Access-tietokantataulukoiden kyselyn tekeminen Excel 2019:stä

Jos haluat tehdä ulkoisen tietokyselyn Microsoft Access -tietokantataulukkoon , napsauta Excel-nauhassa Tiedot → Hae tiedot → Tietokannasta → Microsoft Access -tietokannasta tai paina Alt+APNDC. Excel avaa Tuo tiedot -valintaikkunan, jossa valitset Access-tietokannan nimen (käyttäen *.mdb-tiedostotunnistetta) ja napsautat sitten Tuo-painiketta.

Kun Excel muodostaa yhteyden Tuo tiedot -valintaikkunassa valitsemaasi Access-tietokantatiedostoon, Navigaattori-valintaikkuna avautuu. Navigaattori-valintaikkuna on jaettu kahteen ruutuun: Valinta vasemmalla ja Esikatselu oikealla. Kun napsautat tietotaulukon tai kyselyn nimeä valintaruudussa, Excel näyttää osan Access-tiedoista oikealla olevassa Esikatselu-ruudussa. Tuo useita (liittyvät) tietotaulukot valitusta Access-tietokannasta valitsemalla Ota useita kohteita käyttöön -valintaruutu. Excel näyttää sitten valintaruudut tietokannan jokaisen taulukon nimen eteen. Kun olet valinnut kaikkien tuottavien taulukoiden valintaruudut, voit valita seuraavista vaihtoehdoista:

• Lataa- painike tuodaksesi Access-tiedoston tiedot Navigaattorissa valituista kohteista suoraan nykyiseen laskentataulukkoon alkaen solukohdistimen nykyisestä sijainnista
• Lataa- painikkeen avattavassa valikossa oleva Load To -vaihtoehto avataksesi Tuo tiedot -valintaikkunan, jossa voit tarkastella, miten haluat tarkastella tuotuja Access-tietoja (laskentataulukon tietotaulukona, pivot-taulukona, pivot-kaaviona tai vain datayhteydenä ilman tietojen tuontia) ja minne Access-tiedot tuodaan (olemassa oleva tai uusi laskentataulukko) sekä lisätäänkö Access-tiedot laskentataulukon tietomalliin vai ei
• Muunna tiedot -painike näyttää Access-tietotaulukon (-taulukot) Excel Power Query -editorissa, jossa voit tehdä lisäkyselyitä ja muuntaa tietoja ennen tuontia nykyiseen Excel-laskentataulukkoon sen Sulje ja lataa- tai Sulje ja lataa -vaihtoehdon avulla.

Valitse Navigaattorilla, mitkä tietotaulukot ja kyselyt Northwind Access -tietokannasta tuodaan nykyiseen Excel-laskentataulukkoon.

Kun valitset Lataa kohteeseen -vaihtoehdon määrittääksesi, miten ja mihin Access-tiedot tuodaan, Tuo tiedot -valintaikkuna sisältää seuraavat valintapainikkeet:

• Taulukkovalintapainike, jolla voit tuoda Access-tietotaulukon (-taulukoiden) tiedot Excel-tietotaulukkoon joko nykyisessä tai uudessa laskentataulukossa – katso seuraavat luettelomerkit "Olemassa oleva laskentataulukko" ja "Uusi laskentataulukko". Huomaa, että kun tuot useamman kuin yhden tietotaulukon, Olemassa oleva laskentataulukko -vaihtoehto ei ole enää käytettävissä ja kunkin tuodun tietotaulukon tiedot tuodaan erilliseen uuteen laskentataulukkoon nykyisessä työkirjassa.
• Pivot- taulukon raportti -valintapainike (oletus), jonka avulla Access-tietotaulukon (-taulukoiden) tiedot tuodaan uuteen pivot-taulukkoon, jonka voit luoda Access-tietojen avulla.
• PivotChart- vaihtoehtopainike, jolla voit tuoda Access-tietotaulukon (-taulukoiden) tiedot uuteen pivot-taulukkoon, jossa on upotettu pivot-kaavio, jonka voit luoda Access-tietojen avulla.
• Vain Luo yhteys -valintapainike, jolla voit luoda yhteyden Access-tietokantataulukoihin, joita voit käyttää myöhemmin tietojen tuomiseen.
• Olemassa oleva laskentataulukko -valintapainike, jolloin Access-tietotaulukon (-taulukoiden) tiedot tuodaan nykyiseen laskentataulukkoon alkaen nykyisestä soluosoitteesta, joka on lueteltu alla olevassa tekstikentässä.
• Uusi laskentataulukko -valintapainike, jolloin Access-tietotaulukon (-taulukoiden) tiedot tuodaan uusiin taulukkoihin, jotka lisätään työkirjassa jo olevien taulukkojen loppuun.
• Lisää tämä tieto tietomalliin -valintaruutu, jos haluat lisätä Access-tietotaulukon (-taulukoiden) tuodut tiedot Excel-työkirjassa jo määritettyyn tietomalliin toisiinsa liittyvien avainkenttien avulla.
• Ominaisuudet- pudotuspainike avataksesi pudotusvalikon, jossa on Tuo taulukkojen väliset suhteet -valintaruutu (valittu oletuksena) ja Ominaisuudet-kohde. Poista valintaruudun valinta, jos haluat estää Exceliä tunnistamasta Accessissa olevien tietotaulukoiden välistä suhdetta. Napsauta Ominaisuudet-painiketta avataksesi Yhteyden ominaisuudet -valintaikkunan, jossa voit muokata kaikenlaisia ​​yhteysominaisuuksia, mukaan lukien sitä, milloin Access-tiedot päivitetään Excel-laskentataulukossa ja miten yhteys muodostetaan.

