Jakaminen ACT! 2005 ja Outlook Address Books

Yleinen väärinkäsitys mahdollisten ACT:n keskuudessa! käyttäjät eivät tarvitse ACT:ta! koska he käyttävät Outlookia. Saatat nauraa tälle ehdotukselle, jos ymmärrät, että Outlook on PIM (henkilökohtaisten tietojen hallinta), kun taas ACT! on todellinen yhteyshenkilö. Ajattele ACTia! kuten Outlook steroideihin; kokeile yhdistää yhdistämistä, mukauttaa kenttiä tai kirjautua sisään muistiinpanoja Outlookissa, niin ymmärrät.

Silti vähän TOIMIA! käyttäjät joutuvat käyttämään Outlookia useista syistä:

• Hänen yrityksensä käyttää tällä hetkellä Outlookia yrityksen kalenterin ylläpitämiseen.

• Hän saattaa käyttää Outlookia pitääkseen kirjaa henkilökohtaisista osoitteista ja tiedoista, jotka eivät kuulu ACT!

Onneksi voit opettaa ACT! ja Outlook jakaa sekä osoitekirjansa että kalenterinsa toistensa kanssa.

Kun käytät molempia ACT! ja Outlookin osoitekirjat, sinun on oltava tietoinen integroinnin toiminnasta:

• Voit tuoda kaikki Outlook-yhteystietosi – mukaan lukien tapaamiset, tehtävät, muistiinpanot ja päiväkirjamerkinnät – ACT!:hen.

• Voit tarkastella kaikkia ACT!:n sähköpostiosoitteita Outlookissa.

• Voit tarkastella kaikkia Outlookin sähköpostiosoitteita ACT!:ssa.

• Et näe uusia Outlook-yhteystietoja, tapaamisia, tehtäviä, muistiinpanoja ja päiväkirjamerkintöjä, ellet tuo Outlook-tietojasi uudelleen.

Outlookin tuominen ACT:hen!

TOIMIA! sisältää erittäin hienosti Outlookin yhtenä tuontivaihtoehdoistaan. Loppujen lopuksi yhä useammat ihmiset siirtyvät Outlookista ACTiin! kuin ACT:lta! Outlookiin. Tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä Outlook-tietojen tuomiseksi:

1. Mistä tahansa ACT! -näytössä, valitse Tiedosto -> Tuo.

Tietokannan varmuuskopiointi on hyvä idea ennen kuin yrität kokeilla jotain niin hankalaa kuin tietojen tuonti.

Ohjattu tuontitoiminto avautuu mukavalla tervetulonäytöllä, jonka voit ohittaa napsauttamalla Seuraava.

2. Valitse Outlook datatyypiksi, jonka haluat tuoda, ja napsauta Seuraava.

3. Määritä, että haluat tuoda yhteystietotietueet ja napsauta Seuraava.

Yhteystiedot sisältävät hyvät asiat, kuten henkilön nimen, yrityksen, osoitteen, puhelinnumeron ja kengän koon.

4. Määritä tuontiasetukset ja napsauta Seuraava.

Määritä tuontiasetukset -näyttö avautuu.

• Outlook-yhteystiedot: Tuo Outlook-yhteystietosi ACT!:hen.

• Exchange-yhteystiedot: Tuo Exchange-yhteystietosi ACT!:hen. Käytä tätä vaihtoehtoa vain, jos työskentelet suuressa yrityksessä, joka jakaa Outlook-tietosi verkossa.

• Tapaamiset ja tehtävät ACT! Aktiviteetit: Muuntaa Outlook-tapaamiset ja tehtävät ACT! toimintaa.

• Huomautuksia ACT! Huomautuksia: Muuntaa Outlook-muistiinpanot ACT:ksi! merkintä.

• Päiväkirjamerkinnät ACT! Huomautuksia: Tuo Outlook-päiväkirjamerkinnäsi ACT-muodossa! muistiinpanoja.

5. Kartoita Outlook-kentät ACT! kentät ja napsauta Seuraava.

TOIMIA! on jo "kääntänyt" olemassa olevat Outlook-kentät ACT! kentät. Esimerkiksi Outlookin yritysosoitteen postinumerosta tulee ACT!:n postinumerokenttä.

6. Napsauta Valmis.

Outlookin osoitekirjan määrittäminen sisältämään ACT!

Käytätkö Outlookia henkilökohtaiseen sähköpostiisi? Voit tarkastella Outlookiin tallennettuja sähköpostiosoitteita ACT! ja päinvastoin. Vaikka TOIMI! tunnistaa automaattisesti Outlookin oletusosoitekirjat, Outlook ei ole aivan niin kirkas; sinun on kerrottava Outlookille, mistä löydät ACT:si! tiedot. Tee se seuraavasti:

1. Valitse Outlookissa Työkalut –> Sähköpostitilit.

Ohjattu sähköpostitilitoiminto avautuu.

