Excelin käytön vaarat taloudellisessa mallintamisessa

Talousmallintajat, kuten kaikki Excelin kanssa laajasti työskentelevät, ovat hyvin tietoisia asiaan liittyvistä riskeistä. Ray Pankon, joka on johtava laskentataulukkokäytäntöjen asiantuntija, tekemän tutkimuksen mukaan lähes 90 prosenttia laskentataulukoista sisältää virheitä.

Jotkut johtajat kohtelevat malleja ikään kuin he pystyisivät tuottamaan vastauksen kaikkiin liiketoimintapäätöksiinsä ja ratkaisemaan kaikki liiketoimintaongelmansa. On pelottavaa nähdä sokea usko, joka monilla johtajilla on rahoitusmalleihinsa.

Taloudellinen mallinnus on erittäin tärkeää yrityksille nykyään. Excel-pohjaisiin talousmalleihin luottaminen on niin juurtunut monien organisaatioiden kulttuuriin, ja käytäntö "vanhojen mallien" luovuttamisesta nuorelle henkilökunnalle, joka ei ymmärrä mallien toimintaa, on laajalle levinnyt käytäntö. Useita vuosia käytettyjä malleja siirretään eteenpäin ja käytetään uudelleen. Konsulttina olen nähnyt kerta toisensa jälkeen – käyttäjä ei ymmärrä mallin toimintaa, mutta hän on "melko varma", että se antaa oikeat tulokset.

Sekä PwC:n että KPMG:n mukaan yli 90 prosenttia yritysten laskentataulukoista sisältää olennaisia ​​virheitä. Kun otetaan huomioon laskentataulukoiden merkitys liiketoiminnassa, tätä riskiä ei pidä ottaa kevyesti. European Spreadsheet Risk Group (EuSpRIG) perustettiin vuonna 1999 pelkästään käsittelemään laskentataulukoiden eheyteen liittyviä kysymyksiä. He tutkivat ja raportoivat taulukkolaskentaan liittyviä kauhutarinoita, jotka sisältävät viimeisimmät tiedotusvälineissä raportoidut laskentataulukkoon liittyvät virheet ja kuinka ne olisi voitu välttää. Laskentataulukoiden hallitsemattoman käytön tuhoisat seuraukset ovat aina häiritseviä ja tekevät niistä jokseenkin kamalaa luettavaa.

On aina hieman pelottavaa, kun ihmiset sanovat, että he aikovat viedä monen miljoonan dollarin hankkeen "rahoitusmallin tulosten vuoksi". On erittäin helppoa saada kaava väärin tai syöteoletukset ovat vain muutamia peruspisteitä, joilla kaikilla voi hyvinkin olla olennainen vaikutus tuottoon. Syöteoletusten säätäminen vain muutamalla dollarilla kumpaankin suuntaan voi vaikuttaa valtavasti kassavirtaan, kannattavuuteen ja projektin elinkelpoisuuteen!

Sekä kaava- että logiikkavirheet ovat erittäin helppoja tehdä ja ne ovat yleisiä yritysten talousmalleissa. Talousmallintajana sinun tulee etsiä virheitä valppaasti mallia rakentaessasi.

Vaikka Excelin käytön suurimmat vaarat liittyvät sen virheherkkyyteen, kapasiteetti- ja kurinalaisuusongelmat ansaitsevat myös maininnan.

Kapasiteetti

Ennen Excel 2007:ää Excelin käsittelemien rivien enimmäismäärä oli 65 000. Se voi tuntua paljon, varsinkin jos olet vasta aloittamassa Excelin käyttöä, mutta se ei ole lähelläkään tarpeeksi. Keskimääräiseltä Excel-käyttäjältä loppuisi rivit säännöllisesti ja hänen on turvauduttava Microsoft Accessiin tai tietojen säilyttämiseen useissa työkirjoissa tietojen tallentamiseksi. Voi kuinka asiat ovat muuttuneet!

Excel 2007:stä eteenpäin rivien määrä nostettiin yli miljoonan, mikä vaikutti tuolloin suurelta parannukselta. Tällä big datan aikakaudella rivit on kuitenkin edelleen melko helppoa loppua, varsinkin kun alat ajaa muutamaa kaavaa sarakkeessa. Todellisuudessa kaikki yli puoli miljoonaa riviä hidastuu tavallisella Excelillä.

Excelin kapasiteetin puutetta voidaan edelleen pitää vaarana, sillä modernin Excelin kaikista uusista ominaisuuksista huolimatta monet niistä ovat edelleen kehitteillä ja vain harvat käyttävät niitä täysillä. Selviytyäkseen Excelin kokorajoituksista työskennellessään suurten tietomäärien kanssa ihmiset leikkaavat edelleen tiedot eri osiin, tuovat ja vievät Accessista tai muista tietokannoista välttääkseen tietojen tallentamisen ja poistavat arkistoituja tietoja, jotka kaikki ovat vaarallisia käytäntöjä, koska ne ovat alttiita virheille ja ovat uskomattoman aikaa vieviä.

Kurin puute

Excel on erittäin joustava työkalu. Voit tehdä melkein mitä tahansa Excelissä, mutta se ei tarkoita, että sinun pitäisi! Yksi syistä, miksi rakastan sitä niin paljon, on rajojen tai rajoitusten puute. Useimmat ohjelmistot pakottavat sinut käyttämään sitä tietyllä tavalla, mutta Excelin avulla voit kirjoittaa mitä tahansa mihin tahansa soluun.

Nyt, niin ihanaa kuin onkin olla ilman rajoja, se on myös uskomattoman vaarallista ja hieman hälyttävää. Tiedät, kuinka paljon vahinkoa voi saada aikaan väärällä rahoitusmallilla, ja se, että ei ole olemassa mitään kontrollia ja tasapainoa – paitsi se, mitä sinä mallintekijänä laitoit siihen – on pelottava mahdollisuus.

Monet taloudellisen mallintamisen parhaista käytännöistä on luotu tätä talousmallien kurinalaisuutta vastaan ​​taistelemaan. Virhetarkistukset, muotoilut ja mallien asettelua, suunnittelua ja rakennetta koskevat säännöt on suunniteltu rajaamaan mallia, josta tulee ilman niitä vaarallinen työkalu väärissä käsissä.