Napsauta navigointipalkin Kalenteri-painiketta (tai paina Ctrl+2).
Kalenterisi tulee näkyviin.
Valitse Aloitus-välilehti ja napsauta Uusi kokous -painiketta nauhassa (tai paina Ctrl+Shift+Q).
Uusi kokous -lomake avautuu.
Napsauta Scheduling Assistant -painiketta.
Osallistujien saatavuus -sivu tulee näkyviin. Jos Outlook ei muodosta yhteyttä Exchange-palvelimeen, et näe Scheduling Assistant -painiketta. Sen sijaan painikkeessa lukee Ajoitus.
Napsauta Scheduling Assistant -painiketta.
Osallistujien saatavuus -sivu tulee näkyviin. Jos Outlook ei muodosta yhteyttä Exchange-palvelimeen, et näe Scheduling Assistant -painiketta. Sen sijaan painikkeessa lukee Ajoitus.
Napsauta Lisää muita -painiketta lomakkeen alaosassa.
Valitse osallistujat ja resurssit -valintaikkuna tulee näkyviin.
Napsauta sen henkilön nimeä, jonka haluat kutsua kokoukseen.
Napsautamasi nimi on korostettu, mikä osoittaa, että olet valinnut sen.
Napsauta joko Pakollinen tai Valinnainen -painiketta sen mukaan, kuinka tärkeää henkilön osallistuminen kokoukseen on.
Valitsemasi nimi näkyy joko Pakollinen- tai Valinnainen-ruudussa sen mukaan, mitä painiketta napsautat.
Napsauta joko Pakollinen tai Valinnainen -painiketta sen mukaan, kuinka tärkeää henkilön osallistuminen kokoukseen on.
Valitsemasi nimi näkyy joko Pakollinen- tai Valinnainen-ruudussa sen mukaan, mitä painiketta napsautat.
Toista vaiheita 5 ja 6, kunnes olet valinnut kaikki, jotka haluat lisätä kokoukseen.
Valitsemasi nimet näkyvät Valitse osallistujat ja resurssit -valintaikkunassa.
Napsauta OK.
Valitse osallistujat ja resurssit -valintaikkuna sulkeutuu, ja valitsemasi nimet näkyvät Osallistujien saatavuus -sivulla. Jos Outlook muodostaa yhteyden Exchange-palvelimeen, Attendee Availability -sivulla näkyy myös kunkin henkilön aikataulu, jotta näet, milloin kaikilla on vapaa-aikaa.
Riippuen siitä, kuinka Outlook muodostaa yhteyden Exchange-palvelimeen, saattaa kestää hetken, ennen kuin Outlook saa kaikkien aikataulun. Jos Outlook ei muodosta yhteyttä Exchange-palvelimeen, Outlook sanoo, ettei sillä ole tietoa osallistujien aikatauluista.
1
Napsauta Osallistujien saatavuus -sivun yläreunassa olevalla aikajanalla haluamaasi kokousaikaa.
Valitsemasi aika näkyy Aloitusaika -ruudussa Osallistujien saatavuus -sivun alaosassa. Voit halutessasi kirjoittaa kokouksen alkamis- ja päättymisajan Osallistujien saatavuus -sivun alareunassa oleviin kenttiin sen sijaan, että napsauttaisit aikajanaa.
Jos et näe aikaa, jolloin kaikki kokoukseen kutsumasi ovat käytettävissä, voit valita kaikille sopivan ajan Ehdotetut ajat -ikkunan käytettävissä olevien aikavälien luettelosta.
1
Napsauta Osallistujien saatavuus -sivun yläreunassa olevalla aikajanalla haluamaasi kokousaikaa.
Valitsemasi aika näkyy Aloitusaika -ruudussa Osallistujien saatavuus -sivun alaosassa. Voit halutessasi kirjoittaa kokouksen alkamis- ja päättymisajan Osallistujien saatavuus -sivun alareunassa oleviin kenttiin sen sijaan, että napsauttaisit aikajanaa.
Jos et näe aikaa, jolloin kaikki kokoukseen kutsumasi ovat käytettävissä, voit valita kaikille sopivan ajan Ehdotetut ajat -ikkunan käytettävissä olevien aikavälien luettelosta.
1
Napsauta Tapaaminen-painiketta.
Näkyviin tulee Tapaamissivu, jossa on lomakkeen yläreunassa olevassa Vastaanottaja-ruudussa kutsumiesi ihmisten nimet.
1
Kirjoita kokouksen aihe Aihe-ruutuun ja lisää tiedot kokouksen pitopaikasta Sijainti-ruutuun.
Syöttämäsi aihe näkyy Aihe-ruudussa ja sijainti näkyy Sijainti-ruudussa.
1
Kirjoita Viesti-ruutuun tiedot, jotka haluat osallistujien tietävän kokouksestasi, ja napsauta Lähetä.
Kokouspyyntösi lähetetään kutsumillesi ihmisille, ja kokous lisätään kalenteriisi.