Jatkuvaa oppimista Microsoft Project 2019 -projekteista

Älä ajattele Microsoft Project 2019:ää yksinkertaisesti jättimäisenä sähköisenä tehtävälistana. pikemminkin se on hienostunut työkalu, jota käytetään projektien hallintaan. Ja tuon hallinnan looginen sivutuote on fantastinen tiedon aarreaitta, jonka avulla voit kehittyä ammattitaitoisemmaksi projektin käyttäjäksi – ja siten pätevämmäksi projektipäälliköksi .

Kun olet lähettänyt viimeisen projektiin liittyvän muistion ja vastaanottanut pomosi viimeisen ylistyksen tai kritiikin, käytä hetki Microsoft Projectin aikataulujen tarkistamiseen vielä kerran.

Tarkista projekti

Et ymmärrä kaikkia projektinhallinnan näkökohtia ensimmäisen, toisen tai edes kolmannen projektisi aikana. Mutta tulet mukavammaksi taitosi kanssa. Samoin et ymmärrä kaikkia vivahteita Microsoft Project -aikataulusta ensimmäisessä projektissasi. Et edes paljasta kaikkia Projectin ominaisuuksia toisessa projektissasi. Mutta vähitellen, kun opit projektien hallinnan ja Projectin käytön läpikotaisin, käytät tehokkaammin projektinhallintataitoja ja omaksut helpommin Projectin tuottaman tiedon – ja ymmärrät nopeammin, kuinka se voi auttaa sinua välttämään virheitä. tulevista projekteista.

Tarkista jokainen projekti kunkin vaiheen lopussa ja projektin lopussa nähdäksesi, mitä teit oikein ja mitä teit väärin. Sitten voit käyttää löytämiäsi tietoja parantaaksesi taitojasi seuraavassa projektissa.

On hyvä idea tehdä tarkistus jokaisen elinkaarivaiheen lopussa, jos ilmenee suuri riski tai ongelma tai jos tapahtuu odottamaton merkittävä muutos.

Opi virheistäsi

Tiedät mitä he sanovat: Jos et opi historiaa, olet tuomittu toistamaan se. Ja virheen toistaminen on viimeinen asia, jonka haluat tehdä projektin hallinnassa.

Harkitse näitä strategioita arvioiessasi projektiasi:

• Vertaa alkuperäistä perussuunnitelmaa lopulliseen todelliseen toimintaan kuvan osoittamalla tavalla. Vaikka loisit väliaikaisia ​​tai perussuunnitelmia sopeutuaksesi dramaattisiin muutoksiin, katso laajinta eroa alkuperäisen suunnitelman odotusten ja tapahtumien välillä. Tämä strategia voi olla paras tapa nähdä alueita, joilla on taipumus aliarvioida eniten tai joissa muutokset projektin laajuudessa aiheuttivat dramaattisia muutoksia.
• Tarkista tehtävistä tekemäsi muistiinpanot muistuttamaan itseäsi ilmenneistä muutoksista tai ongelmista. Lisää Notes-niminen sarake Gantt Chart -arkkiin ja lue kaikki muistiinpanot yhdellä istumalla.
• Huomaa, mitkä resurssit eivät toimineet luvatulla tavalla. jos hallitset niitä, anna heille rakentavaa palautetta. Jos et hallitse resursseja, tee muistiinpanoja niiden työnopeudesta ja laadusta tulevien tehtävien avuksi. Huomaa myös, mitkä ulkopuoliset toimittajat eivät toimineet odotetulla tavalla (ja siirrä ne sopimusluettelon loppuun).
• Arvioi omaa viestintääsi tallennetuissa sähköpostiviesteissä tai muistioissa. Selvitä, annoitko tiimille tarpeeksi tietoa toimiakseen tehokkaasti ja kerroitko johdolle projektiongelmista ajoissa.
• Arvioi palautetta esimieheltäsi, asiakkailtasi ja muilta sidosryhmiltäsi. Selvitä, ovatko yleiset rajoitteet, kuten projektin budjetti tai suoritteet, muuttuneet dramaattisesti projektin aikana. Kysy, olivatko loppukäyttäjät tyytyväisiä nopeuteen, jolla teit projektin päätökseen ja toimitit lopputuotteen. Kysy tiimin suorituksista heidän näkökulmastaan ​​ja siitä, luottaisivatko he sinuun toisen samanlaisen projektin johtamisessa.

