Automaattisen suodattimen käyttäminen Excel 2019:ssä

Excelin automaattinen suodatusominaisuus tekee ei-toivottujen tietojen suodattamisen tietoluettelosta yhtä helppoa kuin napsauttamalla sen sarakkeen Automaattinen suodatus -painiketta, jonka tiedot haluat suodattaa, ja valitsemalla sitten sopivat suodatusehdot kyseisen sarakkeen avattavasta valikosta.

Jos avaat laskentataulukon, jossa on tietoluettelo, etkä löydä Excelin AutoFilter-painikkeita liitettynä kuhunkin luettelon yläosassa oleviin kenttien nimiin, voit näyttää ne yksinkertaisesti asettamalla soluosoittimen johonkin soluun, jossa on kenttä. nimet ja napsauta sitten Suodatinkomento-painiketta nauhan Tiedot-välilehdessä tai paina Ctrl+Shift+L tai Alt+AT.

Sarakkeen Automaattinen suodatin -pudotusvalikon suodatusvaihtoehdot riippuvat kentän merkintöjen tyypistä. Vain päivämäärämerkintöjä sisältävän sarakkeen avattavassa valikossa on Päivämääräsuodattimet-vaihtoehto, johon on liitetty todellisten suodattimien alivalikko. Sarakkeen avattavassa valikossa, joka sisältää vain numeerisia merkintöjä (päivitysten lisäksi) tai yhdistelmän päivämääriä muuntyyppisten numeeristen merkintöjen kanssa, valikko sisältää Numerosuodattimet-vaihtoehdon. Vain tekstiä tai tekstiä, päivämäärää ja muita numeerisia merkintöjä sisältävän sarakkeen avattavassa valikossa on Tekstisuodattimet-vaihtoehto.

Perussuodatus Excel 2019:ssä valitsemalla tietyt kenttämerkinnät

Päivämääräsuodattimet, tekstisuodattimet tai numerosuodattimet (kentän tyypistä riippuen) kunkin tietoluettelon kentän Automaattinen suodatin -pudotusvalikko sisältää luetteloruudun, jossa on täydellinen luettelo kaikista kyseiseen tietoluetteloon tehdyistä merkinnöistä. sarakkeessa, jokaisella on oma valintaruutu. Perustasolla voit suodattaa tietoluetteloa poistamalla valintaruudut kaikista tietueista, joiden tietueita et halua nähdä luettelossa.

Tällainen perussuodatus toimii parhaiten kentillä, kuten kaupunki, osavaltio tai maa, jotka sisältävät useita kaksoiskappaleita, joten näet tietoluettelon osajoukon, joka sisältää vain ne kaupungit, osavaltiot tai maat, joiden kanssa haluat työskennellä aika.

Helpoin tapa suorittaa tämä perussuodatus kentällä on ensin poistaa valinta kentän luetteloruudun yläreunassa olevan (Valitse kaikki) -vaihtoehdon edessä olevasta valintaruudusta, jolloin valintaruutujen valinnat tyhjennetään, ja sitten jokainen valintamerkki. laatikot, jotka sisältävät niiden tietueiden merkinnät, jotka haluat näkyvän suodatetun datan luettelossa. Kun olet valinnut kaikkien säilytettävien merkintöjen valintaruudut, napsauta OK sulkeaksesi avattavan AutoFilter-valikon.

Excel piilottaa sitten tietoluettelon rivit kaikille tietueille paitsi niille, jotka sisältävät juuri valitsemasi merkinnät. Ohjelma kertoo myös, mitä kenttää tai kenttiä on käytetty suodatustoiminnassa lisäämällä kartiosuodatinkuvakkeen sarakkeen AutoFilter-painikkeeseen. Jos haluat palauttaa kaikki tietueet tietoluetteloon, voit poistaa suodatuksen napsauttamalla Tyhjennä-komentopainiketta nauhan Tiedot-välilehden Lajittele ja suodattaa -ryhmässä tai painamalla Alt+AC.

Kun teet tämän perustyyppisen luettelosuodatuksen, voit valita tiettyjä merkintöjä useammasta kuin yhdestä luettelon kentästä. Seuraava kuva havainnollistaa tällaista tilannetta. Haluan tähän vain yrityksen työntekijät, jotka työskentelevät suunnittelu- ja tietopalveluosastoilla Chicagon ja Seattlen toimistoissa. Tätä varten valitsin vain Engineering and Information Services -merkinnät Dept-kentän AutoFilter-pudotusvalikon luetteloruudusta ja vain Chicagon ja Seattlen merkinnät Sijainti-kentän AutoFilter-pudotusvalikon luetteloruudusta.

