Kuinka keskustella Microsoft Teamsissa

Saatat joutua käyttämään Microsoft Teamsia, koska se sisältyy organisaatiosi Microsoft 365- tai Office 365 -tilaukseen, tai saatat päättää aloittaa sen käytön itse. Riippumatta siitä, miten aloitat Teamsin käytön, käytät todennäköisesti ensimmäisen vuorovaikutuksen lähettäessäsi viestejä muille tiimisi jäsenille.

Teamsin pikaviestit tapahtuvat kanavissa. Kanavat ovat paikka, jossa ihmiset voivat kirjoittaa viestejä, lisätä tiedostoja ja jakaa linkkejä. Pidän kanavasta kuin virtuaalisesta vedenjäähdyttimestä. Menet sinne kommunikoimaan kollegoiden kanssa, oppimaan ja jakamaan juoruja ja yleensä pysyt yhteydessä sosiaaliseen piiriisi.

Kanava elää tiimin sisällä, ja tiimi voi sisältää useita kanavia. Voit nimetä kanavan haluamallasi tavalla. Suosittelen käyttämään nimeä, joka kuvaa kanavan tarkoitusta. Voit esimerkiksi nimetä kanavasi kanava01, kanava02, kanava03 ja niin edelleen, mutta nämä nimet eivät ole kuvaavia. Oletko luomassa kanavaa, jota tiimisi ihmiset käyttävät keskustellakseen kimppakyydistä töihin ja takaisin? Nimeä kanava Carpooling. Vai haluatko luoda kanavan kirjanpitoa ja toisen henkilöstöresursseja varten? Nimeä ne kirjanpidoksi ja henkilöstöresurssiksi. Tai ehkä ryhmä ihmisiä haluaa keskustella uudesta lemmikkieläinten sallimisesta toimistossa. Luo kanava nimeltä Lemmikit. Ymmärrät pointin.

Kanava voi sisältää useita keskusteluja samanaikaisesti. Jotta näistä keskusteluketjuista olisi helpompi seurata, Teams ryhmittelee ne ketjuiksi. Lanka on yksinkertaisesti keskustelunaihe. Kun joku kirjoittaa aivan uuden viestin, se näkyy kanavalla ja kaikki vastaukset alkuperäiseen viestiin sijoitetaan sen alle. Jos joku muu kirjoittaa eri viestin eri aiheeseen, siitä tulee oma viestiketju ja kaikki vastaukset tähän viestiin ryhmitellään alkuperäisen viestin alle. Kuvasta näet, että olen luomassa aivan uutta keskusteluaihetta ("Hei maailma!"). Jos haluan vastata olemassa olevaan aiheeseen, napsautan ketjun lopussa olevaa Vastaa-linkkiä, joka alkaa sanoilla "Hei ja tervetuloa tiimiin!"

Uuden viestin lähettäminen yleiselle kanavalle.

Olemassa olevaan keskusteluaiheeseen (ketjuun) vastaaminen ja uuden keskusteluaiheen luominen ovat vain kysymys siitä, mitä Vastaa-linkkiä napsautat ja mihin tekstiruutuun alat kirjoittaa. Eräs virhe, jonka monet tekevät ensimmäisen kerran käyttäessään Teamsia, on vastata kanavan ensisijaiseen viestilaatikkoon ketjun vastausviestilaatikon sijaan. Se voi olla aluksi hämmentävää, mutta kun huomaat kaksi laatikkoa, siitä tulee nopeasti toinen luonto.

Viestien lähettäminen kanavissa

Aina kun luot uuden tiimin, sille luodaan automaattisesti kanava. Tätä "Generaaliksi" kutsuttua kanavaa voi käyttää täysin keskustelun aloittamiseen muiden tiimin jäsenten kanssa.

Voit lähettää viestin Yleisessä kanavassa seuraavasti:

Valitse Teams-kuvake vasemmasta navigointiruudusta nähdäksesi kaikki tiimisi.
Jokaisen tiimin alla näet luettelon käytettävissä olevista kanavista. Jos tämä on uusi tiimi, näet vain Yleisen kanavan, kunnes lisää kanavia on luotu.

