Kuinka jakaa Microsoft Project -resursseja

Monet Microsoft Project 2019:ää käyttävät organisaatiot hallitsevat useita projekteja samanaikaisesti. Joskus projekti on ainoa laatuaan yrityksessä, kuten esimerkiksi toimistomuuton järjestäminen. Muut projektit, kuten rakennussuunnitteluprojekti arkkitehtitoimistossa, tapahtuvat samanaikaisesti useiden muiden samankaltaisten hankkeiden kanssa ja hyödyntävät monia samoja resursseja, kuten arkkitehdit ja piirtäjät.

Kun organisaatio osallistuu samankaltaisiin projekteihin samanaikaisesti, keskitetystä resurssivarannosta hyödyntäminen voi säästää aikaa, koska sen ei tarvitse luoda jo olemassa olevia resursseja. Resurssien seuranta projekteissa voi myös olla hyödyllistä.

Voit käyttää toista aikaa säästävää projektiominaisuutta hakemaan olemassa olevia resursseja yrityksen osoitekirjasta tai omasta Outlookin osoitekirjasta.

Kuinka luoda jakajatiedostoja

Sekä yksittäisiä resursseja että yleisiä resursseja voidaan luoda tyhjään projektiin resurssipooliksi ja tallentaa saavutettavaan paikkaan yrityksesi verkossa. Sitten kuka tahansa projektipäällikkö voi osoittaa nämä resurssit omiin projekteihinsa. Näitä projekteja kutsutaan sitten jakajatiedostoiksikoska he jakavat resursseja resurssipoolista. Jos sinulla on esimerkiksi joukko ylläpitohenkilöitä, jotka kaikki tuotantoyhtiösi työntekijät ovat osoittaneet projekteihin, luo projektitiedosto nimeltä Resource Pools ja kirjoita kaikki jaettavat resurssit resurssitaulukkonäkymään. Tai luo CEO-niminen resurssivarastotiedosto ja anna jokaisen, joka johtaa toimitusjohtajan osallistumista vaativia projekteja, määrittää hänet kyseisestä keskeisestä sijainnista. Käytä sitten Projectin resurssien jakamistyökaluja kohdistaaksesi nämä resurssit suunnitelmasi tehtäviin.

Kun joku käyttää resurssimäärityksiä jakajatiedostosta, nämä tiedot tallennetaan myös resurssivarastotiedostoon. Sitten kuka tahansa voi käyttää tätä tiedostoa tarkastellakseen resurssien allokaatioita kaikissa organisaation projekteissa.

Projektinhallinnan resurssiryhmistä selaaminen

Jos käytät Projectia koko yrityksessäsi, sinulla voi olla resurssivarasto, keskitetty yhteisten resurssien arkisto, jonka avulla projektipäälliköt voivat määrittää nämä resurssit erilaisiin projekteihinsa. Käyttämällä resurssipoolia voit muodostaa realistisemman käsityksen siitä, kuinka kiireisiä resurssit ovat kaikissa projekteissa milloin tahansa.

Älä sekoita resurssivarantoja yritysresursseihin, jotka edellyttävät Project Professionalin, Project Serverin ja Microsoft Office Project Web Appin määrittämistä. Resurssivarasto on yksinkertaisesti projektitiedosto, joka sisältää vain luettelon resursseista resurssitaulukkonäkymässä ja joka on tallennettu työryhmäsi jaetulle verkkoasemalle tai yrityksesi palvelimelle. Kuka tahansa, jolla on pääsy resurssivarastotiedostoon, voi määrittää sen sisältämät resurssit projekteille. Resurssipooli säästää jokaisen vaivan, joka aiheutuu näiden resurssien luomisesta toistuvasti yksittäisissä projekteissaan.

Voit käyttää koko organisaatiosi käytettävissä olevaa resurssia seuraavasti:

Avaa resurssivarastotiedosto ja avaa sitten tiedosto, josta tulee jakajatiedosto.

Valitse jakajatiedostossa Resurssi → Resurssivarasto → Jaa resurssit.
Share Resources -valintaikkuna tulee näkyviin.

Määritä resurssit projektille.
Jos haluat määrittää, että projekti käyttää vain omia resurssejaan (oletusasetus), valitse Käytä omia resursseja -vaihtoehto. Jos haluat jakaa resursseja, valitse Käytä resursseja -vaihtoehto ja valitse sitten projekti Lähettäjä-luettelosta.

Määritä, mitä Projectin tulee tehdä, kun ristiriitainen resurssiasetus, kuten resurssiperuskalenteri, on olemassa.
Jos projektisi asetus on ensisijainen, valitse Jakaja on etusijalla -vaihtoehto. Jos haluat, että pooliasetus hallitsee, valitse Pool on etusijalla.