2. Valitse Lisää uusi hakemisto tai osoitekirja -vaihtoehto ja napsauta Seuraava.

3. Valitse Hakemisto- tai Osoitekirjan tyyppi -ikkunassa Muut osoitekirjat -vaihtoehto ja napsauta sitten Seuraava.

4. Valitse ACT! 2005 Address Book -vaihtoehto ja napsauta Seuraava.

Näytös! 2005 Address Book -valintaikkuna avautuu. Voit määrittää kolme ACT! tietokantoja, jos haluat.

5. Napsauta Selaa löytääksesi ja valitaksesi ACT! tietokanta Ensimmäinen osoitekirja -osiossa.

6. Syötä ACT! käyttäjätunnus ja salasana ja napsauta OK.

Saat viestin, jossa sinua kehotetaan poistumaan Outlookista ja avaamaan se sitten uudelleen, jotta muutokset tulevat voimaan. Niin. . .

7. Poistu Outlookista ja avaa se uudelleen, jotta muutokset tulevat voimaan.

Käyttämällä ACT! Outlookin sähköpostilla

Kun olet määrittänyt Outlookin pelaamaan hienosti ACT!:n kanssa, voit luoda historiaa, joka näkyy kontaktin Historia-välilehdellä ACT!:ssa. Voit tehdä tämän joko vastaanotetuille tai luomillesi viesteille.

Luodaan ACT! historia Outlookiin saapuneesta sähköpostista

Jos haluat liittää Outlook-sähköpostiviestin yhteystiedon Historia-välilehteen, toimi seuraavasti:

1. Avaa Outlookissa viesti, johon haluat liittää historian.

2. Valitse vaihtoehto ACT! Historia-pudotusvalikko.

Älä näe ACT:ta! Historia vaihtoehto? Napsauta Outlookin työkalupalkkia hiiren kakkospainikkeella ja valitse ACT! Historia.

3. Napsauta Attach to ACT! 2005 Yhteystiedot -painike Outlookin työkalupalkissa.

Etkö ole varma, miltä painike näyttää? Työkalurivin oikeassa päässä pitäisi olla epämääräisesti tuttu painike – se on ACT!:hen liittyvä grafiikka. Jos olet lisännyt useamman kuin yhden ACT:n! osoitekirjasta Outlookiin, sinua pyydetään valitsemaan tietokanta, johon yhteystieto on tallennettu.

4. Valitse yhteystieto Liitä sähköposti yhteystietoon -ikkunasta ja napsauta OK.

Linkki sähköpostiviestiin tulee näkyviin yhteyshenkilön Historia-välilehdelle.

Luodaan ACT! sähköpostit Outlookissa

Jos olet Outlookissa ja tunnet ylivoimaisen halun lähettää sähköpostia ACT:llesi! yhteystiedot, voit tehdä sen seuraavasti:

1. Luo uusi viesti Outlookissa.

2. Valitse vaihtoehto ACT! Historia-pudotusvalikko.

Älä näe ACT:ta! Historia vaihtoehto? Napsauta Outlookin työkalupalkkia hiiren kakkospainikkeella ja valitse ACT! Historia.

3. Napsauta uuden sähköpostiviestin Vastaanottaja-painiketta.

Valitse nimet -valintaikkuna avautuu.

4. Valitse ACT:si nimi! tietokannasta Näytä nimet alueelta.

5. Valitse yhteystieto avattavasta Tyyppinimi- tai Valitse luettelosta -luettelosta.

Nopeuttaa prosessia kirjoittamalla aiotun vastaanottajan etunimen pari ensimmäistä kirjainta.

6. Napsauta OK.

Napsauta Lähetä-painiketta ja olet valmis lähtemään. Jälleen kerran pääset istumaan ympäriinsä pyöritellen peukaloitasi TOIMITTAessasi! orjat pois, luomalla lähetetyn sähköpostin historian yhteyshenkilön Historia-välilehdelle.

Sähköposti Outlook-yhteyshenkilöille ACT!

ACT:n lähettäminen! sähköpostin lähettäminen jollekin Outlook-yhteystiedoistasi on melkein liian helppoa. Sinun tarvitsee vain noudattaa näitä ohjeita:

1. Luo uusi ACT! sähköpostiviesti napsauttamalla Sähköposti-kuvaketta ACT!:n navigointipalkissa ja napsauttamalla sitten Uusi.

Uusi viesti-ikkuna tulee näkyviin.

2. Napsauta Vastaanottaja-painiketta.

Valitse vastaanottajat -valintaikkuna avautuu, joka muistuttaa paljon Select Names -valintaikkunaa.

3. Valitse avattavasta Osoitekirja-luettelosta Microsoft Outlook.

Näet nyt luettelon kaikista Outlook-yhteystiedoistasi. Prosessin nopeuttamiseksi sinun kannattaa kirjoittaa henkilön etunimen ensimmäiset kirjaimet Kirjoita/Valitse nimi -pudotusvalikkoalueelle.

4. Valitse haluamasi nimi luettelosta ja napsauta OK.