Alla olevassa kuvassa näkyy uusi Northwind Customer Orders -työkirja sen jälkeen, kun sekä Asiakkaat- että Tilaukset-tietotaulukot on tuotu Northwind Access -mallitietokannasta uusina tietotaulukoina erillisillä laskentataulukoilla. Kun kaksi tietotaulukkoa tuotiin, Excel lisäsi automaattisesti kaksi uutta laskentataulukkoa (Taulukko2 ja Taulu3) työkirjaan ja toi samalla Asiakkaat-tietotaulukon Taulukko2:een (jonka nimesin uudelleen Asiakkaat) ja Tilaukset-tietotaulukon Taulukko3:ksi (nimetty uudelleen) tilaukset). Sheet1 (joka oli tyhjä) poistettiin ennen kuvakaappauksen ottamista.

Asiakaslaskentataulukko, jossa on Northwind-mallitietokannan Access Customers -tietotaulukosta tuodut tiedot.

Seuraavassa kuvassa näkyy sama uusi työkirja, tällä kertaa Tilaukset-laskentataulukko valittuna ja Suhteiden hallinta -valintaikkuna avattu (napsauttamalla Suhteet-painiketta Tiedot-välilehdellä tai painamalla Alt+AA). Kun Excel toi nämä kaksi tietotaulukkoa, se otti automaattisesti käyttöön ja säilytti niiden välisen alkuperäisen suhteen Northwind-tietokannassa, jossa Asiakastunnus-kenttä on ensisijainen avainkenttä Asiakkaat-tietotaulukossa ja vierasavainkenttä Tilaukset-tietotaulukossa.

Tilaukset-laskentataulukko, jossa on Northwind-mallitietokannan Tilaukset-tietotaulukosta tuodut tiedot, joka näyttää suhteen Asiakkaat-taulukkoon.

Kun olet tuonut ulkoiset tiedot johonkin Excel-laskentataulukkoon, voit lajitella ja suodattaa tiedot käyttämällä eri kenttiin liitettyjä Suodata-painikkeita .

Kun tuot tiedot ulkoisesta lähteestä, kuten Microsoft Access -tietokannasta, laskentataulukkoon, Excel näyttää automaattisesti Kyselyt ja yhteydet -tehtäväruudun, jossa on kaksi välilehteä: Kyselyt, joka näyttää nykyiseen työkirjaan tuotujen tietojen lähteet. ja Yhteydet, joka näyttää niiden yhteyden työkirjan tietomalliin (ja toisiinsa, jos lähteitä on useita ja ne liittyvät toisiinsa). Jos tämä tehtäväruutu ei tällä hetkellä näy nykyisessä laskentataulukossa, napsauta Tiedot → Kyselyt ja yhteydet (tai paina Alt+AO) näyttääksesi sen uudelleen.

Excel pitää luettelon kaikista nykyiseen työkirjaan tekemistäsi ulkoisista tietolähteistä ja tietokyselyistä, jotta voit käyttää niitä uudelleen tuodaksesi päivitettyjä tietoja toisesta tietokannasta tai verkkosivulta. Voit muodostaa yhteyden nopeasti uudelleen tietolähteeseen napsauttamalla Tiedot-välilehden Viimeaikaiset lähteet -painiketta (Alt+PR) avataksesi Viimeaikaiset lähteet -valintaikkunan, jossa napsautat ulkoisen tiedoston nimeä ennen kuin valitset Yhdistä-painikkeen. Jos haluat käyttää kyselyä uudelleen, napsauta Tiedot-välilehden Olemassa olevat yhteydet -painiketta (Alt+AX) avataksesi Olemassa olevat yhteydet -valintaikkunan, jolloin pääset tähän luetteloon, ja napsauta sitten toistettavan kyselyn nimeä ennen kuin napsautat Avaa-painiketta.