Työntekijätietoluettelo Osasto- ja Sijainti-kenttien suodattamisen jälkeen.

Kuten yllä näkyy, Excel lisää kartiosuodatinkuvakkeen molempien AutoFilter-painikkeisiin, kun olet suodattanut Työntekijätietoluettelon siten, että vain Chicagon tai Seattlen toimistojen suunnittelu- tai tietopalveluosaston työntekijöiden tietueet ovat luettelossa. Osasto- ja Sijainti-kentät ylärivillä, mikä osoittaa, että luettelo on suodatettu molempia kenttiä koskevilla kriteereillä.

Muista, että kun olet suodattanut tietoluettelon tällä tavalla, voit kopioida loput tietueet, jotka muodostavat halutun tietoluettelon osajoukon, uudelle alueelle samassa laskentataulukossa tai uudelle arkille työkirjassa. Voit sitten lajitella tiedot (lisäämällä AutoFilter-painikkeita Tiedot-välilehden Suodatin-komentopainikkeella), kaavioida tiedot, analysoida tiedot tai tehdä yhteenvedon tiedoista Excelin pivot-taulukossa .

Tekstisuodattimien käyttäminen Excel 2019:ssä

Automaattinen suodatin -valikko kenttään, joka sisältää vain tekstiä tai tekstin, päivämäärän ja numeromerkintöjen yhdistelmän, sisältää Tekstisuodattimet-vaihtoehdon, joka näyttää alivalikon, joka sisältää seuraavat vaihtoehdot, kun napsautat tai korostat sitä:

• Yhtä kuin: Avaa Mukautettu automaattinen suodatus -valintaikkunan, jossa Yhtä-operaattori on valittuna ensimmäisessä ehdossa.
• Ei ole yhtä suuri: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jonka ensimmäisessä ehdossa on Ei ole yhtä suuri.
• Alkaa: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jonka ensimmäisessä ehdossa on Alku-operaattori valittuna.
• Päättyy tähän: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jossa Päättyy -operaattori on valittuna ensimmäisessä ehdossa.
• Sisältää: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jonka ensimmäisessä ehdossa on valittuna sisältää-operaattori.
• Ei sisällä: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jonka ensimmäisessä ehdossa on Ei sisällä -operaattori.
• Mukautettu suodatin: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jossa voit valita omat kriteerisi monimutkaisempien JA-ehtojen soveltamiseksi.

Päivämääräsuodattimien käyttäminen Excel 2019:ssä

Vain päivämäärämerkintöjä sisältävän kentän Automaattinen suodatin -valikko sisältää Päivämääräsuodattimet-vaihtoehdon, joka näyttää alivalikon, joka sisältää seuraavat vaihtoehdot, kun napsautat tai korostat sitä:

• Yhtä kuin: Avaa Mukautettu automaattinen suodatus -valintaikkunan, jossa Yhtä-operaattori on valittuna ensimmäisessä ehdossa.
• Ennen: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jossa on ennen -operaattori valittuna ensimmäisessä ehdossa.
• Jälkeen: Avaa Mukautettu automaattinen suodatus -valintaikkunan, jossa On After -operaattori on valittuna ensimmäisessä ehdossa.
• Välillä: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jossa on On After- tai Equal To-operaattori valittuna ensimmäisessä ehdossa ja On Before- tai Equal To-operaattori valittuna toisessa JA-ehdossa.
• Huomenna: Suodattaa tietoluettelon niin, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on huominen päivämäärä tässä kentässä.
• Tänään: Suodattaa tietoluettelon niin, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joiden nykyinen päivämäärä on tässä kentässä.
• Eilen: Suodattaa tietoluettelon niin, että vain tietueet, joissa on eilinen päivämäärä tässä kentässä, näkyvät laskentataulukossa.
• Seuraava viikko: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näkyvät vain tietueet, joissa on päivämäärämerkinnät tässä kentässä seuraavan viikon ajalta.
• Tämä viikko: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on tämän kentän päivämäärämerkinnät kuluvalla viikolla.
• Viime viikko: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on päivämäärämerkinnät edellisellä viikolla tässä kentässä.
• Seuraava kuukausi: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on päivämäärämerkinnät tässä kentässä seuraavan kuukauden osalta.
• Tämä kuukausi: Suodattaa tietoluettelon niin, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on tämän kentän päivämäärämerkinnät.
• Viimeinen kuukausi: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on päivämäärämerkinnät edelliseltä kuukaudelta tässä kentässä.
• Seuraava vuosineljännes: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on päivämäärämerkinnät kolmen kuukauden neljännesvuosittain tässä kentässä.
• Tämä vuosineljännes: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on päivämäärämerkinnät nykyiseltä kolmen kuukauden neljännesvuosittain tässä kentässä.
• Viimeinen vuosineljännes: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on päivämäärämerkinnät edelliseltä kolmen kuukauden neljännesvuosittain tässä kentässä.
• Seuraava vuosi: Suodattaa tietoluettelon niin, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on päivämäärämerkinnät tulevalta kalenterivuodelta tässä kentässä.
• Tämä vuosi: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on tämän kentän päivämäärämerkinnät kuluvan kalenterivuoden ajalta.
• Viime vuosi: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on päivämäärämerkinnät edelliseltä kalenterivuodelta tässä kentässä.
• Vuodesta päivämäärään: Suodattaa tietoluettelon siten, että laskentataulukossa näytetään vain tietueet, joissa on päivämäärämerkinnät kuluvalta vuodelta nykyiseen päivämäärään saakka.
• Kaikki ajanjakson päivämäärät: Suodattaa tietoluettelon niin, että laskentataulukossa näkyvät vain tietueet, joissa on päivämäärämerkintöjä sen alivalikosta valitsemasi vuosineljänneksen (neljännes 1–4) tai kuukauden (tammikuusta joulukuuhun).
• Mukautettu suodatin: Avaa Mukautettu automaattinen suodatin -valintaikkunan, jossa voit valita omat kriteerisi monimutkaisemmille JA tai ehdoille.