Käytettävissäsi olevien kanavien lisäksi tiimissä voi olla yksityisiä kanavia, joihin sinulla ei ole pääsyä. Saattaa myös olla kanavia, jotka ovat julkisia, mutta joihin et ole liittynyt. Tiimin alla näkemäsi kanavaluettelo ei välttämättä sisällä kaikkia tiimin sisältämiä kanavia.

Valitse yleinen kanava kuvan mukaisesti.
Kun napsautat kanavaa, se avautuu näytön pääosaan.

Kirjoita viesti näytön alareunassa olevaan tekstikenttään ja napsauta Lähetä-kuvaketta (tai paina Enter-näppäintä), kuten aiemmin on esitetty.
Viestisi tulee näkyviin Yleisen kanavan näyttöön.

Onnittelut! Lähetät viestejä!

Huomaa viestisi yläpuolella, että Microsoft Teams antaa sinulle vinkkejä ihmisten lisäämiseen, kanavien luomiseen ja usein kysyttyjen kysymysten (FAQ) avaamiseen. Nämä uusilla kanavilla näkyvät painikkeet ovat sinulle pikanäppäimiä. Voit suorittaa nämä samat tehtävät ilman näitä pikanäppäimiä, ja saat selville, miten se tapahtuu seuraavissa osioissa.

Valitsemalla Yleisen kanavan, joka luotiin automaattisesti tiimin luomisen yhteydessä.

Uuden kanavan luominen

Kun käytät Teamsia yhä enemmän, haluat todennäköisesti luoda chat-kanavia muille aiheille, jotta kaikki ei tapahdu yhdessä "yleisessä" kanavassa. Voit esimerkiksi haluta luoda tiimillesi kanavan taloudesta keskustelemiseen, toisen kanavan kimppakyydille ja toisen kanavan joukkueen moraalitapahtumille. Ryhmäkeskusteluja voidaan järjestää näennäisesti loputtomilla tavoilla. Ainoa asia, jolla on merkitystä, on se, mikä toimii tiimillesi.

Luo uusi kanava tiimiisi seuraavasti:

Valitse Teams-kuvake vasemmasta navigointiruudusta nähdäksesi kaikki tiimisi.

Napsauta ellipsiä sen tiimin oikealla puolella, jolle haluat lisätä kanavan, avataksesi avattavan Lisää vaihtoehtoja -valikon.

Valitse Lisää kanava kuvan mukaisesti.

Jos tämä vaihtoehto ei näy avattavassa valikossa, sinulla ei ole lupaa luoda uutta kanavaa. Jos olet vieras tiimissä, kykysi luoda tiimejä ja kanavia voi olla rajoitettua.

Valitsemalla joukkueen asetusvalikosta Lisää kanava.

Kirjoita kanavan nimi ja kuvaus näkyviin tulevaan valintaikkunaan ja napsauta sitten Lisää kuvan mukaisesti.

Täytä valintaikkuna luodaksesi uuden kanavan.

Huomaa, että voit myös valita ruudun, jolloin tämä kanava näkyy automaattisesti kaikille tiimin jäsenille. Jos et valitse tätä valintaruutua, kanava näkyy piilotettuna, ja ihmisten on napsautettava painiketta nähdäkseen sen ryhmän kanavaluettelossa.

Uusi kanava näkyy joukkueen alla kuvan mukaisesti.

Uusi kanava tiimissä.

Voit luoda chat-kanavia mille tahansa aiheelle. Olen nähnyt tiimien onnistuneen irrottamaan ydintyöhön liittyviä ydinkanavia ei-ydintyöhön liittyvistä kanavista, kuten moraalitapahtumat yhdessä kanavassa ja budjettikeskustelut toisessa kanavassa.

Kanava on osa tiimiä. Ryhmä voi sisältää useita kanavia, ja jokainen kanava voi sisältää omat keskustelusäikeensä.

