Kirjanpito Outlook 2007 Journalin avulla

Outlook 2007:n päiväkirja voi olla valtavan hyödyllinen riippumatta siitä, käytätkö sitä säännöllisesti tai harvoin. Sinun ei tarvitse rajoittua asiakirjojen tai Outlook-kohteiden tallentamiseen. Voit seurata keskusteluja, asiakaskyselyjä tai muita tapahtumia, joissa kronologialla on merkitystä. Jos asetat päiväkirjan automaattisia merkintöjä varten, voit jättää sen huomioimatta, kunnes sinun täytyy nähdä, mitä se tallentaa. Voit myös pelata tähtialuksen kapteenia ja äänittää kaiken tekemäsi.

Joskus, kun haluat löytää asiakirjan tai keskustelutallenteen, et muista, miksi kutsuit asiakirjaa tai mihin säilytit sen, mutta muistat, milloin loit tai vastaanotit kohteen. Siinä tilanteessa voit mennä päiväkirjaan ja tarkistaa päivämäärän, jolloin muistat käsitellyt esinettä, ja löytää tarvitsemasi tiedot.

Päiväkirjamerkintöjen tekeminen tekemättä mitään

Mikä on helpoin tapa tehdä merkintöjä päiväkirjaan? Älä tee mitään. Kun päiväkirja on kytketty päälle, se tallentaa automaattisesti kaikki asiakirjat, jotka luot, muokkaat tai tulostat missä tahansa Microsoft Office -sovelluksessa. Päiväkirja myös seuraa automaattisesti sähköpostiviestejä, kokouspyyntöjä ja vastauksia sekä tehtäväpyyntöjä ja vastauksia.

Siinä on saalis: sinun on kerrottava Outlookille, että haluat ottaa automaattisen päiväkirjan tallennuksen käyttöön. (Okei, joten sinun ei tarvitse tehdä jotain.) Onneksi jos et ole aktivoinut Journalin automaattinen tallennus ominaisuus, Outlook kysyy haluatko kytkeä toiminnon päälle aina, kun klikkaa lehdessä kuvaketta.

Ota päiväkirjan automaattinen tallennustoiminto käyttöön seuraavasti:

1. Valitse Työkalut –> Asetukset.

Asetukset-valintaikkuna tulee näkyviin.

2. Napsauta Lokiasetukset-painiketta.

Näkyviin tulee Päiväkirjan asetukset -valintaikkuna, jossa on valintaruudut kaikentyyppisille toimille, joita voit tallentaa automaattisesti – ja kaikkien niiden ihmisten nimet, joille voit tallentaa automaattisesti tapahtumia, kuten sähköpostiviestejä.

3. Napsauta niiden kohteiden ja tiedostojen valintaruutua, jotka haluat tallentaa automaattisesti, sekä niiden yhteyshenkilöiden kohdalla, joista haluat tallentaa tietoja.

Näille yhteystiedoille -ruudussa oleva henkilöluettelo on sama kuin yhteystietoluettelossasi oleva henkilöluettelo.

Kun lisäät nimiä yhteystietoluetteloosi Yhteystiedot-moduulissa, näitä nimiä ei ole asetettu automaattisesti kirjattavaksi päiväkirjaan. Jos haluat Journalin pitävän kirjaa niistä, sinulla on kaksi tapaa kertoa se niin:

• Tarkista nimet Lokiasetukset-valintaikkunassa.

• Avaa Yhteystietotietue, napsauta Päiväkirja-välilehteä ja valitse Tallenna automaattisesti päiväkirjamerkinnät näille yhteyshenkilöille.

4. Napsauta OK.

Päiväkirja alkaa heti automaattisesti tallentaa nimikkeitä ja tiedostoja, jotka olet valinnut nimeämillesi yhteyshenkilöille.

Outlook-kohteen tallentaminen päiväkirjaan manuaalisesti

Jos et halua sotkea päiväkirjaasi tallentamalla kaikkea automaattisesti, voit syöttää valitut kohteet manuaalisesti – vedä ne vain päiväkirjakuvakkeeseen. Et esimerkiksi ehkä halua tallentaa jokaista tapahtumaa mahdollisen asiakkaan kanssa ennen kuin olet varma, että käyt kauppaa kyseisen asiakkaan kanssa. Voit vetää asiaankuuluvat sähköpostiviestit Journaliin ja säilyttää tietueen vakavista tiedusteluista. Kun aloitat liiketoiminnan uuden asiakkaan kanssa, voit määrittää automaattisen tallennuksen.

Voit tallentaa kohteita manuaalisesti päiväkirjaan seuraavasti:

1. Valitse Siirry –> Kansioluettelo (tai paina Ctrl+6).

Kansioluettelo, joka sisältää pienen päiväkirjan kuvakkeen, näkyy siirtymisruudun yläosassa.

2. Vedä tallennettava kohde (kuten sähköpostiviesti) kansioluettelon lokikuvakkeeseen.

Päiväkirjakirjauslomake tulee näkyviin. Lomakkeen alareunassa näkyy kuvake, joka edustaa tallennettavaa kohdetta, sekä kohteen nimi.

3. Täytä tiedot, jotka haluat tallentaa.

Sinun ei tarvitse tallentaa mitään. Näytön alareunassa oleva tekstikenttä antaa sinulle tilaa tehdä muistiinpano itsellesi, jos haluat käyttää sitä.

4. Napsauta Tallenna ja sulje.

Tallentamasi tieto kirjataan päiväkirjaan.