Yksi skenaarioista, joita saatat kohdata, kun organisaatiosi sivustokokoelmien määrä kasvaa, on tarve koota tietoja eri luetteloista liiketoimintatiedon keräämiseksi ja raporttien laatimiseksi. SharePoint Onlinen integrointi Microsoft Access 2010:een (Access) mahdollistaa sen, että ei-ohjelmoija voi kiertää nykyiset SharePoint Onlinen rajoitukset tämän ongelman ratkaisemiseksi.
Tai jos olet kasvava pienyritys, jolla on olemassa Web-tietokanta Accessissa, voit hyödyntää SharePoint Onlinea, jotta organisaatiosi jäsenet, joiden tilaussuunnitelmat eivät sisällä Office Professional 2010:tä, voivat olla vuorovaikutuksessa tietokantaasi kanssa selaimen kautta.
MS Access 2010 on mukana Office 2010:ssä, ja sen mukana tulee joukko Web-tietokantamalleja, jotka ovat yhteensopivia Publish to Access Services -ominaisuuden kanssa. Office 365 -tilaussuunnitelmat sisältävät Access Services -ominaisuuden, jonka avulla voit julkaista minkä tahansa näistä Access-malleista SharePoint-sivustoillesi.
Hyvin yksinkertaistettuna Access-tietokanta on relaatiotietokanta, joka järjestää tietosi taulukoihin. Tietokannan taulukot koostuvat riveistä tai tietueista, ja näiden tietueiden attribuutit on määritelty sarakkeissa tai kenttiin. Tietokannasta tulee relaatio, kun taulukon attribuutit muodostavat suhteen tai riippuvuuden toisesta taulukosta.
Sinulla voi esimerkiksi olla Yhteystiedot-taulukko, joka sisältää kaikkien asiakkaidesi yhteystiedot. Tämän jälkeen sinulla voi olla erillinen Tilaukset-taulukko, joka sisältää kaikkien Yhteystiedot-taulukon asiakkaidesi tilaushistorian.
Kaikkien näiden tietojen seurannan kauneus erillisissä taulukoissa yhden pitkän listan sijaan ei katoa Access-käyttäjiltä, jotka nostivat ohjelmiston kuuluisuuteen, kun Microsoft toimitti miljoonannen MS Access 1.1 -kopionsa syyskuussa 1993, vain kymmenen kuukautta sen julkaisun jälkeen.