Kommenttien käyttäminen Microsoft Word 2019:ssä

Ehkä vähiten aggressiivinen yhteistyötapa Microsoft Wordissa on kommentin lisääminen asiakirjan tekstiin. Ennen vanhaan kirjoitit huomautuksesi käyttämällä eri tekstin väriä tai KAIKKIA kirjaimia tai ympäröimällä havainnot kolminkertaisilla kiharasuluilla. Tällaisten hankalia ja typeriä menetelmiä käyttämisen sijaan harkitse Tarkista-välilehden napsauttamista ja valmistaudu käyttämään joitain Kommentit-ryhmän työkaluja.

Kommentin lisääminen Microsoft Wordiin

Voit lisätä kommentin taitavasti dokumenttiin seuraavasti:

Valitse tekstiosa, jota haluat kommentoida.
Ole tarkka. Saatat tuntea houkutusta valita koko lause, mutta vain muutama ensimmäinen sana on välttämätön.

Napsauta Tarkista-välilehteä.

Napsauta Kommentit-ryhmässä Uusi kommentti -painiketta.

Uusi kommentti -painike näkyy tässä. Napsauta sitä, niin Kommentit-ruutu tulee näkyviin nykyisen sivun oikealle puolelle, kuten seuraavassa kuvassa. Sivun puolta, jossa kommentti näkyy, kutsutaan merkintäalueeksi.

Kirjoita kommentti.
Kirjoita ajatuksesi muistiin. En ole varma, kuinka pitkä kommentti voi olla; jos haluat höpöttää, lähetä sähköpostia sen sijaan. Jostain syystä tekstin muotoilua voidaan käyttää kommentissa.

Paina Esc-näppäintä, kun olet kirjoittanut kommentin.
Tai voit napsauttaa asiakirjan tekstiä.

Kommentit tekstikohtaan.

Kuinka vastata kommenttiin Microsoft Wordissa

Kommenttien ei ole tarkoitus roikkua avaruudessa – ellet vain halua jättää niitä huomiotta. Muussa tapauksessa sinulla on kaksi vaihtoehtoa käsitellä kommenttia.

Voit vastata kommenttiin napsauttamalla Vastaa-painiketta. Nimesi näkyy kommenttikentässä, ja sinulle tarjotaan mahdollisuus kirjoittaa muistiin vastalause, vastalause tai kirous.

Kun kommentoitu ongelma ei ole enää ongelma, merkitse kommentti ratkaistuksi: Napsauta kommentin Ratkaise-painiketta. Alkuperäinen kommentti on himmennetty, joten yhteistyökumppanit voivat edelleen lukea sen. Ja jos muita ongelmia ilmenee, napsauta Avaa uudelleen -painiketta jatkaaksesi kommenttien lisäämistä.

Kommenttien näyttäminen tai piilottaminen Word 2019:ssä

Merkintäalue (tekstin oikealla puolella) tulee näkyviin aina, kun asiakirjassa on kommentteja. Voit piilottaa tämän alueen napsauttamalla Tarkista-välilehteä. Napsauta Seuranta-ryhmässä Näytä tarkistettavaksi -painiketta, joka näkyy marginaalissa. Neljä käytettävissä olevaa vaihtoehtoa määrittävät, miten kommentit ja muut asiakirjaversiot näytetään:

• Yksinkertainen merkintä: Valitse tämä kohde näyttääksesi merkintäalueen ja tarkastellaksesi rajoitettuja kommentteja ja versioita.
• Kaikki merkinnät : Valitse tämä, jos haluat näyttää merkintäalueen, jossa näkyvät kaikki kommentit ja versiot sekä rivit, jotka viittaavat niiden sijaintiin tekstissä.
• Ei merkintää: Valitse tämä kohde piilottaaksesi merkintäalueen. Kommentit eivät näy, ja kaikki versiot on piilotettu tekstiin.
• Alkuperäinen: Valitse tämä kohde piilottaaksesi merkintäalueen sekä kaikki asiakirjaan tehdyt versiot. Kommenttien osalta tämä kohta on identtinen Ei merkintää -kohdan kanssa.

