Ei kestä kauan kerätä enemmän sähköpostiviestejä kuin jaksat käsitellä. Jotkut ihmiset vain poistavat viestejä lukiessaan niitä. Toiset pitävät vanhoja viestejä viitetarkoituksessa.
Ongelmana on, että Outlook hidastuu, kun tallennat paljon sähköpostiviestejä. Lisäksi valtavan viestikokoelman hallinta on hankalaa. Lisäksi, jos käytät yrityksen sähköpostijärjestelmää, järjestelmänvalvojat eivät välttämättä salli sinun tallentaa enemmän kuin tiettyä määrää sähköpostiviestejä, koska se tukkii järjestelmän.
Arkistointi on suoraan Outlookiin sisäänrakennettu ominaisuus, jonka avulla voit tallentaa viestejä ja muita Outlook-kohteita, joita sinun ei tarvitse katsoa juuri nyt, mutta joita saatat haluta käyttää tulevaisuudessa. Jos käytät Outlookia Exchange-verkossa työpaikalla, arkistointi helpottaa tulemista toimeen järjestelmänvalvojien kanssa vähentämällä sähköpostijärjestelmään tallennettavien viestien määrää.
Vaikka et haluaisi käyttää arkistointiominaisuutta juuri nyt, saatat haluta ymmärtää, miten se toimii. Outlook arkistoi joskus kohteita automaattisesti – mikä saattaa näyttää sinusta siltä, että Outlook-kohteet katoavat.
Jos automaattinen arkistointiominaisuus tuntuu pelottavalta ja monimutkaiselta sinusta, yritä olla huolettamatta. Microsoft ei ehkä ole tehnyt Arkisto-ominaisuudesta helposti tulkittavaa. Kun kuitenkin ymmärrät sen, automaattinen arkistointi voi olla sinulle arvokasta.
Vaikka ihmiset arkistoivat useimmiten sähköpostiviestejä, kaikki Outlook-kohteet voidaan lähettää arkistoon – tapaamiset, tehtävät, kaikki. Ihmiset eivät yleensä arkistoi yhteystietoja ja muistiinpanoja, mutta voit jopa arkistoida ne, jos haluat.
Sinun ei tarvitse tehdä mitään, jotta Outlook arkistoi kohteesi. ohjelma on asetettu arkistoimaan kohteet automaattisesti. Jos haluat nähdä, miten Outlook on määritetty arkistoimaan vanhat kohteesi tai muuttaa tapaa, jolla Outlook tekee työn, toimi seuraavasti:
1. Valitse Työkalut –> Asetukset.
Asetukset-valintaikkuna tulee näkyviin.
2. Napsauta Muu-välilehteä.
Muut asetukset -sivu tulee näkyviin.
3. Napsauta Automaattinen arkistointi -painiketta.
Automaattinen arkistointi -valintaikkuna tulee näkyviin.
Älä käy läpi Automaattinen arkistointi -valintaikkunaa muuttaen asioita tahallaan - ainakaan ennen kuin katsot, mitä on jo määritetty. Automaattinen arkistointi -valintaikkuna yleensä kertoo sinulle neljä tärkeää asiaa:
Kun asennat Outlookin ensimmäisen kerran, ohjelma arkistoi kohteet automaattisesti 14 päivän välein ja lähettää yli 6 kuukautta vanhat kohteet Automaattinen arkistointi -valintaikkunassa olevaan arkistotiedostoon. Useimmille ihmisille nuo asetukset ovat ihan hyviä. Jotkut ihmiset haluavat poistaa automaattisen arkistoinnin käytöstä ja suorittaa arkistointiprosessin manuaalisesti. Voit poistaa automaattisen arkistoinnin käytöstä napsauttamalla valintaruutua "Suorita automaattinen arkistointi 14 päivän välein" Automaattinen arkistointi -valintaikkunan yläosassa.
