Älä muuta Excel-tietomallistasi tietokannaksi

Olet ehkä lukenut, että Excel-koontinäytössä käytettyjen toimenpiteiden pitäisi ehdottomasti tukea kyseisen koontinäytön alkuperäistä tarkoitusta. Sama käsite pätee taustatietomalliin. Sinun tulee tuoda vain tietoja, jotka ovat tarpeen hallintapaneelisi tai raportin tarkoituksen täyttämiseksi.

Monet Excel-käyttäjät tuovat laskentataulukoihinsa kaikki käsiinsä pääsevät tiedot, jotta heillä olisi mahdollisimman paljon tietoa. Voit havaita nämä ihmiset 40 megatavun tiedostoista, jotka he lähettävät sähköpostitse. Olet nähnyt näitä laskentataulukoita – kaksi välilehteä, jotka sisältävät jonkin raportointi- tai hallintapaneelin käyttöliittymän, ja sitten kuusi piilotettua välilehteä, jotka sisältävät tuhansia tietorivejä (joista suurinta osaa ei käytetä). He olennaisesti rakentavat tietokannan laskentataulukkoonsa.

Mitä vikaa on käyttää mahdollisimman paljon dataa? No, tässä on muutama ongelma:

• Tietojen yhdistäminen Excelissä lisää kaavojen määrää. Jos tuot kaikki raakatiedot, sinun on koottava tiedot Excelissä. Tämä saa väistämättä lisäämään eksponentiaalisesti käytettävien ja ylläpidettävien kaavojen määrää.

  Muista, että tietomallisi on väline analyysien esittämiseen, ei raakadatan käsittelyyn. Raportointimekanismeissa parhaiten toimii data, joka on jo koottu ja tiivistetty hyödyllisiksi näkymiksi, joita voidaan navigoida ja syöttää kojelautakomponentteihin. Jo koottujen tietojen tuominen niin paljon kuin mahdollista on paljon parempaa.

  Jos esimerkiksi haluat raportoida tulot alueittain ja kuukausittain, myyntitapahtumia ei tarvitse tuoda tietomalliisi. Käytä sen sijaan koostettua taulukkoa, joka koostuu alueesta, kuukaudesta ja tulojen summasta.

• Tietomallisi jaetaan kojelautasi kanssa. Toisin sanoen, koska tietomallisi syöttää kojelautaasi, sinun on säilytettävä malli kulissien takana (todennäköisesti piilotetuilla välilehdillä), kun jaat kojelautaa. Sen lisäksi, että se tekee tiedostokoon raskaaksi, liian suuren tiedon sisällyttäminen tietomalliisi voi itse asiassa heikentää kojelautasi suorituskykyä. Miksi?

  Kun avaat Excel-tiedoston, koko tiedosto ladataan muistiin nopean tietojenkäsittelyn ja käytön varmistamiseksi. Tämän toiminnan haittana on, että Excel vaatii paljon RAM-muistia jopa pienimmänkin muutoksen käsittelemiseksi laskentataulukossasi. Olet ehkä huomannut, että kun yrität suorittaa toiminnon suurelle, kaavaintensiiviselle tietojoukolle, Excel reagoi hitaasti, joten tilarivillä näkyy Laskeminen-ilmaisin. Mitä suurempi tietojoukkosi on, sitä vähemmän tehokasta tietojen murskaus Excelissä on.

• Suuret tietojoukot voivat aiheuttaa skaalautuvuusvaikeuksia. Kuvittele, että työskentelet pienessä yrityksessä ja käytät kuukausittaisia ​​tapahtumia tietomallissasi. Joka kuukausi sisältää 80 000 riviä dataa. Ajan myötä rakennat vankan prosessin, joka sisältää kaikki kaavat, pivot-taulukot ja makrot, joita tarvitset siististi ylläpidetylle välilehdelle tallennettujen tietojen analysointiin.

  Mitä nyt tapahtuu vuoden kuluttua? Aloitatko uuden välilehden? Kuinka analysoit kahta tietojoukkoa kahdella eri välilehdellä yhtenä kokonaisuutena? Ovatko kaavosi edelleen hyvät? Pitääkö sinun kirjoittaa uusia makroja?

Nämä kaikki ovat ongelmia, jotka voidaan välttää tuomalla vain koottuja ja yhteenvetotietoja, jotka ovat hyödyllisiä raportointitarpeidesi ydintarkoituksen kannalta.