Ennakkovaraus on joko aikaa tai rahaa, joka huomioidaan aikataulussa tai budjetissa tunnistettujen riskien vähentämiseksi. Riski on epävarma tapahtuma tai tila, joka, jos se tapahtuu, vaikuttaa aikatauluun (tai muu hankkeen tavoitteiden, kuten kustannusten, resurssien tai suorituskyvyn). Oikea tapa käsitellä projektin epävarmuutta on tehdä perusteellinen riskianalyysi.
Niille riskeille, jotka hyväksyt, koska joko päätät olla kehittämättä vastausta tai et voi edelleen lieventää niiden todennäköisyyttä tai vaikutusta, voit varata vararahaston varautuaksesi tapahtumaan, kun ja jos se tapahtuu. Mikään määrätty yhtälö ei voi määrittää sopivaa varannon määrää. jokainen projekti on erilainen. Tässä on luettelo tekijöistä, jotka yleensä osoittavat, että sinun pitäisi varata enemmän varaa:
- Uusi tai testaamaton tekniikka
- Monimutkaiset projektit lukuisilla käyttöliittymillä
- Projektit, jotka eivät ole organisaatiollesi tuttuja
- Resurssit, jotka eivät tunne tehtävän tyyppistä työtä
- Rajoitettu budjetti
- Liiketoiminnan kannalta kriittinen tai korkean profiilin projekti
Varauksen sisällyttämiseksi aikatauluun resurssiton tehtävä lisätään yleensä jokaisen projektivaiheen lopussa tai ennen kuin suuri suorite on suoritettu. Tämä strategia lisää todennäköisyyttä, että saavutat virstanpylvään tai vaiheen eräpäivän.
Kuvassa näkyy, kuinka Rekisteröintivalmius-niminen tehtävä lisättiin vähentämään todennäköisyyttä, että minkä tahansa Rekisteröintityöpakettien tehtävän lipsahdus viivästyttäisi Rekisteröitävissä oleva virstanpylvästä. Jos kaikki menee suunnitellusti, varaumaa ei käytetä. Jos kuitenkin on tehtäviä, jotka kaipaavat uudelleenkäsittelyä, tai jos resurssissa on ongelmia tai jos sidosryhmä ei ole käytettävissä palautteen antamiseen, on olemassa jonkin verran reserviä.
Satunnaisuuden lisääminen aikatauluun.
Varaa ennakoimattomia menoja varten sekä aikataulua että budjettia varten.