Microsoft Office Excel 2007:n avulla voit tallentaa työkirjatiedostosi suoraan Adobe Systems Incorporatedin kehittämään PDF-tiedostomuotoon (Portable Document File). Tämän muodon avulla ihmiset voivat avata ja tulostaa Excel-laskentataulukoita (asiakirjoja lukemattomista muista sovelluksista), vaikka heillä ei olisi Exceliä tietokoneissaan. Heidän on oltava asennettuna, jotta he voivat avata ja tulostaa työkirjatiedoston PDF-kopion, on ilmainen Adobe Reader -ohjelmisto, joka voidaan ladata Adoben Web-sivustosta .
Ennen kuin voit tallentaa tiedostoja PDF-muodossa, sinun on ladattava ja asennettava Tallenna PDF- tai XPS-apuohjelma Microsoftin Web-sivustosta. Toimi seuraavasti:
Avaa Excelin ohjeikkuna ja etsi PDF- ja XPS-tiedostot Haku-tekstiruudusta.
Napsauta Excelin ohjeikkunassa Ota käyttöön tuki muille tiedostomuodoille, kuten PDF ja XPS, -linkkiä.
Etsi ja napsauta Microsoft Save as PDF- tai XPS-apuohjelma 2007 Microsoft Office -ohjelmille -linkkiä.
Selainikkuna avautuu ja näyttää oikean apuohjelman sivun Microsoft Download Centerin Web-sivustossa.
Noudata online-ohjeita tämän apuohjelman lataamiseksi ja asentamiseksi.
Kun olet ladannut ja asentanut apuohjelman, tallenna työkirja PDF-tiedostona seuraavasti:
Napsauta Office-painiketta, osoita Tallenna nimellä -komentoa ja napsauta PDF- tai XPS-vaihtoehtoa jatkovalikosta.
Julkaise PDF- tai XPS-valintaikkuna tulee näkyviin.
Muokkaa tiedostonimeä ja/tai kansion sijaintia (tarvittaessa) ja napsauta Julkaise-painiketta.
Excel tallentaa työkirjan PDF-tiedostoksi ja avaa sen automaattisesti Adobe Readeriin.
Jos luot Excel 2007 -työkirjan, joka sisältää uusia ominaisuuksia, joita Excelin aiemmissa versioissa ei tueta, sen sijaan, että tallentaisit työkirjan Excel 97–2003 .xls-tiedostona ja menetät siten kaikki Excel 2007:n parannukset, harkitse sen tallentamista PDF-tiedostona. jotta vanhempia Excel-versioita käyttävät työtoverit voivat edelleen käyttää tietoja kaikessa loistossaan Adobe Readerin kautta.