Perus- ja todelliset luvut.

Kerro joukkueelle

Mikään hanke ei ole yhden ihmisen maakunta. Vaikka kukaan muu ei olisi koskaan koskenut projektisuunnitelmaan, tiimisi antoi silti palautetta suunnitelmaan raportoimiensa tuntien ja sinulle projektin aikana antamiensa tietojen kautta.

Seuraa näitä ehdotuksia viestintäprosessin tarkentamiseksi:

• Kysy tiimin jäseniltä todellisen toiminnan raportoinnin onnistumisesta. Lähetitkö sähköpostia, ajoitko muistiinpanoja tai käytitkö Project Web App -työkaluja, kuten aikataulukkoa, kerätäksesi resurssitietoja? Harkitsitko hyödyntääsi kaikkia verkkoyhteistyön etuja? Pitäisikö sinun tehdä niin seuraavassa projektissa?
• Selvitä, arvioiko tiimisi viestintäsi toistuvaksi ja perusteelliseksi. Jaoitko resurssien kanssa liian vähän tietoa projektista vai tulvitko niitä liikaa? Lähetitkö yksinkertaisia ​​raportteja projektin tietyistä näkökohdista vai lähetitkö kokonaisia ​​(hankalia) projektitiedostoja? Tuntuiko johtoryhmä, että raportointisi projektista oli riittävä heidän tarpeisiinsa? Pitäisikö sinun oppia hyödyntämään paremmin muita ohjelmistoja, kuten Exceliä ja Visioa, joita käytetään Visual Reportsin kautta?

Vertaa projektin versioita

Projektipäälliköt haluavat joskus tallentaa uusia versioita projektisuunnitelmista välisuunnitelmien sijaan. Tämä lähestymistapa voi toimia, mutta se ei mahdollista projektihistorian tallentamista yhteen projektitiedostoon. Ei väliä – Projectin Versioiden vertailu -ominaisuuden avulla näet erot kahden projektisuunnitelmatiedoston välillä. Nämä tiedostot voivat olla joko kaksi eri versiota yhden projektin suunnitelmasta tai tiedostoja kahdelle erilliselle projektille, jotka sattuvat olemaan samanlaisia.

Tämän menetelmän avulla voit joko tarkastella tapahtumia valmiista projektista tai vertailla samanlaisia ​​uusia projekteja rakentaessasi niitä. Valmis vertailuraportti näyttää projektin erot graafisesti ja tarjoaa selitteen raportin ominaisuuksien tunnistamiseksi.

Voit verrata kahta tiedostoa Projectissa seuraavasti:

Avaa tiedosto, jota haluat verrata.
Aktiivista tiedostoa pidetään nykyisenä projektina.

Napsauta Raportti-välilehden Projekti-ryhmän Vertaa projekteja -painiketta.
Vertaa projektiversioita -valintaikkuna tulee näkyviin, kuten kuvassa.

Projektiversioiden vertailu.

Jos vertailtavaa tiedostoa ei näy avattavassa luettelossa Vertaa nykyistä projektia (tiedostonimi) tähän edelliseen versioon, napsauta Selaa-painiketta etsiäksesi ja valitaksesi sopiva tiedosto.
Valitsemaasi tiedostoa pidetään edellisenä projektina.

Jos haluat verrata muita kuin näytettäviä oletustaulukoita, valitse sopivat taulukot Tehtävätaulukko- ja Resurssitaulukko-luettelosta.

