Microsoft Excel 2010:n avulla voit tallentaa työkirjatiedostosi suoraan PDF (Portable Document Format)- tai XPS (XML Paper Specification) -tiedostomuodossa. Näiden muotojen avulla ihmiset voivat avata ja tulostaa Excel-laskentataulukoita, vaikka heillä ei olisi Exceliä asennettuna tietokoneisiinsa.
Tallenna Excel 2010 -työkirja PDF- tai XPS-muodossa seuraavasti:
1Napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse Tallenna nimellä.
Tallenna nimellä -valintaikkuna tulee näkyviin.
2Valitse navigointiruudusta kansio, johon haluat tallentaa tiedoston.
(Valinnainen) Jos haluat tallentaa työkirjatiedoston uuteen alikansioon kansiossa, joka on tällä hetkellä avoinna Tallenna nimellä -valintaikkunassa, voit napsauttaa työkalupalkin Uusi kansio -painiketta, kirjoittaa kansion nimen ja painaa Enter-näppäintä.
3 Kirjoita tiedostolle kuvaava nimi Tiedostonimi-ruutuun.
Voit halutessasi käyttää alkuperäistä nimeä niin, että alkuperäinen Excel-tiedostosi näkyy PDF- tai XPS-tiedoston vieressä aakkosjärjestyksessä.
4Napsauta Tallenna nimellä -nuolta ja valitse joko PDF- tai XPS-asiakirja.
Excel näyttää lisäasetukset, jotka koskevat PDF- ja XPS-tiedostoja Tallenna nimellä -valintaikkunan alaosassa.
5Valitse Optimoi-otsikon vierestä Normaali tai Minimikoko.
Jos haluat tehdä PDF- tai XPS-tiedostosta mahdollisimman pienen (koska laskentataulukkosi on suuri), valitse Minimikoko (julkaisu verkossa) -vaihtoehto.
6(Valinnainen) Jos haluat muuttaa, mitkä työkirjan osat tallennetaan PDF- tai XPS-tiedostoon, napsauta Asetukset-painiketta; tee sitten sopivat valinnat ja napsauta OK.
Asetukset-valintaikkunassa voit muuttaa muunnettavan osan laskentataulukosta sekä sisällyttää asiakirjan ominaisuudet tulosteeseen.
7Napsauta Tallenna-painiketta.
Excel tallentaa työkirjan vaiheessa 4 valitsemassasi PDF- tai XPS-tiedostomuodossa ja avaa tiedoston automaattisesti Adobe Readerissa tai XPS Readerissa (ellet poistanut Avaa tiedosto julkaisun jälkeen -valintaruudun valintaa Tallenna nimellä -valintaikkunassa).