Kun valitset päivämäärät ehdoille Mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan Operaattorilla Yhtä, On ennen, Jälkeen, On Ennen tai Sama, tai On Jälkeen tai Yhtä kuin, voit valita päivämäärän napsauttamalla Päivämäärävalitsin-painiketta (se, jossa on kalenterikuvake) ja napsauta sitten tiettyä päivämäärää avattavasta päivämääräpaletista. Kun avaat päivämääräpaletin, se näyttää nykyisen kuukauden ja valitun päivämäärän. Jos haluat valita päivämäärän aikaisemmasta kuukaudesta, napsauta Edellinen-painiketta (se, jonka kolmio osoittaa vasemmalle), kunnes sen kuukausi näkyy paletissa. Jos haluat valita päivämäärän myöhemmäksi kuukaudeksi, napsauta Seuraava-painiketta (se, jonka kolmio osoittaa oikealle), kunnes sen kuukausi näkyy paletissa.

Numerosuodattimien asetusten käyttäminen Excel 2019:ssä

Automaattinen suodatin -pudotusvalikko kentässä, joka sisältää vain numeromerkintöjä päivämäärien lisäksi tai päivämäärän ja muiden numeeristen merkintöjen yhdistelmän, sisältää Numerosuodattimet-vaihtoehdon, joka näyttää alivalikon, joka sisältää seuraavat vaihtoehdot, kun napsautat tai korostat sitä:

• Yhtä kuin: Avaa Mukautettu automaattinen suodatus -valintaikkunan, jossa Yhtä-operaattori on valittuna ensimmäisessä ehdossa.
• Ei ole yhtä suuri: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jonka ensimmäisessä ehdossa on Ei ole yhtä suuri.
• Suurempi kuin: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jossa on suurempi kuin -operaattori valittuna ensimmäisessä ehdossa.
• Suurempi kuin tai yhtä suuri kuin: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jossa on suurempi kuin tai yhtä suuri kuin -operaattori valittuna ensimmäisessä ehdossa.
• Pienempi kuin: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jossa on pienempi kuin -operaattori valittuna ensimmäisessä ehdossa.
• Pienempi kuin tai yhtä suuri kuin: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jossa on pienempi kuin tai yhtä suuri kuin -operaattori valittuna ensimmäisessä ehdossa.
• Välillä: Avaa mukautetun automaattisen suodattimen valintaikkunan, jossa on suurempi kuin tai yhtä suuri kuin -operaattori valittuna ensimmäisessä ehdossa ja On pienempi kuin tai yhtä suuri kuin -operaattori valittuna toisessa JA-ehdossa.
• Top 10: Avaa Top 10 AutoFilter -valintaikkunan, jotta voit suodattaa luettelon vain noin kymmeneen ylimpään tai alimmaiseen arvoon tai prosenttiosuuteen kentässä.
• Above Average: Suodattaa tietoluettelon näyttämään vain tietueet, joissa kentän arvot ovat suurempia kuin tämän kentän arvojen keskiarvo.
• Keskiarvon alapuolella: Suodattaa tietoluettelon näyttämään vain tietueet, joissa kentän arvot ovat pienempiä kuin tämän kentän arvojen keskiarvo.
• Mukautettu suodatin: Avaa Mukautettu automaattinen suodatin -valintaikkunan, jossa voit valita omat kriteerisi monimutkaisemmille JA tai ehdoille.

