Kuinka kehittää Microsoft Project Communications Management Plan

Kun suunnittelet projektia Microsoft Project 2019:ssä, harkitse, mitä tietoja sinun (tai minkä tahansa muun sidosryhmän) on seurattava, kenellä on tiedot, miten ne toimitetaan ja kuinka usein niitä on päivitettävä. Usein nämä tiedot tallennetaan erilliseen asiakirjaan, joka tunnetaan nimellä viestinnän hallintasuunnitelma. Seuraavassa taulukossa on yksinkertainen esimerkki.

Viestinnän hallintasuunnitelma

Viestinnän hallintasuunnitelma voi olla monimutkainen – tai yhtä yksinkertainen kuin Word-taulukko tai Excel-laskentataulukko. Syötät kunkin sidosryhmän nimen tai aseman vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen ja kirjoitat sitten yläreunaan tarvittavat tiedot, sen menetelmän ja toimitustiheyden.

Se ei ole rakettitiedettä, mutta sinun on silti määritettävä etukäteen, mitä tietoja saatat haluta seurata, milloin saatat haluta ja missä muodossa. Haluat ehkä tarkistaa, kuinka voit välttää yleiset projektinhallinnan sudenkuopat .

Projektiviestinnän hallintasuunnitelman vaihe 1: kerää tietoja

Ensimmäinen askel projektin edistymisen seuraamisessa on kerätä tietoa siitä, mitä on meneillään. Mitä yksinkertaisempaa on raportoida projektin edistymisestä, sitä parempi, koska ihmiset tekevät sen. Mitä rutiininomaisemmaksi voit tehdä raportoinnin - esimerkiksi joka perjantai tietyllä samalle henkilölle lähetetyllä lomakkeella - sitä helpompi on kerätä tietoja.

Voit sitten syöttää nämä tiedot Projectiin useilla tavoilla: Käytä erilaisia ​​näkymiä ja taulukoita tietojen syöttämiseen tietoarkkeihin, syötä tiedot Tehtävän tiedot -valintaikkunaan tai käytä seurantatyökaluja nauhan Tehtävä-välilehden Aikataulu-ryhmässä. .

Kerättämiesi tietojen määrä määräytyy seurattavien tietojen ja tarkkuuden mukaan. Jotkut ihmiset esimerkiksi käyttävät Projectia vain aikajanan luomiseen toiminnalleen. Toiset käyttävät resursseja ja seuraavat tehtävien kokonaistyötä, mutta eivät niin yksityiskohtaisesti, että se tarkastelee suoritettua tuntityötä. Joillekin ihmisille riittää vain yhden tehtävän merkitseminen 50-prosenttisesti suoritetuksi ja toisen 100-prosenttisesti suoritetuksi – ja antaa Projectin olettaa, että kaikki resurssit ovat suorittaneet arvioidut työmäärät.

Projektiviestinnän hallintasuunnitelman vaihe 2: käytä seurantamenetelmää

Sinun on löydettävä sinulle paras seurantamenetelmä, joka määräytyy seurattavan tiedon määrän ja tyypin mukaan. Microsoft tarjoaa neljä seurantamenetelmää Project 2019:ssä:

• Tehtävä – yhteensä
• Tehtävä – aikavaiheessa
• Tehtävä – yhteensä
• Tehtävä – aikajaksotettu

Voit alkaa ymmärtää näitä menetelmiä vertaamalla tehtävien seurantaa ja tehtävien seurantaa. Voit seurata tietoja tehtäväkohtaisesti ilmoittamalla nykyiseen aikaan (tai valitsemaasi tilapäivään) suoritetun työn kokonaismäärän tai tehtävän kustannukset. Tai voit seurata tietoja toimeksiannon mukaan, mikä on yksityiskohtaisempi seuranta, joka näyttää tehdyn työn kokonaismäärän tai kunkin resurssin kustannukset.

Oletetaan, että Test Electrical Components -tehtävän arvioidaan vievän 12 tuntia työtä projektin lähtötilanteen mukaan. Insinööri, sähköasentaja ja assistentti – kolme henkilöresurssia – on määrätty 100 prosenttia ajastaan. Seuranta tehtävien mukaan – voit vain huomata, että tehtävä on 75-prosenttisesti suoritettu, mikä tarkoittaa yhdeksän tunnin työtä.

Projekti olettaa, että kolme resurssia jakavat työn tasaisesti – kolme tuntia kutakin resurssia kohti. Todellisuudessa insinööri käytti kuitenkin tunnin, sähköasentaja kuusi ja assistentti kaksi. Siksi aikavaiheinen muuttuja tulee kuvaan. Aikavaiheinen seuranta käyttää tiettyjä aikalisäyksiä riippumatta siitä, haluatko seurata työtä tehtävän mukaan tai yksittäisten resurssien suorittamaa työtä tehtävässä.

Joten Testaa sähkökomponentit -tehtävässä voit käyttää tehtävä – aikavaiheista lähestymistapaa seurataksesi yhdeksää tuntia päivittäin. Tai voit käyttää toimeksiantoa – aikavaiheista lähestymistapaa seurataksesi kunkin resurssin työtä, tunti- tai päiväkohtaisesti.

