Access 2013 All-In-One For LuckyTemplates -huijauslehti

Access 2013 tekee tietojen hallinnasta helppoa yhdistämällä visuaalisen käyttöliittymän relaatiotietokannan tehoon. Opi järjestämään tietoja taulukoiksi, suunnittelemaan lomakkeita ja raportteja tietojen muokkaamista ja esittämistä varten sekä luomaan kyselyitä tietojen valitsemista ja yhdistämistä varten. Seuraavat vaiheet ovat makrojen ja Visual Basic for Applications (VBA) -komentosarjojen kirjoittaminen tietokannan älykkään tekemiseksi ja SharePointin käyttäminen tietojen julkaisemiseen verkossa.

Relaatiotietokannan suunnittelu Access 2013:ssa

Kun käytät tietokantaohjelmaa, kuten Access 2013, et voi vain aloittaa tietojen syöttämistä. Sen sijaan sinun on luotava relaatiotietokantasuunnittelu, joka jakaa tietosi yhteen tai useampaan taulukkoon, joista jokainen koostuu kentistä (jotka ovat kuin laskentataulukon sarakkeita). Taulukot yhdistetään relaatioliitoksilla, joissa yhden taulukon kenttä vastaa (liittyy) toisen taulukon kenttää. Tässä yleinen idea:

Tunnista tietosi.

Tee luettelo mahdollisista kentistä (tiedoista), mukaan lukien teksti, numero, päivämäärä, tosi/epätosi ja muun tyyppiset tiedot.

Poista tarpeettomat kentät.

Älä säilytä samoja tietoja useampaan kuin yhteen paikkaan. Jos voit laskea yhden kentän toisesta, tallenna vain yksi. (Tallenna syntymäaika tai ikä, mutta älä esimerkiksi molempia.)

Järjestä kentät taulukoiksi.

Ryhmittele kentäsi sen mukaan, mitä ne kuvaavat, jotta jokaisesta ryhmästä tulee taulukko. Kaupan tilaustietokannassa voi olla yksi taulukko asiakkaille, yksi tuotteille ja yksi tilauksille.

Lisää taulukoita koodeille ja lyhenteille.

Suunnittele sisällyttämään tietokantaan osavaltioiden nimiä ja kaksikirjaimia koodeja sisältävä taulukko sekä taulukko kaikista muista koodeista tai lyhenteistä, joita aiot käyttää tietokantaan. Näiden taulukoiden avulla voit luoda avattavia valikoita arvoista, jotka voit valita syöttäessäsi tietueita.

Valitse jokaiselle taulukolle ensisijainen avain.

Ensisijainen avain on kenttä, joka yksilöi taulukon jokaisen tietueen. Voit käskeä Accessin määrittämään kullekin tietueelle yksilöllisen tunnusnumeron käyttämällä AutoNumber-kenttää.

Linkitä taulukot.

Katso, mitkä taulukot sisältävät kenttiä, jotka vastaavat muiden taulukoiden kenttiä. Tilaustietokannassa Tilaukset-taulukon on sisällettävä kenttä, joka yksilöi tilauksen tehneen asiakkaan – kenttä, joka vastaa Asiakkaat-taulukon ensisijaisen avaimen kenttää. Useimmat suhteet ovat yksi useaan , joissa yksi tietue yhdessä taulukossa voi vastata useampaa kuin yhtä (tai ei yhtään) tietuetta toisessa taulukossa.

Vinkkejä kenttätyyppien valintaan Access 2013:ssa

Kun suunnittelet tietokantaa Access 2013:ssa, päätät, minkä tyyppisiä kukin kentät ovat. Access tarjoaa 12 kenttätyyppiä, joista voit valita. Valitse kenttätyyppi, joka kuvaa parhaiten tietoja, jotka haluat tallentaa kenttään ja joka sopii kentän käyttöä varten tarvittavaan analyysiin. Tässä on vinkkejä, milloin minkä tyyppistä kenttää kannattaa käyttää.

Handy Access 2013 -pikanäppäimet

Jotkut ihmiset käyttävät mieluummin näppäimistöä kuin hiirtä, ja Access 2013:ssa on runsaasti pikanäppäimiä näille ihmisille. Seuraavat pikanäppäimet ovat erityisen hyödyllisiä Access 2013:ssa. Jotkut näppäinpainallukset toimivat missä tahansa Access 2013:ssa; toiset toimivat vain tietyissä näkymissä, kuten todettiin.