Suosittelen käsittelemään asiakirjan kommentteja Print Layout -näkymässä, joka toimii parhaiten. Jos valitset Luonnosnäkymän, kommentit näkyvät suluissa olevina nimikirjaimina, jotka on korostettu tietyllä taustavärillä. Kommenttini näyttävät esimerkiksi [DG1], jossa DG on minun nimikirjaimet ja 1 on kommentti 1. Aseta hiiren osoitin kyseisen tekstin kohdalle nähdäksesi kommentin ponnahduskuplassa.

Jos haluat tarkastella kaikkia kommentteja valitusta asiakirjanäkymästä riippumatta, kutsu tarkasteluruutu: Napsauta Tarkastelu-välilehden Seuranta-ryhmässä Tarkastusruutu-painiketta. Valitse joko vaaka- tai pystynäyttö kutsuaksesi tarkasteluruudun ja tarkastellaksesi kommentteja sekä tekstiversioita.

Microsoft Word -kommenttien lukeminen yksi kerrallaan

Saadaksesi käsityksen siitä, miten kommentoiminen sujuu, älä vain selaa asiakirjaasi satunnaisesti ja yritä löytää seuraava valituksen tai kohteliaisuuden. Käytä sen sijaan Seuraava kommentti- ja Edellinen kommentti -painikkeita. Nämä painikkeet löytyvät Arvostelu-välilehden Kommentit-ryhmästä.

Napsauta Seuraava kommentti -painiketta siirtyäksesi asiakirjan seuraavaan kommenttiin.

Napsauta Edellinen kommentti -painiketta siirtyäksesi asiakirjan edelliseen kommenttiin.

Napsauttamalla joko Seuraava kommentti tai Edellinen kommentti -painiketta aktivoidaan Kaikki merkinnät -näkymä.

Kuinka tulostaa kommentteja (tai ei) Microsoft Wordissa

Kyllä, se on kamalaa, mutta kommentit tulostuvat asiakirjasi mukana. Tämä tulos ei todennäköisesti ole se, mitä tarkoitit, joten toimi seuraavasti:

Paina Ctrl+P.
Tulosta-näyttö tulee näkyviin.

Napsauta Tulosta kaikki sivut -painiketta nähdäksesi sen valikon.

Valitse Tulosta merkintä -komento.
Tämä asetus määrittää, tulostetaanko kommentit ja muut tekstimerkinnät. Poista valintamerkki, jos haluat estää kommentit paperiversiosta.

Tulostuksen esikatselu -ikkuna vahvistaa, tulostuvatko kommentit ja muut merkinnät.

Tee muut asetukset tarvittaessa Tulosta-ikkunassa.

Napsauta suurta Tulosta-painiketta tulostaaksesi asiakirjan.

Sinun on noudatettava näitä ohjeita aina, kun tulostat asiakirjan, muuten kommentit tulostuvat.

Kuinka poistaa kommentteja Microsoft Wordissa

Kommentin ongelma on ratkaistu, mutta et myöskään halua, että sinua muistutetaan kommentista enää koskaan. Tee nämä vaiheet:

Napsauta Tarkista-välilehteä.

Napsauta Seuraava kommentti tai Edellinen kommentti -painiketta löytääksesi loukkaavan kommentin.
Onnistuessaan kommentti on korostettu merkintäalueella.

Valitse Kommentit-alueella Poista → Poista.

Poista-painike on yksi niistä valikkopainikkeen kuvakkeista, joita sinun on napsautettava päästäksesi komentoihin.

Toista vaiheet 2 ja 3 poistaaksesi lisäkommentit.
Tai vain toista vaihetta 2, kunnes löydät kommentin, joka on poistettava.

Jos haluat poistaa kaikki kommentit asiakirjasta yhdellä massiivisella kostotoimella, käytä Poista kommentti -painikkeen valikkoa: Valitse Poista → Poista kaikki kommentit asiakirjasta.