Kanavan määrittäminen

Voit määrittää useita erilaisia ​​asetuksia kanavalle Lisää asetuksia -valintaikkunan kautta. Kuten aiemmin näytettiin, voit käyttää näitä lisävaihtoehtoja napsauttamalla ellipsiä sen kanavan nimen vieressä, jota haluat hallita. Seuraavassa kuvassa näkyy avattava Lisää vaihtoehtoja -valikko, joka näkyy luomamme uuden kanavan vieressä. Lisäämäsi kanavan vaihtoehdot ovat seuraavat:

• Kanavan ilmoitukset: Voit määrittää tälle kanavalle saamasi ilmoitukset. Tämä on tärkeää, kun organisaatiosi käyttää Teamsia enemmän. Ryhmät voivat nopeasti tulla meluisiksi, kun kaikki keskustelevat kaikenlaisista aiheista. Tällä asetuksella voit vaimentaa sinulle vähemmän tärkeiden kanavien melua ja lisätä niiden aiheiden äänenvoimakkuutta, joihin sinun on kiinnitettävä erityistä huomiota. Kanavailmoitusten valintaikkuna tulee näkyviin.

Ryhmän kanavan Lisää vaihtoehtoja -valikko.

Kanavan ilmoitusten asettaminen.

• Piilota: Valitse tämä vaihtoehto piilottaaksesi kanavan ryhmässäsi olevien kanavien luettelosta. Voit aina näyttää kanavan piilotuksen milloin tahansa. Näet pienen viestin, joka kertoo, kuinka monta kanavaa olet piilottanut, ja voit napsauttaa sitä nähdäksesi piilotetut kanavat.
• Hallitse kanavaa: Tämän vaihtoehdon avulla kanavan omistajat voivat hallita kanavan käyttöoikeuksia kuvan osoittamalla tavalla. Voit antaa muiden valvoa kanavaa ja hallita, kuka voi lähettää uusia viestejä kanavalle.

Hallinnoi kanavan valvojia ja käyttöoikeuksia.

• Hanki sähköpostiosoite: Hieno ominaisuus, jota käytän jatkuvasti, on mahdollisuus lähettää sähköpostiviesti suoraan kanavalle. Voit määrittää kanavan niin, että jos lähetät sähköpostin, viesti näkyy kanavalla. (Lähetän kopiot sähköpostiviesteistäni kanavilleni koko ajan!) Seuraavassa kuvassa näkyy yksityisen kanavan sähköpostiosoite.

Oman sähköpostiosoitteen hankkiminen sähköpostin lähettämistä varten suoraan kanavalle.

Aina kun lähetän sähköpostiviestin tähän osoitteeseen, se näkyy kanavalla kuvan mukaisesti.

Kanavalle lähetetyn sähköpostin katselu.

• Hanki linkki kanavaan: Voit nopeasti hukkua organisaatiosi tiimien ja kanavien lukumäärään. Kun haluat kertoa ihmisille kanavasta, voit lähettää heille suoran linkin kanavaan. Saat linkin käyttämällä tätä vaihtoehtoa.
• Muokkaa tätä kanavaa: Kun loit kanavan ensimmäisen kerran, määritit otsikon ja kuvauksen. Voit muuttaa näitä asetuksia tällä vaihtoehdolla.
• Liittimet: Liittimet ovat lisäsovelluksia. Ajattele niitä mukautetuina Teamsin laajennuksina, jotka voit lisätä kanavaan muodostaaksesi yhteyden muihin ohjelmistopalveluihin. Niiden avulla voit yhdistää muita sovelluksia kanavaasi. Liittimiä on monenlaisia, kuten kuvassa. Voit esimerkiksi yhdistää kanavasi Jiraan tai Twitteriin tai mihin tahansa muuhun Internetissä olevaan sovellukseen.
• Poista tämä kanava: Kun olet valmis poistamaan kanavan, voit poistaa sen valitsemalla tämän vaihtoehdon.

Katsotaan joitain kanavalle käytettävissä olevia liittimiä.