Secrets of Access 2013 -tietokannan suunnittelu

Tässä on viisi tietokannan suunnittelun käskyä riippumatta siitä, käytätkö Access 2013:a tai muuta tietokantaohjelmaa. Hyvin suunniteltu tietokanta tekee tietojesi ylläpidosta helpompaa.

• Tallenna tiedot sinne, missä ne kuuluvat, ei sinne, missä ne näkyvät. Tietojen tallennuspaikalla ei ole mitään tekemistä sen kanssa, missä ne näkyvät. Laskentataulukkoon kirjoitat tiedot sinne, missä haluat niiden näkyvän, kun tulostat laskentataulukon, mutta tietokannat toimivat eri tavalla. Tietokannassa tallennat tiedot taulukoihin tiedon rakenteen perusteella. Tietty tieto saattaa esiintyä useissa raporteissa, mutta tallennat sen vain yhteen kenttään yhdessä taulukossa.

• Tallenna tiedot sellaisina kuin ne todella ovat, ei sellaisina kuin haluat niiden näkyvän tietyssä raportissa. Tämä sääntö on seuraus ensimmäisestä säännöstä. Jos haluat, että kirjojen nimet näkyvät ostotilauksissasi isoilla (isoilla) kirjaimilla, Access voi kirjoittaa nimet isoilla kirjaimilla puolestasi. Säilytä kirjojen nimet oikeilla isoilla kirjaimilla, jotta et joudu käyttämään niitä kaikissa raporteissa isoilla kirjaimilla. Accessissa on paljon sisäänrakennettuja toimintoja, jotka voivat säätää tapaa, jolla teksti, numerot ja päivämäärät muotoillaan.

• Vältä roskat sisään, roskat ulos (GIGO). Jos et vaivaudu luomaan hyvää, järkevää suunnittelua tietokantallesi – etkä ole varovainen syöttäessäsi oikeita, puhtaita tietoja – tietokanta on lopulta täynnä roskaa. Hyvin suunniteltua tietokantaa on helpompi ylläpitää kuin huonosti suunniteltua, koska jokainen tieto tallennetaan vain kerran, selkeästi nimettyyn kenttään selkeästi nimetyssä taulukossa, kun oikeat validointisäännöt ovat käytössä. Kyllä, se kuulostaa suurelta työltä, mutta 10 000 virheellisen tietueen tietokannan puhdistaminen on (anteeksi aliarviointi) vielä enemmän työtä.

• Erota tietosi ohjelmistasi. Jos luot tietokannan jaettavaksi tai jaettavaksi muille ihmisille, tallenna kaikki taulukot yhteen tietokantaan (takaosa) ja kaikki muut objektit toiseen tietokantaan (etuosa). Sitten voit linkittää nämä kaksi tietokantaa saadaksesi kaiken toimimaan. Taulukoiden erottaminen kaikesta muusta virtaviivaistaa kyselyjen, lomakkeiden, raporttien ja muiden asioiden päivittämistä myöhemmin häiritsemättä taulukoiden tietoja.

• Palaa aikaisin ja usein. Okei, tämä vihje ei koske suunnittelua, mutta se on liian tärkeä jättää pois: Tee tietokannastasi varmuuskopio joka päivä. Onneksi toimistollasi on jo järjestelmä säännöllisistä (luultavasti öisin) varmuuskopioista, joka sisältää tietokantasi. Jos ei, tee varmuuskopio tietokannastasi säännöllisin väliajoin ja tee varmasti varmuuskopio ennen suurien muutosten tekemistä. Säilytä useita varmuuskopioita, ei vain uusinta, siltä varalta, että ongelman havaitseminen kestää hetken.

Oikean Access 2013 -työkalun löytäminen roskat poissa pitämiseen

Jos tietokantaasi taulukoiden ja lomakkeiden kautta menevä data on roskaa, kaikki kyselyillä ja raporteilla tekemäsi tulosteet tai analyysit ovat myös roskaa. Onneksi Access tarjoaa monia työkaluja, joiden avulla voit varmistaa, että kuhunkin kenttään menevät tiedot ovat niitä tietoja, joiden on tarkoitus mennä kyseiseen kenttään. Löydät monia työkaluja, jotka pitävät roskat poissa taulukon suunnittelunäkymästä:

• Tietotyyppi: Käytä oikeaa tietotyyppiä estääksesi väärän tyyppisten tietojen syöttämisen.

