Asiakirjakirjastot ja SharePoint 2010

SharePoint 2010 -asiakirjakirjastojen avulla voit tallentaa ja jakaa tiedostoja turvallisesti, ja ne lisäävät myös ominaisuuksia, jotka auttavat hallitsemaan asioita, kuten asiakirjojen työnkulkua (prosessit, joiden avulla ihmiset voivat muokata, kommentoida ja hyväksyä asiakirjoja) ja versiohistoriaa (mitä tiedostolle tapahtui, ja kuka teki mitä).

Ja vaikka jaetut tiedostot antavat sinulle yhden polun kansioiden kautta asiakirjaasi, SharePoint-asiakirjakirjastot antavat sinulle muita polkuja sisällön paljastamiseen. Voit käyttää asiakirjoja suoraan selaimen kautta, voit lisätä ne Web-osiin ja lajitella ja suodattaa niitä metatietojen ja sisältötyyppien mukaan. Ja asiakirjakirjastojen avulla voit paljastaa tiedostot niiden otsikon perusteella, ei vain niiden tiedostonimen perusteella.

Asiakirjakirjastot tarjoavat myös useita vaihtoehtoja siitä, miten asiakirjat pääsevät niihin. Voit tallentaa asiakirjan dokumenttikirjaston URL-osoitteella, mutta voit myös lähettää asiakirjoja sähköpostitse asiakirjakirjastoihin tai vetämällä ja pudottamalla Windowsin Resurssienhallinnasta. Ja voit luoda asiakirjoja suoraan heidän dokumenttikirjastoissaan.

Jos teet haun jaetusta tiedostosta, voit mahdollisesti hakea osumia asiakirjoihin, joiden avaamiseen sinulla ei ole oikeuksia. SharePoint puolestaan ​​mahdollistaa tulosten suojausleikkauksen niin, että jos et pääse niihin käsiksi, et edes näe niitä hakutuloksissasi.

Kaikki SharePointissa on luettelo. Dokumenttikirjastoon on vain erikoinen lista. Vaikka useimmat muut SharePoint-luettelot on järjestetty asioiden ympärille, jotka määritellään ensisijaisesti niiden metatietojen perusteella, dokumenttikirjastot on järjestetty tiedostojen ympärille, jotka ovat olemassa erikseen ja joita kuvataan niiden metatietojen perusteella.

Dokumenttikirjaston ei tarvitse sisältää vain Microsoft Word -tiedostoja. Asiakirjakirjastot voivat sisältää useita tiedostotyyppejä, mukaan lukien Excel-, PDF- ja Visio-tiedostoja. Jopa web-sivut tallennetaan dokumenttikirjastoihin.

Asiakirjakirjastot lisäävät mahdollisuuden löytää asiakirjojasi. Toisin kuin tiedostojako, joka käsittelee tiedostoja erillisinä objekteina, dokumenttikirjastot käsittelevät asiakirjoja sisältönä ja antavat sinun liittää tiettyjä tietoja ( metadataa ) niissä oleviin dokumenttijoukkoon. Tämä tarkoittaa, että asiakirjat voidaan löytää metatietojen kuvaamien yhtäläisyyksien perusteella, ei vain jaetussa tiedostossa olevien hakuvaihtoehtojen perusteella.

Saatat ihmetellä, miksi asiakirjojen jättäminen jaetulle verkkoasemalle ei ole helpompaa kuin dokumenttikirjaston käyttäminen SharePoint 2010:ssä. Vakavan syy tähän on se, että SharePoint tarjoaa monia tapoja järjestää asiakirjoja, kuten esim.

• Asiakirjakirjastot tarjoavat ainutlaatuisen verkko-osoitteen dokumenttiryhmään pääsyä varten. Dokumenttikirjastot mahdollistavat suojauksen soveltamisen toisiinsa liittyvien asiakirjojen ryhmiin, ja suojausleikkauksen avulla estävät luvattomien käyttäjien näkemästä niitä hakutuloksissa.

• Asiakirjan ominaisuuksien avulla on mahdollista luoda useita näkymiä samoista asiakirjoista.

• Kansioiden avulla on mahdollista ryhmitellä asiakirjoja käyttöoikeusvaatimusten perusteella.