Julkiseksi siirtyminen julkisten kansioiden kanssa Outlook 2002:ssa

Jos käytät Outlook 2002:ta Microsoft Exchange -verkossa, voit käyttää julkisia kansioita. Julkiset kansiot ovat paikkoja, joita kokonainen ryhmä ihmisiä voi tarkastella ja joihin voi lisätä kohteita. Sinulla voi olla julkinen kansio tehtäviä tai yhteystietoja varten. Voit myös luoda julkisen kansion, joka sisältää viestejä, aivan kuten Saapuneet-kansiosi, paitsi että kaikki voivat lisätä viestejä ja lukea saman joukon viestejä. Tällaista järjestelyä kutsutaan usein ilmoitustauluksi; lähetät viestin, joku vastaa siihen, kolmas osapuoli vastaa sitten molemmille ja niin edelleen. Se on tapa käydä ryhmäkeskustelu ilman, että kaikki keskustelun osapuolet ovat käytettävissä samanaikaisesti.

Outlookissa julkiset kansiot näyttävät aivan kuten kaikki muut kansiot. Julkinen kansio voi sisältää yhteystietoluettelon, jonka koko yritys jakaa, tai tehtäväluettelon, jota koko osasto käyttää. Voit luoda julkisen keskustelukansion meneillään olevaa ryhmäkonferenssia varten, jossa käsitellään kaikkia kansion jakajia kiinnostavia aiheita, kuten ajankohtaisia ​​yritysuutisia. Voit myös käyttää julkista keskustelukansiota mielipiteiden keräämiseen tehtävistä päätöksistä tai yrityksen sisäisenä luokiteltuna ilmoitusjärjestelmänä. Voit järjestää kansioksi kaikenlaisia ​​tietoja, joita haluat vaihtaa verkkosi ihmisryhmien kesken.

Kun napsautat julkista kansiota, näet luettelon kohteista, joka näyttää sähköpostiviestien luettelolta, paitsi että kaikki viestit on osoitettu kansioon eikä henkilölle. Julkisessa kansiossa voit muuttaa kohteiden näkymää, lisätä kohteita tai vastata jonkun muun syöttämiin kohteisiin.

Julkisen kansion katselu

Yrityksesi voi ylläpitää julkista kansiota jatkuvalle online-keskustelulle yrityksesi tärkeistä asioista tai yrityksen ilmoitustauluna toiminnoista, eduista ja muista uutisista.

Voit tarkastella julkista kansiota seuraavasti:

1. Valitse Näytä–>Kansioluettelo tai napsauta työkalupalkin Kansioluettelo-painiketta.

Kansioluettelo tulee näkyviin (katso kuva 1).

Kuva 1: Kansioluettelo julkisten kansioiden kanssa.

2. Napsauta sen kansion nimeä, jonka haluat nähdä.

Kansion kohteiden luettelo tulee näkyviin.

Voit tarkastella kohteen sisältöä kaksoisnapsauttamalla minkä tahansa näkemäsi kohteen otsikkoa.

Uusien kohteiden lisääminen

Monet julkiset kansiot on järjestetty avoimina keskusteluina, joihin kuka tahansa voi laittaa kahden sentin arvoisensa. Kuka tahansa voi lukea kaikki viestit, joten kaikki lukevat ja vastaavat kaikille muille. Jos tarkastelet kansiota ja huomaat, että se on täynnä viestejä eri ihmisiltä, ​​jotka kaikki vastaavat toisilleen, katsot keskustelukansiota.

Voit lisätä uusia kohteita julkiseen kansioon seuraavasti:

1. Valitse Näytä–>Kansioluettelo tai napsauta työkalupalkin Kansioluettelo-painiketta.

Kansioluettelo tulee näkyviin.

2. Napsauta kansion nimeä.

Luettelo kansion viesteistä tulee näkyviin.

3. Valitse Tiedosto->Uusi->Lähetä tähän kansioon.

Uusi tuote -lomake tulee näkyviin (katso kuva 2).

Kuva 2: Uusi tuote -lomake.