Jos projekti tai organisaatio ei vaadi yksityiskohtaista toimeksiantoa tai aikavaiheista seurantaa, sinun on parempi käyttää tehtävä – kokonaismäärä -menetelmää. Silloin voit käyttää vähemmän aikaa tietojen syöttämiseen Projectiin ja enemmän aikaa tiimin ja sidosryhmien hallintaan.

Projektiviestinnän hallintasuunnitelman vaihe 3: käytä seurantatyökaluja

Joskus näyttää siltä, ​​että Project tarjoaa kätevän painikkeen kaikkeen, mitä projektissa tarvitsee tehdä, joten miksi seurannan pitäisi olla erilaista? Tehtävä-välilehden Aikataulu-ryhmän yläosassa olevat seurantatyökalut päivittävät valittuja tehtäviä missä tahansa taulukkonäkymässä. Kuvassa näkyvät seurantatyökalut. Vasemmalla olevat viisi ovat prosenttiosuuden valmiita painikkeita, ja oikealla olevan painikkeen avulla voit merkitä raiteilleen tai päivittää tehtäviä.

Seurantapainikkeet.

Nämä työkalut tekevät tiettyjä päivityksiä valittuihin tehtäviin:

• Valmistusprosentti: Napsauta tätä työkalua, jos haluat merkitä nopeasti tehtävän edistymisen käyttämällä karkeaa laskelmaa suoritetun työn prosenttiosuudesta 25 prosentin välein.
• Mark on Track: Kun valitset tehtävän ja napsautat tätä työkalua, toiminta tallennetaan automaattisesti tilapäivään, kuten ajoitit sen perusviivalle.
• Päivitystehtävät: Jos haluat näyttää valintaikkunan, joka sisältää seurantatietoja edistymisestä, kestosta, aloitus- ja lopetuspäivistä, etsi tämä työkalu valikosta, joka avautuu, kun napsautat alanuolta Mark on Track -painikkeessa. Voit esimerkiksi ilmoittaa, poikkesiko tehtävän todellinen aloituspäivä sen nykyisestä aloituspäivästä. Seuraavassa kuvassa näkyy Päivitä tehtävät -valintaikkuna.

Päivitä tehtävät -valintaikkuna.

Voit seurata ja havainnollistaa edistymistä muutamilla työkaluilla, jotka löytyvät muualta Projectista:

• Päivitä projekti: Merkitse kaikki projektin tehtävät suoritetuiksi tiettyyn tilapäivään asti. Tämän työkalun avulla voit myös ajoittaa keskeneräiset työt uudelleen.
• Siirrä tehtävä: Ajoita uudelleen koko tehtävä tai osa siitä. Voit käyttää tätä työkalua, joka löytyy nauhan Tehtävä-välilehden Tehtävät-ryhmästä, siirtääksesi tehtävää eteen- tai taaksepäin tai ajoittaa sen osia uudelleen tilapäivämäärän mukaan.
• Lisää edistymisviiva: Ota käyttöön tietyntyyppinen piirustustyökalu. Valitse Muoto-välilehden Muoto-ryhmästä Ruudukkoviivat. Napsauta alanuolta ja valitse Edistymisviivat. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit asettaa edistymisrivejä tiettyinä päivinä : Ne osoittavat, mitkä tehtävät ovat aikataulusta edellä tai jäljessä, pystyviivalla, joka yhdistää keskeneräiset tehtävät.

Kaikessa on Microsoft Project -näkymä

Saatat jo tietää, että Projectilla on näkemys kaikesta, mitä haluat tehdä. Voit esimerkiksi käyttää Task Sheet -näkymää ja Tehtävän käyttö -näkymää päivittääksesi helposti joko tehtävän tai resurssin tiedot. Saatavilla on niin monia muunnelmia, että saatat uskoa, että Microsoft veloittaa näkymän perusteella.

Tehtävätaulukko – Seurantataulukkonäkymä.

Tehtävän käyttö – Seurantataulukkonäkymä.

Tehtävän käyttö – Käyttötaulukkonäkymä.

Kun seuraan tehtävätaulukkonäkymää, lisään sarakkeen, joka näyttää valmistumisprosentin. Lisää sarake napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sarakkeen otsikkoa ja valitsemalla Lisää sarake ja napsauttamalla sitten % Valmis.

Seurantamenetelmästä riippuen tarvitset erilaisia ​​näkymiä eri tarkoituksiin. Seuraava taulukko määrittää parhaan näkymän käytettäväksi kullekin seurantamenetelmälle.

Näkymien seuranta

Kun löydät sopivan näkymän, jossa on oikeat sarakkeet, seurantatietojen syöttäminen on niin helppoa kuin kirjoittaa päivitettävän tehtävän sopivaan sarakkeeseen tuntien lukumäärä, dollarimäärä kiinteitä kuluja varten tai aloitus- tai lopetuspäivämäärä.