Kuinka lajitella tietoja Access 2016:ssa

Hyvin harvat Access-tietokannat on järjestetty mukaviin, käteviin aakkosluetteloihin. Et syötä tietueitasi aakkosjärjestyksessä; syötät ne siinä järjestyksessä, jossa ne tulevat sinulle. Mitä teet, kun tarvitset luettelon tuotteista tuotenumerojärjestyksessä tai osoiteluettelon postinumerojärjestyksessä juuri nyt?

Lajittelu yhden kentän mukaan

Ratkaisu piilee lajittelukomennoissa, jotka ovat uskomattoman helppokäyttöisiä. Lajittelukomennot ovat valintanauhan Koti-välilehden Lajittele ja suodata -osiossa. Kaksi painiketta (nouseva ja laskeva) tekevät työn melko hyvin:

• Lajittele nousevasti lajittelee tietueesi ylhäältä alas:

  • Tietueet, jotka alkavat A:lla, ovat alussa ja tietueet, jotka alkavat Z:llä, ovat lopussa.

  • Jos kentässäsi on numeerisia tietoja (ovatpa ne oikeita lukuja tai lyhyttekstikenttiä, joihin on tallennettu postinumerot tai Valuuttakentät, joissa on hintoja), nouseva lajittelu järjestää ne alimmasta numerosta korkeimpaan.

• Lajittele laskeva lajittelee tietueet alhaalta ylös:

  • Records, jotka alkavat Z ovat huipulla, ja asiakirjat, joista alkavat ovat alareunassa luettelosta.

  • Jos kentässäsi on numeerista tietoa, laskeva lajittelu asettaa tietueet järjestykseen suurimmasta numerosta pienimpään.

Jos nousevaan tai laskevaan järjestykseen lajittelun jälkeen haluat palauttaa asiat ennalleen - järjestyksessä juuri ennen jommankumman painikkeen napsauttamista - napsauta Poista lajittelu -painiketta, joka sijaitsee Lajittele & -kohdassa Nouseva ja Laskeva -painikkeiden alapuolella. Suodatinryhmä.

Lajittelu useammalle kuin yhdelle kentälle

Entä jos haluat lajitella useiden kenttien mukaan, kuten postinumeron mukaan, ja haluat sitten kaikkien ihmisten, joilla on sama postinumero, näkyvän sukunimijärjestyksessä? Tai ehkä haluat lajitella kaikki asiakkaasi Tila-kentän mukaan ja sitten kunkin luovan asiakasryhmän sisällä lajitellaksesi nykyisen saldon mukaan? Sinun on suoritettava seuraavat vaiheet yhden lajikkeen sijoittamiseksi toisen sisään.

Voit lajitella useamman sarakkeen mukaan kerrallaan seuraavasti:

Napsauta ensimmäisen sarakkeen otsikkoa lajitellaksesi sen.

Koko sarake on korostettu.

Pidä Shift-näppäintä painettuna ja napsauta viimeisen sarakkeen otsikkoa lajitellaksesi sen.

Kaikki sarakkeet ensimmäisestä viimeiseen on korostettu.

Valitse joko Lajittele nousevasti tai Lajittele laskevasti.

Lajittelu suoritetaan aina vasemmalta oikealle.

Toisin sanoen et voi lajitella neljännen sarakkeen sisällön ja sen sisällä kolmannen sarakkeen sisällön mukaan.

Lajittelulla on oma erikoisuutensa työskennellessäsi tekstikentän numeroiden kanssa. Kun lajittelet kenttää, jossa on numeroita sekoitettuna välilyönteihin ja kirjaimiin (kuten katuosoitteita), Access luokittelee numerot ikään kuin ne olisivat kirjaimia, eivät numeroita. Tämä toiminta tarkoittaa, että Access laittaa (sanotaan) "1065 W. Orange Street" ennen "129 Mulberry Street". (Kiitos omituisen tavan, jolla tietokoneesi lajittelee tietoja, 1065:n toisessa paikassa oleva 0 tulee ennen 129:n toisessa paikassa olevaa 2:ta.)