Access 2019 -tietokannan hakeminen ja suodattaminen

Paperinen tietokanta on hyödyllinen tiedon tallentamiseen, mutta ei niin hyödyllinen sen etsimiseen. Access 2019:n avulla tiedon etsiminen ja löytäminen on helppoa. Jos sinulla on tuhat käyntikorttia tallennettuna Rolodex-tiedostoon, kuinka paljon aikaa haluat tuhlata yrittäessäsi löytää yksittäisen henkilön puhelinnumeron? Access 2019:n myötä se ei ole enää huolenaihe.

Tietokannasta hakeminen on erittäin tärkeää, jotta tiedoistasi tulee hyödyllisiä, joten Access tarjoaa kaksi tapaa hakea tietokannasta:

• Etsi tietty tietue.
• Käytä suodatinta näyttääksesi yhden tai useamman tietyn ehdon täyttävän tietueen.

Haetaan tiettyä tietuetta MS Accessista

Yksinkertaisin hakutyyppi etsii tiettyä tietuetta. Tietueen hakemista varten sinun on tiedettävä vähintään yhteen sen kenttään tallennetut tiedot, kuten puhelinnumero tai sähköpostiosoite.

Mitä enemmän tietoa jo tiedät, sitä todennäköisemmin Access löytää haluamasi tietueen. Jos haet kaikkia tietueita, jotka sisältävät etunimen Bill, Access voi löytää kymmeniä tietueita. Jos haet vain kaikkia tietueita, jotka sisältävät etunimen Bill, sukunimen Johnson ja Alaskan osavaltion osoitteen , Access löytää todennäköisesti juuri haluamasi tietueen.

Voit etsiä tiettyä tietuetta Access-tietokantataulukosta seuraavasti:

Kaksoisnapsauta näytön vasemmalla puolella olevassa All Access -objektit -ruudussa sen tietokantataulukon nimeä, josta haluat etsiä.

Access näyttää tietokantasi taulukkonäkymän.

Napsauta Koti-välilehteä.

Napsauta Etsi-ryhmässä Etsi-kuvaketta.

Etsi ja korvaa -valintaikkuna tulee näkyviin.

Hae tiettyä tietuetta tietokantataulukosta.

Napsauta Etsi mitä -tekstiruutua ja kirjoita tiedot, joiden tiedät olevan tallennettu tietueeseen, jonka haluat etsiä.

Jos esimerkiksi haluat löytää henkilön puhelinnumeron, mutta tiedät vain henkilön sukunimen, kirjoita sukunimi Etsi mitä -tekstiruutuun.

Napsauta Etsi-luetteloruutua ja valitse Nykyinen kenttä tai Nykyinen asiakirja (hakee kaikista kentistä).

(Valinnainen) Napsauta Vastaa-luetteloruutua ja valitse jokin seuraavista:

• Mikä tahansa kentän osa: Etsi mitä -teksti voi näkyä missä tahansa kentän osassa.
• Koko kenttä: Etsi mitä -teksti on ainoa kenttään tallennettu teksti.
• Kentän alku: Etsi mitä -teksti voi olla vain kentän alussa.

(Valinnainen) Napsauta Haku-luetteloruutua ja valitse jokin seuraavista:

• Ylös: Hakee tietueesta, jossa kohdistin näkyy, tietokantataulukon alkuun asti
• Alas: Hakee tietueesta, jossa kohdistin näkyy, tietokantataulukon loppuun
• Kaikki: Hakee koko tietokantataulukosta

Napsauta Etsi seuraava.

Access korostaa kentän, josta se löytää vaiheessa 4 kirjoittamasi tekstin.

Toista vaihe 8 etsiäksesi lisää tietueita, jotka voivat sisältää vaiheessa 4 kirjoittamaasi tekstiä.

Napsauta Peruuta tai Sulje-painiketta.

Access-tietokannan suodattaminen

Tietokannasta hakeminen on helppoa, mutta hieman rajoitettua, koska voit hakea kerralla vain yhden tietueen, joka vastaa mitä tahansa etsimääsi tekstiä. Jos haluat löytää useita tietueita, voit käyttää suodatinta.

Suodatin voit kertoa Pääsy näyttää vain ne tietueet, jotka täyttävät tietyt kriteerit, kuten kaikki tiedot, jotka sisältävät ihmisiä, jotka ansaitsevat yli $ 200,000 vuodessa, tällä hetkellä naimisissa, asuu Las Vegas, Nevada, ja oma kahden tai useamman kissaa.

