Kuinka käyttää tietojen validointia Excel-tietojen pitämiseen puhtaana

Yksi hyödyllinen komento, joka liittyy tähän Excel-tietojen puhtaana pitämiseen, on Data Validation -komento. Käytä tätä komentoa kuvaamaan, mitä tietoja soluun voidaan syöttää. Komennon avulla voit myös toimittaa viestejä, jotka antavat tiedonsyöttötietoja, ja virheilmoituksia, jotka yrittävät auttaa jotakuta korjaamaan tiedonsyöttövirheet.

Voit käyttää tietojen validointia seuraavasti:

1Valitse laskentataulukon alue, johon vahvistettavat tiedot menevät.

Voit tehdä tämän vetämällä hiirtä tai käyttämällä navigointinäppäimiä.

2 Valitse Tiedot-välilehden Data Validation -komento kertoaksesi Excelille, että haluat määrittää valitun alueen tietojen tarkistuksen.

Excel näyttää Data Validation -valintaikkunan.

3 Käytä Tietojen validointi -valintaikkunan Asetukset-välilehden Validation Criteria -tekstiruutuja kuvataksesi kelvollisia tietoja.

Käytä vaihtoehtoja avattavasta Salli-luetteloruudusta esimerkiksi ilmoittaaksesi, minkä tyyppisiä tietoja alueelle voi kuulua: kokonaislukuja, desimaalilukuja, arvoja luettelosta, kelvollisia päivämääriä, kelvollisia kellonaikoja, tietynpituista tekstiä ja pian.

Käytä valintoja avattavasta Tiedot-luetteloruudusta vahvistaaksesi vahvistusehdot. Tiedot avattavassa luetteloruudussa on useita vertailuja, jotka voidaan tehdä osana validointia: välillä, ei välillä, yhtä suuri, ei yhtä suuri kuin, ja niin edelleen.

Tarkenna vahvistusehtoja tarvittaessa käyttämällä mitä tahansa muita käytettävissä olevia avattavia luetteloruutuja. Huomautus: Muut vahvistusehtovaihtoehdot riippuvat siitä, mitä syötät avattaviin Salli- ja Tiedot-luetteloruutuihin. Jos ilmoitat, että haluat sallia vain kokonaislukuja tietyn vähimmäis- ja enimmäisarvoalueen välillä, Excel tarjoaa Minimi- ja Maksimi-tekstiruudut, joiden avulla voit syöttää tai määrittää alueen.

Jos kuitenkin valitset muita merkintöjä avattavasta Salli- tai Tiedot-luetteloruudusta, näet muita tekstiruutuja Asetukset-välilehdessä. Toisin sanoen Excel mukauttaa Asetukset-välilehteä määrittämiesi vahvistusehtojen mukaan.

4 Hienosäädä vahvistusta.

Kun olet kuvaillut vahvistusehdot, joko valitse Ohita tyhjä -valintaruutu tai poista valinta (tyhjennä) sen osoittamiseksi, ovatko tyhjät solut sallittuja.

5 Harkitse tietojen validoinnin laajentamista.

Valitse Käytä näitä muutoksia kaikkiin muihin soluihin samoilla asetuksilla -valintaruutu osoittaaksesi, pitäisikö vahvistusehdot laajentaa muihin vastaaviin soluihin.

Napsauta Tyhjennä kaikki -painiketta, ja Excel tyhjentää (poistaa) vahvistusehdot.

6Anna syöttöviesti Data Validation -valintaikkunan Input Message -välilehdeltä.

Syöteviesti-välilehdellä voit käskeä Exceliä näyttämään pienen viestin, kun valitaan solu, jossa on määritetty tietojen vahvistus. Luodaksesi syöttöviestin, kirjoitat viestin otsikon Otsikko-tekstiruutuun ja viestin tekstin Syöteviesti-tekstiruutuun. Varmista, että Näytä syöttöviesti, kun solu on valittu -valintaruutu on valittuna.

7Anna virheilmoitus Data Validation -valintaikkunan Error Alert -välilehdeltä.

Voit myös antaa virheilmoituksen, jonka Excel näyttää, kun joku yrittää syöttää virheellisiä tietoja.

Jos haluat luoda virheilmoituksen, varmista ensin, että Näytä virhevaroitus virheellisten tietojen syöttämisen jälkeen -valintaruutu on valittuna. Valitse sitten avattavasta Tyyli-luetteloruudusta, mitä Excelin tulee tehdä, kun se havaitsee virheellisiä tietoja: Pysäytä käyttäjän tietojen syöttäminen ilman virheellistä tiedonsyöttöä tai näytä yksinkertaisesti informatiivinen viesti tietojen syöttämisen jälkeen.

8Syötä virheilmoituksen otsikko Otsikko-tekstiruutuun aivan kuten syöttöviestiä luotaessa. Kirjoita sitten virheilmoituksen koko teksti Virheviesti-tekstiruutuun.

Oletko kiinnostunut avattavan Tyyli-luetteloruudun vaihtoehdoista? Virhehälytyksen tyyli määrittää, mitä komentopainikkeita virhesanoma näyttää, kun joku yrittää syöttää virheellisiä tietoja. Jos virhetyyli on Stop, virheilmoitusruudussa näkyy Yritä uudelleen- ja Peruuta-komentopainikkeet.

Jos virhetyyli on Varoitus, virheilmoitusruudussa näkyy Kyllä-, Ei- ja Peruuta-komentopainikkeet. Jos virhetyyli on Informatiivinen, virheviestiruudussa näkyy OK- ja Peruuta-komentopainikkeet.