Allekirjoitusten luominen viesteillesi

Monet ihmiset haluavat lisätä allekirjoituksen jokaisen lähettämänsä viestin loppuun. Allekirjoitus on yleensä pieni osa tekstistä, joka tunnistaa sinut jokaista joka lukee viestin ja kertoo jotain haluat kaikkien tietävän. Monet ihmiset sisältävät nimensä, yrityksensä nimen, yrityksensä verkko-osoitteen, mottonsa, pienen myyntisloganin tai henkilökohtaisia ​​tietoja.

Voit pyytää Outlookia lisäämään allekirjoituksen automaattisesti kaikkiin lähteviin viesteihin, mutta sinun on ensin luotava allekirjoitustiedosto.

Luo allekirjoitustiedosto seuraavasti:

Valitse nauhan Tiedosto-välilehti ja napsauta Asetukset-painiketta.

Outlookin asetukset -valintaikkuna avautuu.

Napsauta vasemmalla olevan navigointiikkunan Sähköposti-painiketta.

Sähköpostiasetukset-valintaikkuna avautuu.

Napsauta Kirjoita viestit -osiossa Allekirjoitukset-painiketta.

Allekirjoitukset ja paperitarvikkeet -valintaikkuna avautuu.

Napsauta Uusi-painiketta.

Uusi allekirjoitus -valintaikkuna avautuu.

Kirjoita nimi uudelle allekirjoituksellesi.

Kirjoittamasi nimi tulee näkyviin Uusi allekirjoitus -ruutuun. Voit nimetä allekirjoituksen mitä tahansa.

Napsauta OK.

Uusi allekirjoitus -valintaikkuna sulkeutuu.

Kirjoita haluamasi allekirjoituksen teksti Muokkaa allekirjoitusta -ruutuun ja lisää haluamasi muotoilu.

Jos haluat muuttaa fonttia, kokoa, väriä tai muita tekstin ominaisuuksia, käytä tekstiruudun yläpuolella olevia painikkeita. Jos olet mukavampi luoda erittäin muotoiltua tekstiä Microsoft Wordissa, voit luoda allekirjoituksesi Wordissa ja kopioida ja liittää sen Muokkaa allekirjoitusta -ruutuun.

Monet ihmiset kuitenkin saavat sähköpostiviestejä matkapuhelimiin ja muihin laitteisiin, jotka eivät tiedä mitä tehdä monimutkaisilla muotoiluilla, joten saatat pärjätä parhaiten melko yksinkertaisella allekirjoituksella. Yritä myös olla lyhyt. Et halua allekirjoituksesi olevan pidempi kuin viesti, johon se on liitetty.

Jos työskentelet yrityksessä, jossa kaikki käyttävät samanlaisia ​​yrityksen hyväksymiä allekirjoituksia, voit kopioida allekirjoituksen joltakin toiselta saamastasi sähköpostista ja muuttaa puhelinnumeroa, osoitetta ja niin edelleen koskevat erityiset tiedot heidän tiedoistaan ​​sinun tiedoihisi. Avaa vain kollegalta saapuva viesti, valitse se viemällä hiiren osoitin allekirjoituksen päälle, kopioi se painamalla Ctrl+C, napsauta sitten Uusi allekirjoitus -ruutua ja liitä se painamalla Ctrl+V. Siinä vaiheessa voit muokkaa allekirjoitusta haluamallasi tavalla.

Napsauta OK.

Uusi allekirjoituksesi on nyt tallennettu ja Allekirjoitukset ja paperitarvikkeet -valintaikkuna sulkeutuu.

Napsauta OK-painiketta Outlookin asetukset -valintaikkunassa.

Outlookin asetukset -valintaikkuna sulkeutuu.

Uusi allekirjoituksesi näkyy nyt jokaisessa lähettämässäsi uudessa viestissä. Jos luot useamman kuin yhden allekirjoituksen, voit vaihtaa toiseen oletusallekirjoitukseen noudattamalla vaiheita 1–3 ja valitsemalla sitten haluamasi allekirjoituksen Uudet viestit -valikosta Valitse oletusallekirjoitus -osiossa. Jos haluat sisällyttää allekirjoituksen vastauksiin ja edelleenlähetyksiin, valitse haluamasi allekirjoitus Valitse oletusallekirjoitus -osion Vastaukset/Edelleenlähetykset-valikosta.

Jos käytät useampaa kuin yhtä sähköpostiosoitetta, voit valita allekirjoituksesi parilla tavalla:

• Outlookin määrittäminen käyttämään erilaisia ​​allekirjoituksia eri sähköpostiosoitteissa: Oletetaan esimerkiksi, että yksi osoite on tarkoitettu yrityksille ja toinen henkilökohtaisille viesteille. Ensimmäiselle voit luoda asiallisen allekirjoituksen ja jälkimmäiselle arkimuotoisemman allekirjoituksen. Voit määrittää, mikä allekirjoitus mihinkin osoitteeseen liittyy, valitsemalla osoitteen Sähköpostitili-pudotusvalikosta Valitse oletusallekirjoitus -osiossa ja valitsemalla sitten allekirjoitus, jota haluat käyttää kyseiselle sähköpostiosoitteelle. Toista tämä jokaiselle lisäsähköpostiosoitteelle, jolle haluat liittää allekirjoituksen.

• Valitse allekirjoitukset yksi kerrallaan: Kun olet kirjoittanut sähköpostiviestin tekstiosan, napsauta Lisää-välilehteä Uusi viesti -lomakkeen valintanauhassa ja napsauta sitten Allekirjoitus-painiketta nähdäksesi luettelon luomistasi allekirjoituksista. Napsauttamalla sen allekirjoituksen nimeä, jota haluat käyttää, allekirjoitus näkyy viestissäsi.