• Kentän koko: Tämä ominaisuus rajoittaa merkkien määrää. Jos tiedät, että kenttä ei saa koskaan ylittää neljää merkkiä, esimerkiksi aseta Kentän kooksi 4.

• Muoto: Tämä ominaisuus saa tiedot näyttämään oikealta. Voit muuttaa tekstin esimerkiksi isoilla tai pienillä kirjaimilla.

• Syöttömaskin: syöttömaskin rajoittaa sallittuja tietoja kentän määrittämällä mitä merkkiä voit kirjoittaa. Käytä syöttömaskia, kun tiedät, minkä muodon tietojen tulee olla – jos tilausnumerossa on esimerkiksi kaksi kirjainta ja neljä numeroa. Puhelinnumerot ja postinumerot ovat muita esimerkkejä kentistä, joissa syöttömaskit ovat hyödyllisiä. Syötemaskit toimivat Muotoile-kentän ominaisuuden kanssa.

• Oletusarvo: Tämä ominaisuus määrittää arvon, joka näkyy oletuksena, jos muuta arvoa ei anneta. Oletusarvo näkyy kentässä, kunnes toinen arvo syötetään.

• Kentän tai tietueen vahvistussääntö: Tietojen on läpäistävä tämä sääntö ennen kuin ne syötetään. Tämä ominaisuus toimii Validation Text -ominaisuussäännön kanssa.

• Pakollinen: Tämä ominaisuus määrittää, että kentällä on oltava arvo, jotta voit tallentaa tietueen. Kun arvoa ei anneta, Access ei luo uutta tietuetta, kun painetaan Tab- tai Enter-näppäintä, ja Uusi tietue -painike näkyy harmaana.

• Salli nollapituus : Tämä ominaisuus määrittää, sallitaanko nollapituusmerkintä, kuten "" (lainausmerkit ilman välilyöntiä) (vain teksti-, pitkä teksti- ja hyperlinkkikentille). Nollapituuskenttä mahdollistaa tiedon, jota ei ole olemassa, ja tyhjän arvon (tyhjä) välillä, joka on tuntematon tai jota ei ole syötetty. Kun tämä asetus on asetettu, se sallii nollapituisen merkkijonon pakollisessa kentässä. Voit halutessasi käyttää syöttömaskia saadaksesi nollapituuden kentän näyttämään erilaiselta kuin tyhjäarvo, kun molemmat ovat sallittuja.

• Indeksoitu: Kun valitset kentän indeksoinnin, voit määrittää, että kentässä ei sallita päällekkäisiä arvoja. Tämä ominaisuus on käytettävissä myös taulukkonäkymästä; se on valintaruutu nauhan Datasheet-välilehdellä.

• Hakukentät: Tämän ominaisuuden avulla käyttäjä voi valita arvon kenttään, joka on tallennettu toiseen kenttään, mikä poistaa monet kirjoitusvirheet ja standardoi kentän asetukset. Luo hakukenttä Ohjatun hakutoiminnon avulla.

Visual Basicin käyttö sovelluksille tehokkaasti Access 2013:ssa

Kun automatisoit Access 2013 -tietokantasovelluksen Visual Basic for Applications (VBA) -sovelluksella, voit eksyä tyhjälle sivulle aloittaaksesi koodin kirjoittamisen. Mistä aloitat? Tässä on muutamia yksinkertaisia ​​ohjeita, joita sinun on noudatettava, jotta voit kirjoittaa VBA-koodin kuin ammattilainen:

Hae apua.

Paina F1 milloin tahansa käynnistääksesi Microsoft Accessin ohjeen, jossa näet esimerkkejä VBA-koodista.

Käytä objektiselainta.

Objektiselaimen avulla voit tutkia VBA:n objektien ominaisuuksia ja menetelmiä. Valitse Visual Basic Editorissa Näytä ja sitten Object Browser tai paina yksinkertaisesti F2.

Hanki lisää apua.