Kymmenen parhaan joukkoon!

Numerosuodattimet -valikon alivalikon Kymmenen parhaan vaihtoehdon avulla voit suodattaa pois kaikki tietueet paitsi ne, joiden merkinnät kyseisessä kentässä ovat luettelon ylä- tai alaosassa tietyllä numerolla (oletusarvoisesti 10) tai tietyllä ylimmällä tai alimmalla prosentilla. (oletusarvoisesti 10). Tietenkin voit käyttää Top Ten -kohtaa vain numero- ja päivämääräkentissä; tällaisessa suodatuksessa ei ole mitään järkeä, kun käsittelet tekstikentän merkintöjä.

Kun napsautat Numerosuodattimet-asetuksen alivalikossa olevaa Top Ten -vaihtoehtoa, Excel avaa Top 10 AutoFilter -valintaikkunan, jossa voit määrittää suodatusehdot. Oletusarvoisesti Top 10 AutoFilter -valintaikkuna on asetettu suodattamaan pois kaikki tietueet paitsi ne, joiden merkinnät ovat kentän kymmenen parhaan kohteen joukossa, valitsemalla vasemmalla olevasta avattavasta luetteloruudusta Top, keskimmäisestä yhdistelmäruudusta 10, ja Kohteet oikealla olevassa avattavassa luetteloruudussa. Jos haluat käyttää näitä oletusehtoja, napsauta OK Top 10 AutoFilter -valintaikkunassa.

Alla olevassa kuvassa näkyy esimerkki työntekijätietoluettelosta, kun olet käyttänyt Top 10 Items -automaattista suodatinta, joka näyttää vain tietueet, joissa on kymmenen suosituinta palkkaa tietoluettelossa.

10 suosituimman kohteen automaattisen suodattimen käyttäminen kaikkien tietueiden suodattamiseen lukuun ottamatta niitä, joilla on kymmenen suurinta palkkaa.

Voit myös muuttaa suodatusehtoja Top 10 AutoFilter -valintaikkunassa ennen tietojen suodattamista. Voit valita ylä- ja alareunasta vasemmanpuoleisesta avattavasta luetteloruudusta ja kohteet ja prosenttiosuudet oikeanpuoleisesta luettelosta. Voit myös muuttaa keskimmäisessä yhdistelmäruudussa olevaa numeroa napsauttamalla sitä ja syöttämällä uuden arvon tai valitsemalla yhden pyörän painikkeilla.

Excel-tietoluettelon suodattaminen kentän fontin ja täyttövärien tai solukuvakkeiden perusteella

Aivan kuten voit lajitella tietoluettelon käyttämällä fonttia tai täyttöväriä tai solukuvakkeita, jotka olet määrittänyt ehdollisen muotoilun kanssa kentän arvoille, jotka ovat tiettyjen parametrien sisällä tai ulkopuolella, voit myös suodattaa luettelon.

Jos haluat suodattaa tietoluettelon kentässä käytetyn fontin värin, täyttövärin tai solukuvakkeen perusteella, napsauta sen Automaattinen suodatus -painiketta ja valitse sitten avattavasta valikosta Suodata värin mukaan -vaihtoehto. Excel näyttää sitten alivalikon, josta voit valita lajittelussa käytettävän fontin värin, täyttövärin tai solukuvakkeen:

• Jos haluat suodattaa tietoluettelon niin, että luettelossa näkyvät vain tietueet, joilla on tietty kirjasinväri valitussa kentässä (joille on määritetty Ehdollisen muotoilun korostussolusäännöt tai Ylä-/alasäännöt -vaihtoehdot), napsauttamalla sen värimallia Suodata fontin värin mukaan -kohdassa. alivalikko.
• Jos haluat suodattaa tietoluetteloa niin, että vain tietueet, joilla on tietty täyttöväri valitussa kentässä – jotka on määritetty ehdollisen muotoilun korostussolujen säännöillä, ylä-/alasäännöillä, tietopalkkeilla tai väriasteikolla – näkyvät luettelossa, napsauta sen väriä. swatch Suodata fontin värin mukaan -alivalikosta.
• Jos haluat suodattaa tietoluettelon niin, että luettelossa näkyvät vain tietueet, joissa on tietty solukuvake valitussa kentässä – joka on määritetty ehdollisen muotoilun kuvakejoukot -asetuksissa, napsauttamalla kuvaketta Suodata solukuvakkeen mukaan -alivalikosta.