Älykkäät taulukot, jotka laajenevat tiedolla Excel-tietomalleissa

Yksi haasteista, joita voit kohdata rakennettaessa tietomalleja Excelissä, on tietotaulukko, joka laajenee ajan myötä. Toisin sanoen taulukossa olevien tietueiden määrä kasvaa uusien tietojen lisäämisen vuoksi. Saat perusymmärryksen tästä haasteesta katsomalla seuraavaa kuvaa.

Päivämäärä sekä taulukossa että kaaviossa päättyy kesäkuussa.

Tässä kuvassa näet yksinkertaisen taulukon, joka toimii kaavion lähteenä. Huomaa, että taulukko sisältää tiedot tammi-kesäkuulta.

Kuvittele, että ensi kuussa tämä taulukko laajenee sisältämään heinäkuun tiedot. Sinun on päivitettävä kaaviosi manuaalisesti, jotta se sisältää heinäkuun tiedot. Kuvittele nyt, että sinulla oli sama ongelma koko tietomallissasi useiden tietotaulukoiden kanssa, jotka linkittävät useisiin esitystaulukoihin ja kojelautakomponentteihin. Voit kuvitella, että olisi äärimmäisen tuskallinen tehtävä pysyä kuukausittain tapahtuvissa muutoksissa.

Voit ratkaista tämän ongelman käyttämällä Excelin taulukkoominaisuutta (voit kertoa, että he viettivät koko yön keksiessään tämän nimen). Taulukko ominaisuuden avulla voit muuntaa eri tiedot määrätyn taulukon, joka on käsitelty erillään muista rivejä ja sarakkeita laskentataulukon. Kun alue on muutettu taulukoksi, Excel tarkastelee taulukon yksittäisiä soluja yhtenä objektina, jolla on toimintoja, joita tavallisella tietoalueella ei ole.

Esimerkiksi Excel-taulukot tarjoavat seuraavat ominaisuudet:

• Ne otetaan automaattisesti käyttöön avattavien Suodatin-otsikoiden avulla, jotta voit suodattaa ja lajitella helposti.

• Niissä on mahdollisuus lisätä nopeasti Total-rivi erilaisilla koostefunktioilla.

• Voit käyttää erityisiä muotoiluja Excel-taulukoissa muusta laskentataulukosta riippumatta.

• Tietomallinnustarkoituksiin tärkeintä, ne laajenevat automaattisesti mahdollistamaan uuden tiedon.

Taulukko-ominaisuus on Excel 2003:ssa eri nimellä: Luettelo-ominaisuus (löytyy Excelin Data-valikosta). Tämän tosiasian etuna on, että Excel-taulukot ovat täysin yhteensopivia Excel 2003 -luetteloiden kanssa.

Alueen muuntaminen Excel-taulukoksi

Voit muuntaa useita tietoja Excel-taulukoksi seuraavasti:

Korosta solualue, joka sisältää tiedot, jotka haluat sisällyttää Excel-taulukkoon.

Napsauta valintanauhan Lisää-välilehdellä Taulukko-painiketta.

Tämä vaihe avaa Luo taulukko -valintaikkunan.

Tarkista Luo taulukko -valintaikkunassa taulukon alue ja määritä, onko valitun alueen ensimmäinen rivi otsikkorivi.

Ota muutokset käyttöön napsauttamalla OK.

Tietoalueen muuntaminen Excel-taulukkoon.

Kun muunnos on tapahtunut, huomaa muutamia pieniä muutoksia. Excel on lisännyt automaattisen suodattimen avattavat valikot otsikkoriville, taulukon riveillä on nyt vaihtoehtoinen varjostus, ja kaikki otsikot, joilla ei ole arvoa, on nimennyt Excelissä.

Voit käyttää Excel-taulukoita kaavioiden, pivot-taulukoiden, luetteloruutujen tai minkä tahansa muun, johon tavallisesti käytät tietoaluetta, lähteenä. Seuraavassa kuvassa kaavio on linkitetty Excel-taulukkoon.

Excel-taulukoita voidaan käyttää kaavioiden, pivot-taulukoiden, nimettyjen alueiden ja niin edelleen lähteenä.

Tässä on vaikuttava osa. Kun tietoja lisätään taulukkoon, Excel laajentaa automaattisesti taulukon aluetta ja sisällyttää uuden alueen mihin tahansa linkitettyyn objektiin. Tämä on vain hieno tapa sanoa, että mikä tahansa kaavio tai pivot-taulukko, joka on sidottu Excel-taulukkoon, kaappaa automaattisesti uudet tiedot ilman manuaalista puuttumista.

Jos esimerkiksi lisäät heinäkuun ja elokuun tiedot Excel-taulukon loppuun, kaavio päivittyy automaattisesti uusien tietojen keräämiseksi. Seuraavassa kuvassa on lisätty heinäkuu ilman tietoja ja elokuu tiedot osoittamaan, että kaavio kaappaa kaikki uudet tietueet ja piirtää annetut tiedot automaattisesti.

Excel-taulukot laajenevat automaattisesti, kun uusia tietoja lisätään.

Mieti hetki, mitä Excel-taulukot tarkoittavat tietomallille. Ne tarkoittavat pivot-taulukoita, joita ei tarvitse koskaan määrittää uudelleen, kaavioita, jotka keräävät automaattisesti uutta tietoa, ja alueita, jotka seuraavat automaattisesti muutoksia.

Excel-taulukon muuntaminen takaisin alueeksi

Jos haluat muuntaa Excel-taulukon takaisin alueeksi, voit noudattaa näitä ohjeita:

Aseta kohdistin mihin tahansa soluun Excel-taulukon sisällä ja valitse nauhan Taulukkotyökalujen Suunnittelu-alivälilehdet.

Napsauta Muunna alueeksi -painiketta kuvan osoittamalla tavalla.

Kun sinulta kysytään, oletko varma (viestiruudun kautta), napsauta Kyllä-painiketta.

Voit poistaa Excel-taulukkotoiminnon muuntamalla taulukon takaisin alueeksi.