Toki VBA:n sisäänrakennetut aputyökalut ovat ihania, mutta voit myös käyttää suosikkiselaimesi etsiäksesi Internetistä apua VBA-koodin kirjoittamiseen. Voit jopa löytää esimerkkejä, joita voit varastaa – tai lainata – omaa projektia varten.

Käsittele virheesi.

Täydellisinkään ohjelmoija ei voi estää virheiden syntymistä, mutta hän voi estää niitä pysäyttämästä ohjelmaa. Käytä VBA:n sisäänrakennettua virheenkäsittelyä On Error Goto- ja Resume -käskyjen kanssa ansaitsemaan virheet ja muuttamaan ohjelmakulkua niin, että sovelluksesi eivät turhauta niitä käyttäviä ihmisiä.

Käytä funktioita ja alitoimenpiteitä.

Käytä toimintoja ja alimenetelmiä tehtävien hoitamiseen, joita ohjelmasi eri osa-alueet suorittavat. Yleissääntönä on, että jos huomaat kopioimasi ja liittäväsi koodia ohjelman yhdeltä alueelta toiselle, saatat haluta laittaa koodin omaan toimintosarjaansa.

Muunna makrot VBA-koodiksi.

Access 2013:n makrosuunnittelijan avulla voit valita ennalta määritettyjen tehtävien luetteloista sovelluksesi automatisoimiseksi. Rakenna makro, joka tekee mitä haluat, ja muunna sitten makro VBA-koodiksi, jotta näet, miltä se näyttäisi, jos kirjoittaisit sen tyhjästä.

Tietojen jakaminen muiden ohjelmien kanssa Access 2013:sta

Access 2013 on loistava tietokantasovellus yksinään, mutta se toimii hyvin myös muiden kanssa, jolloin voit näyttää ja hakea tietoja useista muista ohjelmista. Jos ohjelma tukee Visual Basic for Applications (VBA) -ohjelmaa, voit hallita sitä Accessista. Tässä on lyhyt luettelo sovelluksista, joita voit hallita ja joiden kanssa voit jakaa tietoja:

• Microsoft Excel: Monet Excelin käyttäjät liittyvät Accessiin, koska he tarvitsevat enemmän rakennetta tietojensa tallentamiseen. Jotkut näistä ihmisistä eivät kuitenkaan ryhdy Accessiin, joten Accessin ja Excelin välillä on edelleen vahva yhteys. Voit käyttää Excel-laskentataulukkoa taulukkona Accessissa tai hallita Excel-sovellusta kokonaan VBA:sta.

• Microsoft SQL Server: SQL Server on kuin Access on steroideja – ainakin taulukon ja kyselyn näkökulmasta. Voit siirtää tietosi Accessista SQL Serveriin parantaaksesi nopeutta ja suorituskykyä, kun käytät suuria tietomääriä. Kun tiedot ovat SQL Serverissä, voit rakentaa Access-lomakkeita, raportteja, makroja ja moduuleja käyttääksesi SQL Serverin tietoja.

• Microsoft Word: Useimmat Accessin käyttäjät ovat käyttäneet myös Wordia. Olitpa kirjoittamassa kirjettä tai tekemässä luetteloa suoritettavista tehtävistä, Word on paikka, jossa saatat olla tottunut kääntymään. Voit myös käyttää Wordia raportointityökaluna, jossa voit luoda kirjanmerkkejä Accessin tietojen sijoittamiseksi ja joku muu – joka ei ehkä ole Accessiin tutustunut – voi muokata muita Word-asiakirjan tietoja.

• Microsoft SharePoint: SharePoint on Microsoftin visio tietojen jakamiseen ja yhteistyöhön verkossa. Access 2013:sta voit jakaa tietoja SharePoint-palvelimen kanssa. Voit jopa luoda mukautetun verkkosovelluksen, joka tallentaa Access-taulukot, kyselyt, lomakkeet (näkyminä) ja makrot SharePoint 2013 -palvelimelle ja antaa sinun tai kenen tahansa muun käyttää näitä lomakkeita verkossa – ilman Access 2013:n asentamista.

• Microsoft Outlook: Outlook on enemmän kuin pelkkä sähköpostityökalu; se on myös kontaktien hallintajärjestelmä. Voit jakaa yhteys-, kalenteri- ja tehtävätietoja Access-sovelluksesi kanssa niin, että sinun on syötettävä ne vain yhteen paikkaan.