4. Kirjoita aihe ja viestisi.

5. Napsauta Lähetä.

Nyt viestisi on osa kansion kohteiden luetteloa.

Vastaaminen olemassa olevan julkisen keskustelukansion kohteisiin

Hyvät tavat ja järki sanovat, että jos haluat osallistua keskusteluun, parasta on vastata siihen, mitä muut keskustelun jäsenet sanovat. Mutta ole kiltti - älä liekki. Ikävien vastausten lähettämistä ihmisille online-keskusteluryhmässä kutsutaan flamingiksi . Liekkiä ei pidetä hyvin, mutta se ei myöskään ole harvinaista. Flaming luo verkkokeskusteluja, joihin useimmat eivät halua osallistua. Mitä hyötyä on keskustelusta, kun kukaan ei puhu? Lisäksi liekit työpaikalla voivat saada sinut potkut. Joten jäähtyä.

Kun osallistut julkisen kansion keskusteluihin työpaikallasi, oleta, että kaikki yrityksen työntekijät – ylimmästä johtajista uusimpaan tempaukseen – lukevat kirjoittamasi. Tarkista oikeinkirjoitus, ÄLÄ KIRJOITA ISOILLA KIRJAIMILLA (NÄYTTÄÄ NÄYTTÄMÄLLÄ HUUTAMISESTA) ja käytä harkintaa sanoessasi ja sanoessasi. Samat säännöt koskevat toimistojen välistä sähköpostia; et tiedä kuka lukee lähettämäsi.

Voit vastata julkisen keskustelukansion kohteisiin seuraavasti:

1. Kaksoisnapsauta kohdetta, johon haluat vastata.

Kohde avautuu, jotta voit lukea sen.

2. Napsauta työkalupalkin Lähetä vastaus -painiketta.

Näkyviin tulee keskustelun vastauslomake. Sen viestin teksti, johon vastaat, on jo lähetetty lomakkeeseen (katso kuva 3).

Kuva 3: Käytä keskusteluvastauslomaketta lisätäksesi kommenttejasi julkiseen keskusteluun.

3. Kirjoita aihe ja vastaa.

Vastauksesi näkyy eri värillä kuin alkuperäinen teksti.

4. Napsauta Lähetä.

Kohteesi liittyy keskustelukohteiden luetteloon.

Kohteiden siirtäminen julkiseen kansioon

Kaikki julkiset kansiot eivät ole keskustelukansioita. Julkiset kansiot voidaan suunnitella sisältämään kaiken tyyppisiä kohteita. Voit jakaa tehtäväluetteloita, kalentereita tai muun tyyppisiä tiedostoja. Sinun ei tarvitse luoda julkisen kansion kohdetta kansioon, johon haluat kohteen päätyvän. Voit luoda tehtävän esimerkiksi omaan tehtäväluetteloosi ja siirtää sen sitten julkiseen tehtäväkansioon.

Kohteiden siirtäminen julkiseen kansioon:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kohdetta, jonka haluat siirtää.

Näkyviin tulee valikko, kuten kuvassa 4.

Kuva 4: Valmistautuminen siirtämään kohdetta kansioon.

2. Napsauta Siirrä kansioon.

Näkyviin tulee valintaikkuna, joka sisältää kansioluettelon.

3. Napsauta kansiota, johon haluat lähettää kohteen.

Napsautamasi kansion nimi on korostettu.

4. Napsauta OK.

Kohde siirtyy uuteen kansioon.

Julkiseen ennätykseen

Saatat käyttää julkisia kansioita tietämättäsi. Outlookissa kaikki kansiot näyttävät samalta riippumatta siitä, luotko ne itse omalla tietokoneellasi tai ovatko ne yrityksen verkossa tai Internetissä. Sinun tarvitsee vain tietää julkisista kansioista, että ne ovat julkisia, joten kuka tahansa, jolla on pääsy julkiseen kansioon, näkee kaiken, mitä julkaiset kyseiseen julkiseen kansioon. Voit myös luoda omia julkisia kansioita. Tarkista järjestelmänvalvojaltasi, onko sinulla oikeudet luoda julkisia kansioita ja paikka, johon ne voidaan sijoittaa.