Sen lisäksi, että käyttöönoton kustannukset ovat ennakoitavissa sekä ajan että resurssien osalta, Office 365:n Exchange Online tarjoaa mahdollisuuden helposti säätää ohjelmistoa käyttävien ihmisten lisenssien määrää. Rekrytointipäällikkö saattaa suunnitella palkkaavansa 45 henkilöä, mutta tietää myöhemmin vuoden aikana, että heidän on palkattava lisää 30, koska yritys kasvaa odotettua nopeammin.
Office 365:lle on helppo varata uusia käyttäjiä yksinkertaisen hallintaliittymän kautta.
Toinen SAAS-ohjelmiston etu on se, että talousjohtaja-tyypit voivat selvittää tarkalleen, millaiset kustannukset tulevat olemaan nyt ja tulevaisuudessa. Teknisen johtajan ei tarvitse selittää, miksi projekti ylitti kahdeksan kertaa budjetin tai miksi IT-tiimiin tarvittiin neljä henkilöä lisää tukemaan uutta ohjelmistoa. Resurssien, ihmisten ja ajan hinta on hyvin läpinäkyvä ja ilmeinen alusta alkaen.
Toisin sanoen kustannukset ovat hyvin ennustettavissa, mitä kirjanpitäjät ja johtajat haluavat nähdä.
Vaikka saattaa tuntua ilmeiseltä, että ohjelmistojen pitäisi olla saatavilla koko ajan, saatat yllättyä siitä, kuinka monet yritysjärjestelmät ovat saatavilla vain tiettyinä aukioloaikoina. Exchange Online on käytettävissä koko päivän, joka päivä, keskeytyksettä. Itse asiassa Microsoft takaa 99,9 prosentin käyttöajan.