Hyväksynnän työnkulun määrittäminen SharePoint 2010:ssä

Hyväksyntätyönkulku on yksi useista SharePoint 2010:n työnkulkumalleista. Sisällön hyväksyntä on oletusarvoisesti käytössä julkaisuportaaleissa. Tämä voi olla hämmentävää, koska kun sisällön hyväksyntä on käytössä, asiakirja ei näy muille ennen kuin se on julkaistu.

Voit selvittää, onko julkaisutyönkulku käytössä kirjastossasi avaamalla asiakirjakirjasto ja napsauttamalla minkä tahansa asiakirjan Ominaisuudet-kuvaketta. Jos työnkulku on vaihtoehto, olet valmis.

Jos haluat määrittää hyväksynnän työnkulun, siirry ensin Kirjaston asetukset -sivulle kirjastosi nauhalla.

1Napsauta Oikeus- ja hallinta-asetuksissa Työnkulun asetukset -linkkiä.

Lisää työnkulku -sivu tulee näkyviin. Napsauta Hyväksyminen – SharePoint 2010 -malli -vaihtoehtoa Valitse työnkulkumalli -luettelosta.

2Kirjoita nimi Kirjoita tämän työnkulun yksilöllinen nimi -tekstiruutuun.

Valitse nimi, joka kuvaa liiketoimintaprosessisi vaihetta, jonka tämä työnkulku täyttää. Useimmissa liiketoimintaprosesseissa voi olla useita hyväksymisvaiheita, joten sen kutsuminen Hyväksyntätyönkuluksi ei ole mielekästä.

Jos esimerkiksi hyväksyntätyönkulkusi on itse asiassa tarkistustyönkulku, kutsu sitä tekijäntarkistustyönkuluksi. Jos sinun on lisättävä toinen hyväksyntätyönkulku, voit kutsua sitä Regulatory Editorial Review Workflowksi.

3 Valitse tehtäväluettelo avattavasta Valitse tehtäväluettelo -luettelosta.

Käytä oletusasetusta – Työnkulkutehtävät – ellei sinulla ole erityistä syytä haluta seurata tätä työnkulkua luettelona sellaisenaan.

4 Valitse historialuettelo avattavasta Valitse historialuettelo -luettelosta.

Hyväksy jälleen oletusarvo, joka on Työnkulkuhistoria.

5Valitse aloitusvaihtoehto valitsemalla sopiva valintaruutu.

Päätä, kuinka haluat työnkulun käynnistyvän. Jos haluat työnkulun käynnistyvän manuaalisesti, valitse valintaruutu Salli tämän työnkulun käynnistämisen manuaalisesti valtuutetun käyttäjän, jolla on kohteen muokkausoikeudet.

Huomautus: Sinulla voi olla vain yksi työnkulku, jonka käynnistää kirjastossa julkaiseminen.

6 Napsauta Seuraava-painiketta.

Sivun hyväksyntäsivu tulee näkyviin.

7Määritä sopivat asetukset.

Napsauta Tallenna-painiketta.

Jos olet ottanut hälytyksen käyttöön kirjastossa/luettelossa ja hyväksyntä on käytössä myös kyseisessä kirjastossa/luettelossa, et ehkä saa ilmoitusta ennen kuin uusi tai muutettu kohde on hyväksytty ja julkaistu.

Jos tarvitset vain hyväksyntöjä, hyväksyntätyönkulku voi olla ylivoimainen. Harkitse työnkulun poistamista käytöstä ja vain hyväksyntöjen säilyttämistä versioinnin kanssa tai ilman. Hyväksyntää vaativat kohteet istuvat hiljaa odottamassa jonkun huomioivan.