Access 2010 All-In-One For LuckyTemplates -huijauslehti

Relaatiotietokannan suunnittelu Access 2010:ssä

Kun käytät tietokantaohjelmaa, kuten Access 2010, et voi vain aloittaa tietojen syöttämistä. Sen sijaan sinun on luotava relaatiotietokantasuunnittelu, joka jakaa tietosi yhteen tai useampaan taulukkoon, joista jokainen koostuu kentistä (jotka ovat kuin laskentataulukon sarakkeita). Taulukot yhdistetään relaatioliitoksilla, jolloin yhden taulukon kenttä vastaa (liittyy) toisen taulukon kenttää. Tässä on yleinen idea.

1. Tunnista tietosi .

   Tee luettelo mahdollisista kentistä (tiedoista), mukaan lukien teksti, numero, päivämäärä, tosi/epätosi ja muun tyyppiset tiedot.

2. Poista tarpeettomat kentät.

   Älä säilytä samoja tietoja useampaan kuin yhteen paikkaan. Jos voit laskea yhden kentän toisesta, tallenna vain yksi. (Esimerkiksi tallenna syntymäaika tai ikä, mutta ei molempia.)

3. Järjestä kentät taulukoiksi.

   Ryhmittele kentäsi sen mukaan, mitä ne kuvaavat, jotta jokaisesta ryhmästä tulee taulukko. Esimerkiksi kaupan tilaustietokannassa voi olla yksi taulukko asiakkaille, yksi tuotteille ja yksi tilauksille.

4. Lisää taulukoita koodeille ja lyhenteille.

   Suunnittele sisällyttämään tietokantaan taulukon osavaltioiden nimistä ja kaksikirjaimista koodeista sekä taulukon kaikista muista koodeista tai lyhenteistä, joita aiot käyttää tietokannassa. Näiden taulukoiden avulla voit luoda avattavia arvoluetteloita, joista voit valita tietueita syöttäessäsi.

5. Valitse jokaiselle taulukolle ensisijainen avain.

   Ensisijainen avain on kenttä, joka yksilöi taulukon jokaisen tietueen. Voit käskeä Accessin määrittämään kullekin tietueelle yksilöllisen tunnusnumeron käyttämällä AutoNumber-kenttää.

6. Linkitä taulukot.

   Katso, mitkä taulukot sisältävät kenttiä, jotka vastaavat muiden taulukoiden kenttiä. Tilaustietokannassa Tilaukset-taulukon on sisällettävä kenttä tilauksen tehneen asiakkaan tunnistamiseksi — kenttä, joka vastaa Asiakkaat-taulukon ensisijaisen avaimen kenttää. Useimmat suhteet ovat yksi useaan, jolloin yksi tietue yhdessä taulukossa voi vastata useampaa kuin yhtä (tai ei yhtään) tietuetta toisessa taulukossa.

Vinkkejä kenttätyyppien valintaan Access 2010:ssä

Kun suunnittelet tietokantaa Access 2010:ssä, päätät, minkä tyyppisiä kukin kentät ovat. Tässä on vinkkejä, milloin minkä tyyppistä kenttää kannattaa käyttää.

Handy Access 2010 -pikanäppäimet

Nämä pikanäppäimet ovat erityisen hyödyllisiä Access 2010:ssä. Jotkut näppäinpainallukset toimivat kaikkialla Access 2010:ssä, kun taas toiset toimivat vain tietyissä näkymissä, kuten todettiin.

Secrets of Access 2010 -tietokannan suunnittelu

Tässä on viisi tietokannan suunnittelun käskyä riippumatta siitä, käytätkö Access 2010:tä tai muuta tietokantaohjelmaa. Hyvin suunniteltu tietokanta tekee tietojesi ylläpidosta helpompaa.

• Tallenna tiedot sinne, missä ne kuuluvat, ei sinne, missä ne näkyvät. Tietojen tallennuspaikalla ei ole mitään tekemistä sen kanssa, missä ne näkyvät. Laskentataulukkoon kirjoitat tiedot sinne, missä haluat niiden näkyvän, kun tulostat laskentataulukon, mutta tietokannat toimivat eri tavalla. Tietokannassa tallennat tiedot taulukoihin tiedon rakenteen perusteella. Tietty tieto voi esiintyä useissa eri raporteissa, mutta tallennat sen vain yhteen kenttään yhdessä taulukossa.