Tietokantataulukon suodattamiseksi sinun on kerrottava Accessille, mitä kenttää tai kenttiä käytetään suodattimena, ja sitten sinun on määritettävä suodattimen ehdot. Jos esimerkiksi haluat suodattaa tietokantataulukon niin, että näet vain tietueet, joissa on vähintään 65-vuotiaiden ihmisten nimet, suodata Ikä-kenttä ja aseta kriteeriksi Suurempi tai yhtä suuri kuin 65.

Suodatus yksinkertaisesti piilottaa kaikki tietokantataulukon tietueet, jotka eivät vastaa ehtojasi. Suodatus ei poista tai poista tietueita.

Tarkan vastaavuuden käyttäminen suodattimelle Access 2019:ssä

Yksinkertaisin suodatusehto etsii tarkkaa hakua. Kun suodatat kentän tarkan haun perusteella, kerrot Accessille: "Haluan nähdä vain ne tietueet, jotka sisältävät tämän tietyn kentän datan." Tarkan vastaavuuden suodatinta käyttämällä voit näyttää esimerkiksi vain tietueet, jotka sisältävät CA:n Tila-kentässä.

Suodata tietokantataulukko seuraavasti:

Kaksoisnapsauta näytön vasemmalla puolella olevassa All Access -objektit -ruudussa sen tietokantataulukon nimeä, jonka haluat suodattaa.

Access näyttää tietokantasi taulukkonäkymän.

Napsauta Koti-välilehteä.

Napsauta kenttää (saraketta), jota haluat käyttää suodattimena.

Napsauta Lajittele ja suodata -ryhmässä Suodatin-kuvaketta.

Näkyviin tulee ponnahdusvalikko. Voit joko

• Valitse tai poista valintaruudut tästä valikosta.
• Jatka vaiheista 5–7 lisätäksesi joustavuutta.

Valitse Tekstisuodattimet.

Näkyviin tulee alivalikko.

Suodatin-ponnahdusvalikossa voit määrittää tietyn kentän kriteerit.

Valitse suodatinvaihtoehto, kuten Yhtä, Alkaa tai Sisältää.

Mukautetun suodattimen valintaikkuna tulee näkyviin.

Mukautettu suodatin -valintaikkuna antaa sinun tarkentaa suodatusehtoja.

Kirjoita etsittävät tiedot ja napsauta OK.

Access näyttää suodatetut tietosi, ja sarakkeen otsikossa näkyy suodatinkuvake. Access muistaa suodatinasetukset. Jos haluat tyhjentää suodattimen, napsauta sarakkeen otsikossa olevaa suodatinkuvaketta. kun ponnahdusvalikko tulee näkyviin, valitse Tyhjennä suodatin.

Voit tyhjentää suodattimen sarakeotsikosta.

Voit tarkastella kaikkia tietokantataulukon tietoja napsauttamalla Koti-välilehteä. Napsauta sitten Lajittele ja suodata -ryhmässä Vaihda suodatin -kuvaketta.

Access-tietokantojen suodatus lomakkeen mukaan

Yksi ongelma taulukkonäkymässä suodattimien määrittämisessä on se, että kaikki tietokantataulukkosi tietueet sotkevat näytön. Tämän ongelman välttämiseksi Access antaa sinun määrittää suodattimia käyttämällä lomaketta, joka näyttää periaatteessa tyhjän tietueen, jotta voit napsauttaa kenttiä, joita haluat käyttää tietokantataulukon suodattamiseen.

Voit määrittää suodattimen lomakkeen mukaan seuraavasti:

Kaksoisnapsauta näytön vasemmalla puolella olevassa All Access -objektit -ruudussa sen tietokantataulukon nimeä, jonka haluat suodattaa.

Access näyttää tietokantasi taulukkonäkymän.

Napsauta Koti-välilehteä.

Napsauta Lajittele ja suodata -ryhmässä Lisäasetukset-kuvaketta.

Näyttöön tulee avattava valikko.

Valitse Suodata lomakkeen mukaan.

Lisäasetukset-ponnahdusvalikossa voit määrittää tietyn kentän kriteerit.

Access näyttää tyhjän tietueen.