Viimeistele prosessi napsauttamalla OK-painiketta.
Kaikki määritetyn resurssivarannon resurssit lisätään oman projektisi resurssiluetteloon, valmiina määritettäväksi tehtäviin.

Kun olet lisännyt jaetun resurssin projektiisi, voit päivittää jaetun resurssin tiedot siltä varalta, että henkilö, joka ylläpitää näitä jaettuja resursseja, on tehnyt muutoksia, kuten nostanut resurssin tuntihintaa. Voit tehdä tämän valitsemalla Resurssi → Resurssien jakaminen → Päivitä resurssivarasto.

Jos yhdistät erillisiä projekteja yhdeksi pääprojektiksi missä tahansa vaiheessa, Project mahdollistaa päällekkäiset resurssit. Jos linkität yhdistetyt projektit ja poistat sitten päällekkäisen resurssin pääprojektista, se poistetaan myös aliprojektista. Parempi käytäntö on, että kaikki erilliset projektit jakavat resurssit resurssivarannosta, jotta pääprojektitiedostoa luotaessa ei ole päällekkäisiä resursseja.

Resurssien hakeminen resurssivarastoista säästää aikaa, koska sinun ei tarvitse luoda resursseja toistuvasti uudelleen. Saatat kuitenkin miettiä, pitäisikö sinun seurata resurssi aikaa resurssivarastotiedostossa nähdäksesi, onko resurssi ylivarattu. Suurin osa todellisen maailman projekteista käyttää resursseja, joita ei ole omistettu vain yhdelle projektille. Uudet Projectin käyttäjät ovat usein hämmentyneitä, koska lähes jokainen projekteihinsa työskentelevä käyttää aikaa muihin töihin, yleisestä kommunikaatiosta työtovereiden ja asiakkaiden kanssa muihin projekteihin panostuksiin. Pitäisikö näiden aloittelijoiden rakentaa resurssipooleja, jotta voidaan ottaa huomioon aika, joka jaetaan useille projekteille kerralla?

Yleisesti ottaen jokaisen resurssin päivän jokaisen minuutin seuraaminen nähdäkseen, toimivatko resurssit 100- tai 50-prosenttisesti tehtävissäsi vai jaetaanko ne useiden projektien kesken, merkitsee kaaosta. Kysy itseltäsi tämä kysymys: Kun tämä resurssi työskentelee projektisi tehtävän parissa, keskittyykö hän tuolloin siihen tehtävään? Jos näin on, sinun ei ehkä tarvitse huijata seuraamalla jaettuja resursseja monissa projekteissa. Varsinkin lyhyemmissä tehtävissä vastustaa tarvetta mikrohallita resurssien ponnistuksia oman projektin ulkopuolella toimii yleensä hyvin. Jos toisaalta sinulla on resursseja, jotka työskentelevät vain puolet ajasta tai jaat aikaa kahden projektin välillä rutiininomaisesti, harkitse jaettujen resurssien työkalujen käyttöä seurataksesi näitä resursseja projekteissa.

Kuinka tuoda resursseja Outlookista

Projectin avulla voit säästää aikaa, joka kuluu resurssitietojen syöttämiseen, koska voit noutaa resursseja Outlookista.

Jotta voit hakea resursseja Outlookista, sinun on määritettävä se oletussähköpostiohjelmaksi: Avaa Outlook ja kun sinulta kysytään, haluatko sen olevan oletusohjelmasi, sano kyllä.

Kun lisäät yhden tai useamman Outlook-resurssin projektiisi, ne lisätään projektiluetteloosi käyttämällä Outlookin osoitekirjassa olevaa resurssin nimeä ja sähköpostiosoitetta. Ensimmäisen kirjaimen oletusalkukirjain ja työtyyppi on myös määritetty valmiiksi. Voit sitten lisätä resurssiin haluamiasi yksityiskohtia.

Jos haluat lisätä resursseja Outlookin osoitekirjasta, avaa resurssitaulukkonäkymä ja toimi seuraavasti:

Siirry nauhan Resurssit-välilehteen. Napsauta Lisää-ryhmässä Lisää resursseja ja napsauta sitten Osoitekirja.
Valitse resurssit -valintaikkuna tulee näkyviin.

Napsauta resurssin nimeä Nimi-luettelossa.

Lisää valittu nimi Resurssit-luetteloon napsauttamalla Lisää.

Toista vaiheet 2 ja 3 lisätäksesi projektiisi kaikki resurssien nimet, jotka haluat tuoda.

Kun olet valmis, napsauta OK-painiketta.

Nimet näkyvät nyt projektiresurssiluettelossa, ja voit määrittää ne tehtäviin.

Lisätietoja Microsoft Project -resurssien hallinnasta on artikkelissa Resurssien hallinta Microsoft Project 2019:ssä .