• Tallenna tiedot sellaisina kuin ne todella ovat, ei sellaisina kuin haluat niiden näkyvän tietyssä raportissa. Tämä on seuraus ensimmäisestä säännöstä. Jos haluat, että kirjojen nimet näkyvät ostotilauksissasi isoilla (isoilla) kirjaimilla, Access voi kirjoittaa nimet isoilla kirjaimilla puolestasi. Säilytä kirjojen nimet isoilla kirjaimilla, jotta et joutuisi lukemaan niitä isoilla kirjaimilla jokaisessa raportissa. Accessissa on paljon sisäänrakennettuja toimintoja, jotka voivat säätää tapaa, jolla teksti, numerot ja päivämäärät muotoillaan.

• Roskat sisään, roskat ulos (GIGO). Jos et vaivaudu luomaan hyvää, järkevää suunnittelua tietokannallesi – etkä ole varovainen syöttäessäsi oikeita, puhtaita tietoja – tietokanta tulee lopulta täynnä roskaa.

  Hyvin suunniteltua tietokantaa on helpompi ylläpitää kuin huonosti suunniteltua, koska jokainen tieto tallennetaan vain kerran, selkeästi nimettyyn kenttään selkeästi nimetyssä taulukossa, kun oikeat validointisäännöt ovat paikoillaan. Kyllä, se kuulostaa suurelta työltä, mutta 10 000 virheellisen tietueen tietokannan puhdistaminen on (anteeksi aliarviointi) vielä enemmän työtä.

• Erota tietosi ohjelmistasi. Jos luot tietokannan jaettavaksi (tai jaettavaksi) muille ihmisille, tallenna kaikki taulukot yhteen tietokantaan ( taustaosa ) ja kaikki muut objektit toiseen tietokantaan ( etuosa ) . Sitten voit linkittää nämä kaksi tietokantaa yhteen saadaksesi kaiken toimimaan. Taulukoiden erottaminen kaikesta muusta virtaviivaistaa kyselyjen, lomakkeiden, raporttien tai muiden asioiden päivittämistä myöhemmin häiritsemättä taulukoiden tietoja.

• Palaa aikaisin ja usein. Okei, tämä vihje ei koske suunnittelua, mutta se on liian tärkeä jättää pois: Tee tietokannastasi varmuuskopio joka päivä. Onneksi toimistollasi on jo järjestelmä säännöllisistä (luultavasti öisin) varmuuskopioista, joka sisältää tietokantasi. Jos ei, tee tietokannastasi varmuuskopio säännöllisin väliajoin ja ehdottomasti ennen suurien muutosten tekemistä. Säilytä useita varmuuskopioita, ei vain uusinta, siltä varalta, että ongelman havaitseminen kestää hetken.

Kuinka pitää roskat poissa pääsytietokannastasi

Jos tietokantaasi taulukoiden ja lomakkeiden kautta menevä data on roskaa, kaikki kyselyillä ja raporteilla tekemäsi tulosteet tai analyysit ovat myös roskaa. Onneksi Access tarjoaa monia työkaluja, joiden avulla voit varmistaa, että kuhunkin kenttään menevät tiedot ovat niitä tietoja, joiden on tarkoitus mennä kyseiseen kenttään. Löydät monia työkaluja, jotka pitävät roskat poissa taulukon suunnittelunäkymästä:

• Tietotyyppi : Käytä oikeaa tietotyyppiä estääksesi väärän tyyppisten tietojen syöttämisen.

• Kentän koko: Rajoittaa merkkien määrää. Jos esimerkiksi tiedät, että kentän pituus ei saa koskaan ylittää neljää merkkiä, aseta kentän kooksi 4 merkkiä.

• Muoto: Saa tiedot näyttämään oikealta. Voit esimerkiksi muuttaa tekstin isoilla tai pienillä kirjaimilla. Esimerkiksi syöttömaskit toimivat Format-kentän ominaisuuden kanssa.