Voit arkistoida viestejä milloin tahansa valitsemalla Outlook-valikosta Tiedosto -> Arkistoi ja seuraamalla kehotteita. Arkistointiprosessin manuaalisen suorittamisen etuna on, että saat hieman paremman hallinnan prosessista; voit antaa Outlookille eräpäivän arkistointiin, esimerkiksi vuoden ensimmäisenä. Voit myös kertoa Outlookille, mitkä kansiot arkistoidaan ja mihin arkistoidut kohteet lähetetään. Voit jopa arkistoida erilaisia Outlook-kansioita erilaisiin arkistotiedostoihin. Kaiken tämän ohjauksen haittana on, että on mahdollista tehdä viaton virhe ja lähettää arkistoidut kohteet paikkaan, jota et löydä enää helposti. Älä muuta niiden tiedostojen nimeä tai sijaintia, joihin arkistoidut kohteesi lähetetään, koska on yllättävän helppo menettää tieto siitä, mitä meni minne.
Joskus AutoArchive tuntuu taikalta. Vanhemmat esineet arkistoidaan mystisesti ilman sinun toimenpiteitäsi. Eikö se ole helppoa? Toki - kunnes sinun on yhtäkkiä löydettävä jokin niistä kohteista, jotka siirtyivät taianomaisesti arkistoon. Sitten sinun on mietittävä, minne se meni ja kuinka päästä siihen uudelleen.
Kun haluat tarkastella arkistoituja kohteita uudelleen, avaa arkistokansio, jota Outlook kutsuu myös datatiedostoksi.
Voit avata arkistokohteesi sisältävän datatiedoston seuraavasti:
1. Valitse Tiedosto –> Avaa –> Outlook-datatiedosto.
Avaa Outlook Data File -valintaikkuna tulee näkyviin.
2. Kirjoita avattavan tiedoston nimi Tiedostonimi-ruutuun.
Syöttämäsi nimi tulee näkyviin Tiedostonimi-ruutuun.
3. Napsauta OK.
Avaamasi datatiedoston nimi näkyy kansiopalkissa suurilla kirjaimilla. Myös kansioluettelosi tulee näkyviin, ja siinä näkyy kaksi kansioiden ryhmää: Normaali ja Arkisto.
Tarpeeksi yksinkertainen, eikö? Kyllä, mutta siinä on virtuaalinen kärpänen. Et todennäköisesti tiedä avattavan arkistotiedoston nimeä, eikä se yleensä näy Luo tai avaa Outlook-datatiedosto -valintaikkunan luettelossa.
Saat selville avatun arkistotiedoston nimen valitsemalla Tiedosto -> Arkisto ja katsomalla "Arkistotiedosto" -ruutua. Varo, ettet muuta mitään Arkistotiedosto-ruudun tiedoissa. Muussa tapauksessa Outlook saattaa alkaa lähettää arkistoituja kohteitasi muualle. Arkistotiedosto-ruudussa olevat tiedot ovat yleensä monimutkaisia, kaksoispisteitä ja vinoviivoja sisältäviä asioita, joita tavalliset ihmiset eivät muista.
Yksi tapa kaapata pitkä nimi valintaikkunassa on kopioida tiedot. Tältä se näyttää eteenpäin kelattaessa: Napsauta nimeä kerran, paina sarkainta, paina Vaihto+Sarkain, paina Ctrl+C ja napsauta sitten Peruuta. Kun olet kopioinut tiedostonimen, voit noudattaa aiemmin tässä artikkelissa annettuja ohjeita – liittää haluamasi nimen Tiedostonimi-ruutuun painamalla Ctrl+V ja iloita siitä, että sinun ei tarvitse muistaa sitä pitkää, hullua tiedostonimeä. .
Voit pitää arkistotiedostosi auki Outlook-kansioluettelossa niin kauan kuin haluat, mutta useimmat ihmiset haluavat sulkea sen löydettyään tarvitsemansa. Outlook toimii hieman nopeammin, kun suljet tarpeettomat tiedostot.
Voit sulkea datatiedoston seuraavasti:
1. Kun kansioluettelo on auki, napsauta hiiren kakkospainikkeella arkistokansiosi nimeä.
Näkyviin tulee pikavalikko.
2. Valitse pikavalikosta Sulje kansio.
Arkistokansiosi katoaa kansioluettelosta.
