Excelin kojelaudan suunnitteluperiaate – pidä se yksinkertaisena

Kojelaudan suunnitteluasiantuntija Stephen Few sanoo: "Yksinkertaista, yksinkertaista, yksinkertaista". Perusajatuksena on, että kojelaudat, joissa on liian monta mittaa tai liikaa silmänruokaa, voivat laimentaa esittämääsi tärkeää tietoa. Kuinka monta kertaa joku on kertonut sinulle, että raportit näyttävät "varaisilta"? Pohjimmiltaan tämä valitus tarkoittaa, että sivulla tai näytössä tapahtuu liikaa, mikä vaikeuttaa todellisten tietojen näkemistä.

Tässä on muutamia toimia, joilla voit varmistaa yksinkertaisemman ja tehokkaamman kojelautasuunnittelun.

Älä muuta kojelautaasi tietovarastoksi

Myönnä se. Sisällytät raporttiin mahdollisimman paljon tietoa ensisijaisesti lisätietojen kysymisen välttämiseksi. Mutta kojelaudan mielentilassa sinun on taisteltava halua pakottaa kaikki saatavilla olevat tiedot kojelaudoille.

Liian paljon dataa käyttävien käyttäjien ylikuormittaminen voi saada heidät unohtamaan kojelaudan ensisijaisen tavoitteen ja keskittymään merkityksettömiin tietoihin. Kojelaudassa käytettävien toimenpiteiden tulee tukea kojelaudan alkuperäistä tarkoitusta. Vältä tarvetta täyttää tyhjää tilaa symmetrian ja ulkonäön vuoksi. Älä sisällytä mukavia tietoja vain siksi, että tiedot ovat saatavilla. Jos tiedot eivät tue kojelaudan ydintarkoitusta, jätä ne pois.

Vältä hienoa muotoilua

Avain tehokkaaseen kommunikointiin kojetaulujesi kanssa on esittää tietosi mahdollisimman yksinkertaisesti. Sitä ei tarvitse kääriä silmänruokaan tehdäkseen siitä mielenkiintoisemman. On ok, jos sinulla on kojelauta, jossa on vähän tai ei ollenkaan värejä tai muotoiluja. Huomaat, että hienon muotoilun puute vain kiinnittää huomion todellisiin tietoihin. Keskity dataan, älä kiiltävään onnelliseen grafiikkaan. Tässä on muutamia ohjeita:

• Vältä käyttämästä värejä tai taustatäyttöjä kojelaudojesi osiointiin. Yleisesti ottaen värejä tulee käyttää säästeliäästi, ja ne on varattava tiedon antamiseen tärkeimmistä tietopisteistä. Esimerkiksi punaisen, keltaisen ja vihreän värien määrittäminen mitoille ilmaisee perinteisesti suoritustason. Näiden värien lisääminen hallintapaneelisi muihin osiin vain häiritsee yleisöäsi.

• Vähennä reunojen, taustojen ja muiden kojelaudan alueita määrittävien elementtien painotusta. Yritä käyttää luonnollista valkoista tilaa komponenttien välillä osioidaksesi kojelaudan. Jos reunat ovat välttämättömiä, muotoile ne vaaleampiin kuin tiedoissasi käyttämäsi sävyt. Vaaleanharmaat sopivat yleensä ihanteellisesti reunuksiin. Ajatuksena on osoittaa osia häiritsemättä näytettävää tietoa.

• Vältä käyttämästä hienoja tehosteita, kuten liukuvärejä, kuvion täyttöjä, varjoja, hehkuja, pehmeitä reunoja ja muita muotoiluja. Excelin avulla on helppo käyttää tehosteita, jotka saavat kaiken näyttämään kiiltävältä, kimaltavalta ja yleensä iloiselta. Vaikka nämä muotoiluominaisuudet tarjoavatkin loistavia markkinointityökaluja, ne eivät hyödytä raportointimekanismejasi.

• Älä yritä parantaa kojelautaasi clipart-kuvilla tai kuvilla. Ne eivät vain tee mitään tietojen esittämisen lisäämiseksi, vaan ne myös usein vain näyttävät tahmeilta.

Rajoita jokainen kojelauta yhdelle tulostettavalle sivulle

Hallintapaneelien tulisi yleensä tarjota yhdellä silmäyksellä näkemyksiä tärkeimmistä toimenpiteistä, jotka liittyvät tiettyihin tavoitteisiin tai liiketoimintaprosesseihin. Tämä tarkoittaa, että kaikki tiedot ovat välittömästi nähtävissä yhdellä sivulla. Vaikka kaikkien tietojesi sisällyttäminen yhdelle sivulle ei ole aina helpoin tapa tehdä, on paljon hyötyä siitä, että voit nähdä kaiken yhdellä sivulla tai näytöllä.

Voit verrata osia helpommin, voit käsitellä syy-seuraussuhteita tehokkaammin ja luotat vähemmän lyhytaikaiseen muistiin. Kun käyttäjän on vieritettävä vasemmalle, oikealle tai alas, nämä edut heikkenevät. Lisäksi käyttäjillä on taipumus uskoa, että kun tiedot sijoitetaan poissa normaalista näkyvyydestä (alueet, jotka vaativat vieritystä), ne ovat jotenkin vähemmän tärkeitä.

Mutta entä jos kaikki tiedot eivät mahdu yhdelle arkille? Tarkista ensin kojelaudallasi olevat toimenpiteet ja päätä, tarvitaanko niitä todella. Muotoile seuraavaksi kojelautasi niin, että se käyttää vähemmän tilaa (muotoile fontit, vähennä tyhjää tilaa ja säädä sarakkeiden ja rivien leveyttä). Kokeile lopuksi lisätä interaktiivisuutta kojelautaasi, jolloin käyttäjät voivat vaihtaa dynaamisesti näkymiä näyttääkseen vain ne mittaukset, jotka ovat heille tärkeitä.