Käytä 2007-lomakkeita ja raportteja LuckyTemplates-huijauslehteen

Access 2007:n käyttäminen kyselyjen, lomakkeiden ja raporttien luomiseen voidaan yksinkertaistaa, jos tunnet Accessissa yleisesti käytetyt kyselyt, lomake- ja raporttityökalut sekä muutamia hyödyllisiä toimintoja. Tehokkaan työkalun, kuten Access 2007:n, avulla järjestät tietosi hetkessä ja voit luoda parempia lomakkeita ja raportteja.

8 yleisesti käytettyä kyselyä Access 2007:ssä

Kyselyt ovat tärkeitä avaimia, joiden avulla voit luoda haluamasi tyyppisiä lomakkeita ja raportteja Access 2007:ssä. Tässä on luettelo kahdeksasta yleisesti käytetystä kyselystä:

• Liitä: Lisää tietueita olemassa olevaan taulukkoon.

• Crosstab: Laskee ja näyttää yhteenvetotulokset käyttämällä laskentataulukkomaista asettelua.

• Poista: Poistaa pysyvästi määritetyn tietuejoukon.

• Make-Table: Luo uuden taulukon ja lisää tietueita uuteen taulukkoon.

• Parametri: pyytää tietueen valintakriteerit aina, kun kysely suoritetaan.

• Valitse: Näyttää tietueet, jotka vastaavat määritettyä ehtojoukkoa.

• SQL-kohtainen: Kyselyt, jotka voidaan luoda vain SQL-käskyjen avulla.

• Päivitys: Muokkaa tietokannan olemassa olevia tietueita.

Käytä 2007 lomake- ja raporttityökaluja

Ensimmäisen Access-lomakkeen luominen tyhjästä suunnittelunäkymässä voi tuntua hieman pelottavalta. Kun valitset tämän vaihtoehdon, kohtaat tyhjän ruudukon, sen yläpuolella olevan nauhan, joka on täynnä oudon näköisiä kuvaketyökaluja, etkä tiedä mitä tehdä seuraavaksi.

Tässä on lyhyt kuvaus erilaisista työkaluista, joita kohtaat nauhalla:

• Valitse objektit: Napsauta tätä painiketta, jos haluat valita lomakkeeseen lisäämäsi objektit hiiren osoittimella.

• Ohjatut toiminnot: Napsauta tätä painiketta ottaaksesi käyttöön ohjatut toiminnot, jotka auttavat sinua lisäämään tietyntyyppisiä objekteja, kuten yhdistelmäruutuja ja komentopainikkeita lomakkeihisi. Sekä yhdistelmälaatikot että komentopainikkeet selitetään muualla tässä luettelossa.

• Tunniste: Napsauta tätä painiketta lisätäksesi yksinkertaisen tekstitunnisteen mihin tahansa lomakkeen kohtaan.

• Tekstilaatikko: Napsauta tätä painiketta lisätäksesi tekstilaatikon lomakkeeseen. Toisin kuin tarra, tekstiruutu voidaan asettaa muuttamaan tietoja, jotka se näyttää, kun lomaketta käytetään. Tekstilaatikoissa on itse asiassa kaksi osaa - tarra ja laatikko, johon käyttäjä voi syöttää tietoja.

• Vaihtoehtoryhmä: Napsauta tätä painiketta luodaksesi joukon vastaavia vaihtoehtopainikkeita (kuten verollinen ja verovapaa). Painikkeet toimivat ryhmänä, ja voit valita vain yhden vaihtoehdon kerrallaan. Voit esimerkiksi valita tilaukselle Verollinen tai Verovapaa, mutta et molempia.

• Vaihtopainike: Napsauta tätä painiketta, jos haluat lisätä painikkeen, jolla on kaksi tilaa – ylös (pois päältä) ja alas (on) -tila. Esimerkiksi ylös verotettavalle ja alas verottomaksi.

• Asetuspainike : Napsauta tätä painiketta lisätäksesi valintapainikkeet, jotka toimivat vaihtopainikkeen tai valintaruudun tavoin. Yleensä käytät vaihtoehtoryhmän painikkeita rajoittaaksesi käyttäjää valitsemasta useampaa kuin yhtä kohdetta ryhmästä.

• Valintaruutu: Napsauta tätä painiketta lisätäksesi kohteen, joka voidaan valita tai poistaa valinnan muista vaihtoehdoista riippumatta.

• Yhdistelmäruutu: Napsauta tätä painiketta lisätäksesi ruudun, jossa käyttäjä voi valita vaihtoehtoluettelosta tai kirjoittaa uuden arvon. Sinulla voi esimerkiksi olla luettelo suosikkikirjailijasi kirjoista ehdotuksina, mutta voit myös antaa käyttäjän kirjoittaa sellaisen kirjan nimen, jota ei ole luettelossa.

• List Box: Napsauta tätä painiketta luodaksesi luetteloruudun, josta käyttäjä voi valita joukon olemassa olevia arvoja. Luetteloruutu näyttää yhdistelmäruudulta, mutta se ei salli käyttäjän syöttää uusia arvoja.

• Komentopainike (tai pelkkä painike): Napsauta tätä painiketta lisätäksesi painikkeen, joka suorittaa makron tai VBA (Visual Basic for Applications) -toiminnon.

• Kuva: Napsauta tätä painiketta lisätäksesi digitaalisen kuvan (kuten yrityksen logon) lomakkeeseen.

• Sitoutumaton objektikehys: Napsauta tätä painiketta lisätäksesi objekteja, kuten tekstiä tai kuvia, jotka eivät muutu tietueiden välillä liikkuessa.

• Sidottu objektikehys: Napsauta tätä painiketta, jos haluat lisätä objekteja, jotka muuttuvat tietokannan tietojen muuttuessa – kuten kuvia, jotka on tallennettu taulukon kenttiin.

• Sivunvaihto: Napsauta tätä painiketta, jos haluat luoda monisivuisia lomakkeita, kun sinulla on liian monta objektia näytettäväksi yhdellä sivulla.

• Välilehtien hallinta: Napsauta tätä painiketta luodaksesi lomakkeen, jossa on kaksi tai useampi välilehti, jotka ryhmittelevät toisiinsa liittyviä objekteja.

• Alalomake/aliraportti: Napsauta tätä painiketta lisätäksesi alilomakkeen, jotta käyttäjä näkee tietueet liittyvästä taulukosta – kuten tilauksen yksittäiset rivikohdat.

• Rivi: Napsauta tätä painiketta, jos haluat lisätä lomakkeeseen viivoja erottaaksesi lomakkeen eri objektiryhmät.

• Suorakulmio: Napsauta tätä painiketta piirtääksesi lomakkeelle suorakulmion, jotta käyttäjät voivat nähdä, miten objektit liittyvät toisiinsa.

Hyödyllisiä toimintoja Access 2007:ssä

Vaikka Access 2007:ssä on useita sisäänrakennettuja toimintoja, et saa käyttää raporteissasi useampaa kuin muutamaa niistä. Silti, jos et tiedä, että niitä on saatavilla, saatat jättää väliin monia toimintoja, jotka saatat pitää todella hyödyllisinä.

Vaikka tämä luettelo ei ole läheskään kattava, tässä taulukossa on useita toimintoja, joita saatat haluta käyttää, kun haluat hieman enemmän kuin pelkän summan.