Tapa, jolla kansiot nimetään Outlookissa, on outoa. "Henkilökohtaiset kansiot" saattaa näkyä useita kertoja kansioluettelossasi. Jotta Outlook toimisi mahdollisimman nopeasti, sulje mahdollisimman monta niistä. Pääkansiosi – joka päivä käytät – ei sulkeudu, joten sinun ei tarvitse huolehtia joka päivä käyttämiesi kansioiden sulkemisesta.
Kuinka estää Microsoft Wordia avaamasta tiedostoja vain luku -tilassa Windowsissa Microsoft Word avaa tiedostot vain luku -tilassa, jolloin niiden muokkaaminen on mahdotonta? Älä huoli, menetelmät ovat alla
Virheiden korjaaminen virheellisten Microsoft Word -asiakirjojen tulostuksessa. Virheet tulostettaessa Word-asiakirjoja, joissa on muuttuneet fontit, sotkuiset kappaleet, puuttuva teksti tai kadonnut sisältö ovat melko yleisiä. Älä kuitenkaan
Jos olet piirtänyt PowerPoint-dioihin esityksen aikana kynää tai korostuskynää, voit tallentaa piirustukset seuraavaa esitystä varten tai poistaa ne, jotta seuraavan kerran näytät ne. Aloitat puhtailla PowerPoint-dioilla. Pyyhi kynä- ja korostuskynäpiirrokset noudattamalla näitä ohjeita: Pyyhi rivit yksi kerrallaan […]
Tyylikirjasto sisältää CSS-tiedostoja, Extensible Stylesheet Language (XSL) -tiedostoja ja kuvia, joita käyttävät ennalta määritetyt sivupohjat, sivuasettelut ja säätimet SharePoint 2010:ssä. CSS-tiedostojen etsiminen julkaisusivuston tyylikirjastosta: Valitse Sivuston toiminnot→ Näytä Kaikki sivuston sisältö. Sivuston sisältö tulee näkyviin. Style-kirjasto sijaitsee […]
Älä hukuta yleisöäsi jättimäisillä numeroilla. Microsoft Excelissä voit parantaa koontinäyttöjesi ja raporttiesi luettavuutta muotoilemalla numerot näyttämään tuhansia tai miljoonia.
Opi käyttämään SharePointin sosiaalisen verkostoitumisen työkaluja, joiden avulla yksilöt ja ryhmät voivat kommunikoida, tehdä yhteistyötä, jakaa ja pitää yhteyttä.
Juliaanisia päivämääriä käytetään usein valmistusympäristöissä aikaleimana ja pikaviitteenä eränumerolle. Tämän tyyppisen päivämääräkoodauksen avulla jälleenmyyjät, kuluttajat ja huoltoedustajat voivat tunnistaa tuotteen valmistusajankohdan ja siten tuotteen iän. Julian-päivämääriä käytetään myös ohjelmoinnissa, armeijassa ja tähtitiedessä. Erilainen […]
Voit luoda verkkosovelluksen Access 2016:ssa. Mikä verkkosovellus sitten on? No, verkko tarkoittaa, että se on verkossa, ja sovellus on vain lyhenne sanoista "sovellus". Mukautettu verkkosovellus on online-tietokantasovellus, jota käytetään pilvestä selaimen avulla. Rakennat ja ylläpidät verkkosovellusta työpöytäversiossa […]
Useimmat SharePoint 2010:n sivut näyttävät navigointilinkkien luettelon pikakäynnistyspalkissa sivun vasemmassa reunassa. Pikakäynnistyspalkki näyttää linkit esitellyn sivuston sisältöön, kuten luetteloihin, kirjastoihin, sivustoihin ja julkaisusivuihin. Pikakäynnistyspalkki sisältää kaksi erittäin tärkeää linkkiä: Koko sivuston sisältö -linkki: […]
Yksinkertaisille ongelmille Excelin Ratkaisija löytää yleensä nopeasti optimaaliset Ratkaisijamuuttujien arvot tavoitefunktiolle. Mutta joissakin tapauksissa Ratkaisijalla on vaikeuksia löytää Solver-muuttujan arvoja, jotka optimoivat tavoitefunktion. Näissä tapauksissa Ratkaisija näyttää yleensä viestin tai virheilmoituksen, joka kuvaa tai käsittelee ongelmaa, jonka […]