Napsauta OK-painiketta.

Jos näet viestin, joka ilmoittaa, että sinulla on liian monta saraketta vertailua varten, jatka napsauttamalla OK.
Projekti suorittaa vertailun ja näyttää vertailuraportin kuvan mukaisesti. Vertailuraportti näkyy yläruudussa, ja yksittäiset projektitiedostot näkyvät kahdessa alemmassa ruudussa. Vasemmalla oleva selite kuvaa raportin Indikaattorit-sarakkeen symboleja.

Projektien vertailu.

Napsauta Vertaa projekteja -välilehden Näytä-ryhmässä Resurssien vertailu.
Vertailuraportti-ruutu muuttuu näyttämään resurssitiedot.

Napsauta Sulje vertailu (X) -painiketta Vertailuraportin selitykset -ruudussa sulkeaksesi ruudun.
Napsauta Tallenna-painiketta pikatyökalurivillä ja nimeä tiedosto siten, että kun seuraavan kerran haluat tarkastella tätä vertailuraporttia, projektit ja kentät on jo määritetty.

Rakenna Microsoft Project Successille

Vaikka ihmisluonto saa ihmiset usein tarpeettomasti keskittymään projektista johtuviin puutteisiin, tosiasia on, että olet todennäköisesti tehnyt monia asioita hyvin. Ennen kuin aloitat toisen projektin suunnittelun, haluat tallentaa positiiviset puolet jonnekin, jotka löydät helposti myöhemmin.

Luo malli

Yksi vaihtoehto nykyisen projektin tietojen tallentamiseen on luoda malli, joka on yksinkertaisesti tallentamasi tiedosto, joka sisältää asetukset, jotka haluat replikoida. Kun avaat mallin, voit tallentaa sen projektidokumentiksi uudella nimellä ja kaikilla näillä asetuksilla.

Projekti sisältää omat mallinsa yleisille projekteille, mutta voit tallentaa minkä tahansa projektin malliksi. Jos toistat usein samoja tehtäviä projektissa – kuten monien toimialojen ihmiset tekevät – säästät aikaa kaikkien näiden tehtävien uudelleen luomiseen.

Mallit voivat sisältää minkä tahansa projektin tehtävien lisäksi mitä tahansa tai kaikkia tämäntyyppisiä tietoja kyseisiä tehtäviä varten:

• Kaikki tiedot jokaisesta lähtötasosta
• Todelliset arvot
• Hinnat kaikille resursseille
• Kiinteät kustannukset

Voit tallentaa kaikki nämä tiedot tai vain valitut kohteet. Jos esimerkiksi luot useita kiinteitä kustannuksia (kuten laitteita) ja resursseja niihin liittyvillä hinnoilla (ja käytät niitä useimmissa projekteissa), voit tallentaa mallin, jossa on vain kiinteät kustannukset ja resurssihinnat.

Voit tallentaa tiedoston mallina seuraavasti:

Avaa tiedosto, jonka haluat tallentaa, ja valitse sitten Tiedosto → Tallenna nimellä.

Valitse Tallenna ja synkronoi -ruudusta, minne haluat tallentaa mallin.
Voit tallentaa sen SharePointiin, tietokoneellesi, pilveen tai muuhun lisäämääsi sijaintiin.

Siirry kohtaan, johon haluat tallentaa mallin.
Tallenna nimellä -valintaikkuna tulee näkyviin, kuten kuvassa.

Tiedoston tallentaminen mallina.

Valitse avattavasta Tallenna nimellä -luettelosta Project Template (*.mpt).
Huomaa, että tämä tiedostopääte ei näy, ellet ole asettanut Windowsia näyttämään tiedostotunnisteita.

