Asiakirjan tallentaminen Word 2016:ssa edellyttää työskentelyä sekä Wordin että Windows-käyttöjärjestelmän kanssa. Tämä prosessi kaksinkertaistaa mahdollisuuden, että jokin menee pieleen, joten on korkea aika lähettää virheilmoitus. Yksi tällainen virheilmoitus on
Tiedosto tahansa jo olemassa
Sinulla on kolme vaihtoehtoa:
-
Korvaa olemassa oleva tiedosto: Ei.
-
Tallenna muutokset eri nimellä: Kyllä.
-
Yhdistä muutokset olemassa olevaan tiedostoon: Ei.
Valitse keskimmäinen vaihtoehto ja napsauta OK. Kirjoita eri tiedostonimi Tallenna nimellä -valintaikkunaan.
Toinen yleinen ongelma ilmenee, kun näkyviin tulevassa viestissä lukee jotain tällaista:
Tiedostonimi ei kelpaa
Se on Wordin vähemmän kuin iloinen tapa kertoa, että tiedostonimi sisältää boo-boo-merkin. Käytä varmuuden vuoksi kirjaimia, numeroita ja välilyöntejä tiedoston nimeämisessä.
Ole luova dokumentissasi, mutta ole myös luova, kun tallennat asiakirjan ja kastat sen nimellä. Näiden nimien on noudatettava Windowsin sääntöjä ja määräyksiä kaikille tiedostonimille:
-
Tiedostonimi voi olla pidempi kuin 200 naurettavaa merkkiä; Pidä tiedostonimesi silti lyhyinä mutta kuvaavina.
-
Tiedostonimi voi sisältää kirjaimia, numeroita ja välilyöntejä, ja se voi alkaa kirjaimella tai numerolla.
-
Tiedostonimi voi sisältää pisteitä, pilkkuja, yhdysmerkkejä ja jopa alleviivauksia.
-
Tiedostonimi ei saa sisältää mitään seuraavista merkeistä: / : * ? ” < > |.
Word lisää automaattisesti tiedostotunnisteen kaikkiin tallentamiin asiakirjoihin – kuten sukunimen. Saatat nähdä tai ei välttämättä nähdä tiedostopäätettä riippuen siitä, miten olet määrittänyt Windowsin. Joka tapauksessa, älä kirjoita laajennusta. Huolehdi vain siitä, että annat asiakirjalle oikean ja kuvaavan tiedostonimen.