Kenttätyypit ja käyttötarkoitukset Access 2019 -tietokannoissa

Muistathan, että Access 2019:n kenttä on datasi paikka. Jokaisessa kentässä on yksi tieto, kuten sukunimi tai lyöntikeskiarvo. Koska maailmassa on niin monenlaista tietoa, Access tarjoaa erilaisia ​​kenttätyyppejä sen tallentamiseen . Itse asiassa Access tarjoaa seuraavat kenttätyypit käyttöösi:

• Lyhyt teksti
• Pitkä teksti
• Määrä
• Valuutta
• AutoNumber (tätä tietotyyppiä käytetään oletusarvoisesti jokaisen uuden taulukon aloitustunnuskentässä)
• Treffiaika
• Kyllä ei
• Haku ja suhde
• Rich Text
• Liite
• Hyperlinkki
• OLE-objekti
• Laskettu
• Ohjattu hakutoiminto

Juuri luetellut tyypit ovat saatavilla kenttiin, jotka luot ensimmäisen kentän lisäksi – kentille, jotka sisältävät tietosi.

Toistaiseksi riittää, kun sanotaan, että edellä mainittu AutoNumber-kenttä on kenttä, joka sisältää automaattisesti luodun numeron, joten jokainen tietue on ainutlaatuinen siinä mielessä, että sillä on yksilöllinen automaattinen numero tai tunnus.

Toistaiseksi älä välitä selvittää, mitä kukin kenttätyyppi on tai mitä se tekee nimensä perusteella – käyn jokaisen lyhyesti läpi. Kuten näette, luettelo kattaa melkein minkä tahansa tyyppisen datan, jonka voit kuvitella. Ja muista, että jokainen voidaan räätälöidä laajasti, jolloin saadaan kentät, jotka vastaavat tarkasti tarpeitasi.

Tuleva luettelomerkitty luettelo esittelee käytettävissä olevat kenttätyypit ja kuinka niitä käytetään. Saat myös hieman tietoa siitä, kuinka voit muokata niitä vastaamaan erityisiä tarpeitasi:

• Lyhyt teksti: Tallentaa enintään 255 merkkiä tekstiä – kirjaimia, numeroita, välimerkkejä ja minkä tahansa niiden yhdistelmän.
• Pitkä teksti: Tämä korvaa versioissa 2010 ja aiemmissa versioissa olevan muistiokentän tyypin. Pitkä teksti -kenttä sisältää jopa 64 000 merkkiä tietoa – se on lähes 18 sivua tekstiä. Tämä on todella suuri tekstikenttä. Se sopii erinomaisesti yleisiin muistiinpanoihin, yksityiskohtaisiin kuvauksiin ja kaikkeen muuhun, joka vaatii paljon tilaa.

Tekstikentässä olevat numerot eivät ole numeroita, joiden avulla voidaan laskea. ne ovat vain joukko numeroita, jotka roikkuvat yhdessä pellolla. Ole varovainen, kun suunnittelet tietokannassasi olevia taulukoita – et halua kirjoittaa esimerkiksi arvoa, jota aiot käyttää Laskettuun kenttään tai poimia jotain muuta tietoa raportista ja saada kyseistä arvoa. tallennetaan tekstinä, mikä tekee siitä käyttökelvottoman numerona. Jos tiedot ovat numeerisia, tallenna ne tällä tavalla.

Tekstikentissä on yksi asetus, joka sinun on tiedettävä: koko. Kun luot tekstikentän, Access haluaa tietää, kuinka monta merkkiä kentässä on. Se on kentän koko. Jos luot kentän nimeltä Etunimi ja teet sen kooksi 6, Joseph sopii kenttään, mutta ei Jennifer. Tämä rajoitus voi olla ongelma. Hyvä yleissääntö on tehdä kentästä hieman suurempi kuin luulet tarvitsevasi. Kenttä on helppo suurentaa jossain vaiheessa tarvittaessa, mutta se on mahdollisesti vaarallista pienentää sitä.