Napsauta Tallenna-painiketta.
Sinua pyydetään valitsemaan mallista poistettavien tietojen tyyppi, kuten kaikkien perusarvojen arvot, todelliset arvot ja niin edelleen. Valitse ruudut, jotka haluat tallentaa malliin, ja napsauta Tallenna.
Microsoft tallentaa mallit keskitettyyn kansioon nimeltä Mallit.

Hallitse Microsoft Project Organizer

Projectin hämmästyttävän joustava luonne antaa sinun mukauttaa monia asetuksia, kuten taulukoita, suodattimia, näkymiä ja raportteja. Voit esimerkiksi luoda erillisiä tietotaulukoita näytettäväksi näkymissä, jotka sisältävät taulukkoruutuja. Voit myös luoda erillisiä suodattimia, raportteja ja kalentereita. Jos sinulla on jonkinlainen elämä, et ehkä halua viettää iltoja luomalla uudelleen kaikkia näitä elementtejä seuraavassa projektissa. Käytä sen sijaan Järjestäjää kopioimaan ne muihin projektitiedostoihin.

Järjestäjällä voit kopioida tietoja tiedostosta toiseen. Kopioitavien tietojen järjestämiseen on yhdeksän välilehteä:

• Näkymät
• Raportit
• Moduulit
• Taulukot
• Suodattimet
• Kalenterit
• Kartat
• Kentät
• ryhmät

Jos haluat asettaa nykyiseen tiedostoon luomasi mukautetun kohteen käytettäväksi kaikissa projektisuunnitelmatiedostoissa, kopioi kohde yleiseen malliin Global.mpt Järjestäjällä. Vaikka jotkin kohteet kopioidaan oletusarvoisesti Järjestäjälle, ei ole koskaan haittaa varmistaa, että tärkeät kohteet tallennetaan sinne.

Noudata näitä ohjeita käyttääksesi Järjestäjää:

Avaa projekti, josta haluat kopioida kohteita, ja projekti, johon haluat kopioida kohteita.

Valitse tiedostosta, johon haluat kopioida, Tiedosto → Tiedot.
Backstage-näkymä avautuu ja näyttää tiedostojen yleiset valinnat.

Napsauta Järjestä yleinen malli -painiketta.
Järjestäjä-valintaikkuna tulee näkyviin, kuten kuvassa.

Järjestäjä-valintaikkuna.

Napsauta kopioitavan tiedon tyypin välilehteä.

Napsauta vasemmassa sarakkeessa kopioitavaa riviä.
Oletusarvoisesti Project valitsee Global.mpt-mallin vasemmalla olevalle luettelolle ja tiedoston, josta avaat luettelon oikealta. Jos haluat kopioida kohteita toisesta avoimesta tiedostosta, valitse se napsauttamalla oikealla olevan tiedostoluettelon alla olevaa pudotusvalikkoa. (Riippuen näytettävästä välilehdestä, avattava luettelo voi olla nimeltään Näkymät saatavilla, Ryhmät saatavilla, Raportit saatavilla ja niin edelleen.)

Napsauta Kopioi-painiketta.
Kohde näkyy oikealla olevassa luettelossa.

(Valinnainen) Voit nimetä luomasi mukautetun kohteen uudelleen
(a) Napsauta sitä oikealla olevasta luettelosta ja napsauta sitten Nimeä uudelleen -painiketta.
(b) Kirjoita uusi nimi näkyviin tulevaan Nimeä uudelleen -valintaikkunaan ja napsauta sitten OK-painiketta.

Jos haluat kopioida muita kohteita samalle välilehdelle, toista vaiheet 5 ja 6.

Jos haluat kopioida kohteen toiselle välilehdelle, toista vaiheet 4–8.

Kun olet lopettanut kohteiden kopioimisen tiedostosta toiseen, napsauta Sulje (X) -painiketta.

Älä nimeä uudelleen oletuskohteita Järjestäjässä. Niiden nimeäminen uudelleen voi aiheuttaa virheitä ja toimintahäiriöitä, kuten kyvyttömyyden näyttää tiettyä näkymää.