Napsauta mitä tahansa kenttää ja kirjoita sitten tiedot, jotka haluat suodattaa, kuten sukunimi.

Napsauta Lajittele ja suodata -ryhmässä Lisäasetukset-kuvaketta ja napsauta sitten Käytä suodatinta/lajittelua.

Access näyttää suodatetun näkymän tietokantataulukosta.

Voit napsauttaa Toggle Filter -kuvaketta uudelleen nähdäksesi kaikki tietokantataulukossasi olevat tiedot.

Suodatusehtojen käyttäminen Access 2019:ssä

Tarkan vastaavuuden etsiminen kentästä voi olla kätevää, mutta joskus saatat haluta nähdä tietueita, jotka täyttävät tietyt kriteerit, kuten löytää kaikkien niiden nimet, joiden vuosipalkka on yli 50 000 dollaria. Sen sijaan, että suodatat tarkan vastaavuuden mukaan, sinun on määritettävä suodatusehdot.

Kuhunkin kenttään tallennettujen tietojen tyyppi määrittää luotavat kriteerit. Kolme yleistä kenttiin tallennettavaa tietotyyppiä ovat teksti, numerot ja päivämäärät, joita voit suodattaa eri tavoin.

Yleiset kriteerit tekstitietojen suodattamiselle

Yleiset kriteerit numeeristen tietojen suodattamiselle

Päivämäärien suodatuksen yleiset kriteerit

Luo suodatusehdot seuraavasti:

Kaksoisnapsauta näytön vasemmalla puolella olevassa All Access -objektit -ruudussa sen tietokantataulukon nimeä, jonka haluat suodattaa.

Access näyttää tietokantasi taulukkonäkymän.

Napsauta Koti-välilehteä.

Napsauta kenttää (saraketta), jota haluat käyttää suodattimena.

Napsauta Lajittele ja suodata -ryhmässä Suodatin-kuvaketta.
Näkyviin tulee ponnahdusvalikko.

Valitse Suodattimet-vaihtoehto, kuten Tekstisuodattimet tai Numerosuodattimet.

Näkyviin tulee suodatinvaihtoehtojen alivalikko.

Suodatin-ponnahdusvalikossa voit määrittää tietyn kentän kriteerit.

Napsauta suodatinvaihtoehtoa, kuten Välillä tai Vähemmän kuin.
Mukautettu suodatin -valintaikkuna tulee näkyviin. Mukautettu suodatin -valintaikkuna sisältää suodatinvaihtoehdon nimen, kuten Numeroiden välissä tai Vähemmän kuin.

Kirjoita suodatinehtojen arvo.

Kirjoita yksi tai useampi arvo kuhunkin Mukautettu suodatin -valintaikkunan tekstiruutuun ja napsauta sitten OK.
Access suodattaa tietokantataulukkosi kriteerisi mukaan.

Toista vaiheet 5–7 jokaiselle lisättävälle suodattimelle.

Voit napsauttaa Toggle Filter -kuvaketta uudelleen nähdäksesi kaikki tietokantataulukossasi olevat tiedot.

Suodattimen tyhjennys Access 2019:ssä

Kun käytät suodatinta tietokantataulukkoon, näet vain ne tietueet, jotka vastaavat kyseistä suodatinta. Access näyttää näytön alareunassa Suodatettu-viestin, joka kertoo, kun tarkastelet suodatettua tietokantataulukkoa.

Jos haluat poistaa suodattimen, jotta näet kaikki tietueet, valitse jokin seuraavista:

• Napsauta Lajittele ja suodata -ryhmässä olevaa Toggle Filter -kuvaketta.
• Napsauta Suodatettu tai Suodattamaton -painiketta tilarivillä lähellä näytön alareunaa.

Access poistaa tilapäisesti käytöstä kaikki suodattimet, jotta näet kaikki tietokantataulukkoon tallennetut tiedot.

Kun valitset Tallenna-komennon (Ctrl+S) tallentaaksesi tietokantataulukon, Access tallentaa myös viimeisen suodattimesi. Kun seuraavan kerran avaat tietokantataulukon, voit käyttää viimeksi luomaasi suodatinta. Jos haluat tallentaa useita suodattimia, sinun on tallennettava ne kyselynä.

Katso näistä kätevistä Access-pikanäppäimistä lisätietoja.