• Numero: Sisältää oikeita, varmoja numeroita. Voit lisätä, vähentää ja laskea tiesi kuuluisuuteen ja omaisuuteen numerokenttien avulla. Mutta jos käytät dollareita ja senttejä (tai puntaa ja penniä), käytä sen sijaan Valuutta-kenttää.
• Valuutta: seuraa rahaa, hintoja, laskujen summia ja niin edelleen. Access-tietokannassa vastuu pysähtyy tähän. Samoin liira, markka ja jeni. Jos olet sillä tuulella joidenkin muiden sellaista määrää, tutustu numero -kenttään.
• Date/Time: Tallentaa kellonajan, päivämäärän tai näiden yhdistelmän käyttämäsi muodon mukaan. Käytä Päivämäärä/aika-kenttää seurataksesi elämän hetkiä. Aika monipuolinen, vai mitä?
• Kyllä/Ei: Kyllä/Ei, True/False ja On/Off, riippuen valitsemastasi muodosta. Kun tarvitset yksinkertaisen kyllä ​​tai ei, tämä on kenttä käytettäväksi.
• Haku ja suhde: Jos haluat yhden taulukon kentän näyttävän todella toisen taulukon kentän sisältöä, valitse tämä kenttätyypiksi. Yksinkertainen ohjattu hakutoiminto avautuu heti, kun tämä kenttätyyppi on valittu. Sen avulla valitset taulukon ja kentän, josta voit etsiä tämän uuden kentän läpi taulukossasi.
• Rich Text: Tarvitseeko tietyn kentän sisältö muotoilla juuri niin? Valitse tämä kenttätyyppi, niin kentän tiedoissa käytetty muotoilu (Käyttämällä Etusivu-välilehden Tekstin muotoilutyökaluja) näkyy siinä muodossa, jolla se näkyy näytöllä ja raporteissa.
• OLE-objekti: Voit käyttää OLE-objektitietotyyppiä objektin – kuten Excel-laskentataulukon tai Word-asiakirjan – linkittämiseen tai upottamiseen Access-taulukkoon.
• Liite: Käytä tätä kenttätyyppiä tiedostojen liittämiseen – Word-asiakirjoja, Excel-laskentataulukoita, PowerPoint-esityksiä tai muita tiedostoja, mukaan lukien grafiikkaa (ehkä valokuva vapaaehtoisesta, tuotteesta tai sijainnista?) – tietueeseen.
• Hyperlinkki: Tämän kenttätyypin ansiosta Access ymmärtää ja tallentaa erityisen linkkikielen, joka tekee Internetistä niin tehokkaan paikan. Jos käytät Accessia yrityksesi verkossa tai käytät Internetiä laajasti, tämä kenttätyyppi on sinua varten.
• Laskettu: Käytä tätä kenttätyyppiä, kun haluat täyttää kyseisen kentän kaavan tuloksella, joka käyttää yhtä tai useampaa muuta kenttää samassa taulukossa. Esimerkiksi taulukossa, joka sisältää luettelon tuotteistasi, muut kentät voivat sisältää Hinta ja Alennus. Jos haluat myös kentän, joka laskee uuden hinnan (Hinta, vähennettynä alennus), teet siitä Laskettu-kentän. Kun valitset tämän kenttätyypiksi, valitset alivalikon avulla, millaisia ​​tietoja tulos sisältää, ja sitten näkyviin tulee lausekkeen rakennustyökalun valintaikkuna, jonka kautta määrität kaavan.

Tässä taulukossa on erittely kenttätyypeistä ja tavoista, joilla voit käyttää niitä, jotta voit alkaa miettiä tietokantaasi ja tietojasi ja alkaa kuvitella kenttiä, joita voisit käyttää joissakin yleisissä tietotyypeissä.

Yleiset kentät jokapäiväisille pöydille

Kaikki tässä taulukossa esimerkkeinä luetellut kenttätyypit ovat todella tekstikenttiä , myös puhelinnumeroita koskevat kentät. Tämä johtuu siitä, että Access näkee niiden sisällön tekstinä eikä numerona, jota voitaisiin käyttää laskelmissa. (Katso seuraavasta taulukosta kenttien nimeäminen no-nos.)

Kielletyt symbolit

Tietenkään toinen kenttätyyppi (joka on lueteltu Tyyppi-sarakkeessa) ei ole lyhyt teksti tai pitkä teksti -kenttä - näet myös Hyperlinkki-kentän. Tätä tietotyyppiä pidetään myös tekstinä, mutta Hyperlinkki-tietotyyppi tallentaa URL-osoitteet URL-osoitteina – ei vain teksti- ja välimerkkijonona.

Jos kaikki tämä teksti vs. numerot -jutut hämmentävät sinua, muista, että tietokoneet ajattelevat, että numeron (jota käyttäisit laskennassa) ja numerosarjan, kuten puhelinnumeron muodostavien numeroiden, välillä on ero . Erilaisten tekstikenttien osalta on kyse siitä, kuinka paljon tekstiä kenttään tallennetaan ja tarvitseeko se erityistä muotoilua toimiakseen kunnolla tietokannassa.