomerkinnät.