Kuinka jakaa resursseja Project 2013:ssa

Kun organisaatio osallistuu samankaltaisiin projekteihin samanaikaisesti, keskitetystä resurssivarannosta hyödyntäminen voi säästää aikaa, koska heidän ei tarvitse luoda jo olemassa olevia resursseja. Resurssien seuranta projekteissa voi myös olla hyödyllistä.

Monet organisaatiot hoitavat useita projekteja samanaikaisesti. Joskus projekti on ainoa laatuaan yrityksessä, kuten esimerkiksi toimistomuuton järjestäminen. Toiset, kuten rakennussuunnitteluprojekti arkkitehtitoimistossa, tapahtuvat samanaikaisesti useiden muiden samankaltaisten hankkeiden kanssa ja käyttävät monia samoja resursseja, kuten arkkitehdit ja piirtäjät.

Voit käyttää toista aikaa säästävää Project 2013 -ominaisuutta hakemaan olemassa olevia resursseja yrityksen osoitekirjasta tai omasta Outlookin osoitekirjasta.

Selaa resursseista

Jos käytät Project 2013:a koko yrityksessäsi, sinulla voi olla resurssivarasto, keskitetty yhteisten resurssien arkisto, jonka avulla projektipäälliköt voivat määrittää nämä resurssit erilaisiin projekteihinsa. Käyttämällä resurssipoolia voit muodostaa realistisemman käsityksen siitä, kuinka kiireisiä resurssit ovat kaikissa projekteissa milloin tahansa.

Älä sekoita resurssivarantoja yritysresursseihin, jotka edellyttävät Project Professionalin, Project Serverin ja Microsoft Office Projectin verkkosovelluksen määrittämistä. Resurssivarasto on yksinkertaisesti projektitiedosto, joka sisältää vain luettelon resursseista resurssitaulukkonäkymässä ja joka on tallennettu työryhmäsi jaetulle verkkoasemalle tai yrityksesi palvelimelle.

Kuka tahansa, jolla on pääsy resurssivarastotiedostoon, voi määrittää sen sisältämät resurssit projekteille. Resurssipooli säästää jokaisen vaivan, joka aiheutuu näiden resurssien luomisesta toistuvasti yksittäisissä projekteissaan.

Jos yhdistät erillisiä projekteja yhdeksi pääprojektiksi missä tahansa vaiheessa, Project 2013 mahdollistaa päällekkäisten resurssien. Jos linkität yhdistetyt projektit ja poistat sitten päällekkäisen resurssin pääprojektista, se poistetaan myös aliprojektista.

Parempi käytäntö on, että kaikki erilliset projektit jakavat resurssit resurssivarannosta, jotta pääprojektitiedostoa luotaessa ei ole päällekkäisiä resursseja.

Tuo resurssit Outlookista

Projectin avulla voit säästää aikaa, joka kuluu resurssitietojen syöttämiseen, koska voit noutaa resursseja Outlookista.

Jotta voit noutaa resursseja Outlookista, sinun on määritettävä se oletussähköpostiohjelmaksi: Avaa Outlook ja kun sinulta kysytään, haluatko sen olevan oletusohjelmasi, sano kyllä.

Kun lisäät yhden tai useamman Outlook-resurssin projektiisi, ne lisätään projektiluetteloosi käyttämällä Outlookin osoitekirjassa olevaa resurssin nimeä ja sähköpostiosoitetta. Ensimmäisen kirjaimen oletusalkukirjain ja työtyyppi on myös määritetty valmiiksi. Voit sitten lisätä resurssiin haluamiasi yksityiskohtia.

Jos haluat lisätä resursseja Outlookin osoitekirjasta, avaa resurssitaulukkonäkymä ja toimi seuraavasti:

Valitse Resurssi→ Lisää resursseja→ Osoitekirja.

Valitse resurssit -valintaikkuna tulee näkyviin.

Napsauta resurssin nimeä Nimi-luettelossa.

Lisää valittu nimi Resurssit-luetteloon napsauttamalla Lisää.

Toista vaiheet 2 ja 3 lisätäksesi projektiisi kaikki resurssien nimet, jotka haluat tuoda.

Kun olet valmis, napsauta OK-painiketta.

Nimet näkyvät nyt projektiresurssiluettelossa, ja voit määrittää ne tehtäviin.