Jakeluluetteloiden käsittely Outlookissa

Voit luoda Outlookin yhteystiedot-moduulissa jakeluluettelon, joka sisältää useamman kuin yhden henkilön nimen niitä kertoja varten, kun lähetät viestin useille ihmisille samanaikaisesti. Voit myös määrittää jakelulistoihisi luokkia (kuten yksittäisille kontakteille) ja voit lähettää jakelulistan muille ihmisille sähköpostiviestin liitteenä, jotta he voivat käyttää samaa luetteloa kuin sinä, jos he ovat myös Outlookin avulla.

Jakeluluettelon luominen

Jakeluluettelon luominen on yksinkertaista, kun luot luettelollesi nimen ja valitset järjestelmääsi tallentamiasi nimiä. Jakeluluettelo ei kirjaa puhelinnumeroita ja postiosoitteita, vain sähköpostiosoitteita.

Voit luoda jakeluluettelon Yhteystiedot-moduulissa seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto –> Uusi –> Jakeluluettelo (tai paina Ctrl+Shift+L).

Jakeluluettelo-valintaikkuna tulee näkyviin.

2. Kirjoita nimi, jonka haluat määrittää jakeluluettelollesi.

Kirjoittamasi nimi näkyy Nimi-tekstikentässä.

3. Napsauta Valitse jäsenet -painiketta.

Näyttöön tulee Select Members -valintaikkuna, jonka vasemmalla puolella on luettelo käytettävissä olevista nimistä ja oikealla puolella tyhjä ruutu.

4. Kaksoisnapsauta jokaisen jakeluluetteloon lisättävän henkilön nimeä.

Jokainen kaksoisnapsautamasi nimi näkyy Lisää jakeluluetteloon -sarakkeessa valintaikkunan oikealla puolella.

5. Kun olet valinnut nimet, napsauta OK.

Valitse jäsenet -valintaikkuna sulkeutuu.

6. Napsauta Tallenna ja sulje (tai paina Alt+S).

Jakeluluettelo-valintaikkuna sulkeutuu ja jakeluluettelosi tulee näkyviin yhteystietoluetteloosi.

Kun luot jakeluluetteloa, saatat haluta sisällyttää siihen myös sellaisten ihmisten sähköpostiosoitteet, jotka eivät ole yhteystietoluettelossasi tai muissa Outlook-osoitteistoissasi. Jos haluat lisätä sellaisen ulkopuolisen jakeluluetteloosi, napsauta yllä olevassa vaiheessa 4 Lisää uusi (Valitse jäsenet -kohdan sijaan). Kirjoita lisättävän henkilön nimi ja sähköpostiosoite Lisää uusia jäseniä -valintaikkunaan, napsauta OK ja noudata loput vaiheet täsmälleen samalla tavalla.

Jakeluluettelon muokkaaminen

Ihmiset tulevat ja ihmiset menevät jakelulistoille, aivan kuten he tekevät kaikkialla muuallakin. Onneksi voit muokata listoja. Napsauta Yhteystiedot-kuvaketta siirtymisruudussa ja kaksoisnapsauta jonkin jakeluluettelosi nimeä (merkintöjä, joissa on pieni kaksipäinen kuvake nimen oikealla puolella). Kun avaat jakeluluettelomerkinnän, näet saman näytön, jonka näit luetteloa luodessasi. Tässä on hyödyllisiä vaihtoehtoja:

• Listan jäsenen poistaminen: Napsauta nimeä ja napsauta Poista-painiketta.

• Uuden jäsenen valitseminen yhteystietoluettelossasi tai yleisessä osoiteluettelossasi jo olevista nimistä: Napsauta Valitse jäsenet ja noudata samaa rutiinia, jota käytät luetteloa luodessasi.

• Jos haluat lisätä henkilön, jonka sähköpostiosoitetta ei ole missään osoitekirjassasi: Napsauta Lisää uusi -painiketta, täytä henkilön nimi ja sähköpostiosoite ja napsauta OK.

Jakeluluettelon käyttäminen

Jakeluluettelot näkyvät kohteina yhteystietoluettelossasi ihmisten nimien kanssa – joten (kuten voit luultavasti arvata) voit käyttää jakeluluetteloa sähköpostiviestien osoittamiseen aivan kuten minkä tahansa yhteyshenkilön kanssa. Näin:

• Voit vetää jakeluluettelon kortin Saapuneet-kansioosi luodaksesi uuden sähköpostiviestin kyseiseen luetteloon.

• Voit kirjoittaa jakeluluettelon nimen sähköpostiviestin Vastaanottaja:-riville ja napsauttaa työkalupalkin Tarkista nimet -painiketta.

Kun Outlook lisää alleviivauksen Vastaanottaja-ruudun nimeen, tiedät, että viestisi menee jakeluluettelossasi oleville henkilöille.