• Syöttömaskin : syöttömaskin rajoittaa sallittuja tietoja kentän määrittämällä mitä merkkiä voit kirjoittaa. Käytä syöttömaskia, kun tiedät, minkä muodon tietojen tulee olla – esimerkiksi jos tilausnumerossa on kaksi kirjainta ja neljä numeroa. Puhelinnumerot ja postinumerot ovat muita esimerkkejä kentistä, joissa syöttömaskit ovat hyödyllisiä.

• Oletusarvo : Määrittää arvon, joka näkyy oletuksena, jos muuta arvoa ei anneta. Oletusarvo näkyy kentässä, kunnes toinen arvo syötetään.

• Kentän tai tietueen vahvistussääntö : Sääntö, jonka tietojen on läpäistävä ennen kuin ne syötetään. Tämä ominaisuus toimii Validation Text -ominaisuussäännön kanssa.

• Pakollinen : Määrittää, että kentällä on oltava arvo, jotta voit tallentaa tietueen. Kun arvoa ei anneta, Access ei luo uutta tietuetta, kun painetaan Tab- tai Enter-näppäintä, ja Uusi tietue -painike näkyy harmaana.

• Salli nollapituus : Määrittää, sallitaanko nollapituusmerkintä, kuten "" (lainausmerkit ilman välilyöntiä) (vain teksti-, muistio- ja hyperlinkkikentille). Nollapituuskentän avulla voit erottaa tiedot, joita ei ole olemassa, ja nolla-arvon (tyhjä), joka on tuntematon tai jota ei ole syötetty. Kun tämä asetus on asetettu, se sallii nollapituisen merkkijonon pakollisessa kentässä. Voit halutessasi käyttää syöttömaskia saadaksesi nollapituuden kentän näyttämään erilaiselta kuin tyhjäarvo, kun molemmat ovat sallittuja.

• Indeksoitu : Kun valitset kentän indeksoinnin, voit määrittää, että kentässä ei sallita päällekkäisiä arvoja. Tämä ominaisuus on käytettävissä myös taulukkonäkymästä – se on valintaruutu nauhan Datasheet-välilehdellä.

• Hakukentät : Salli käyttäjän valita arvo kentälle, joka on tallennettu toiseen kenttään. Tämä poistaa monet kirjoitusvirheet ja standardoi kentän vaihtoehdot. Luo hakukenttä Ohjatun hakutoiminnon avulla.

VBA:n tehokas käyttö Access 2010:ssä

Kun automatisoit Access 2010 -tietokantasovelluksen VBA:lla, voit eksyä tyhjälle sivulle, jolle voit aloittaa koodin kirjoittamisen. Mistä aloitat? Tässä on muutamia yksinkertaisia ​​ohjeita, joita sinun on noudatettava, jotta voit kirjoittaa VBA-koodin kuin ammattilainen:

• Hae apua. Kyllä, tässä artikkelissa luetellaan muutamia tapoja parantaa VBA:n käyttöä Accessissa, mutta paina F1 milloin tahansa aloittaaksesi Microsoft Office Access Help -ohjeen, jossa voit oppia VBA-koodista ja katsoa sitä.

• Käytä objektiselainta. Objektiselaimen avulla voit tutkia VBA:n objektien erilaisia ​​ominaisuuksia ja menetelmiä. Valitse VBA-editori-ikkunasta Näytä → Objektiselain - tai paina yksinkertaisesti F2.

• Hanki lisää apua. Tietysti Access 2010 VBA:n sisäänrakennetut ohjetyökalut ovat upeita, mutta voit myös etsiä Internetistä apua suosikkiselaimellasi erilaisiin VBA-koodin kirjoittamiseen liittyviin aiheisiin. Voit jopa löytää esimerkkejä, joita voit varastaa – tai lainata – omaa projektia varten.

• Käsittele virheesi. Täydellisinkään ohjelmoija ei voi estää virheiden syntymistä, mutta hän voi estää niitä pysäyttämästä ohjelmaa. Käytä VBA:n sisäänrakennettua virheenkäsittelyä On Error Goto- ja Resume -käskyjen kanssa ansaan virheet ja muuttaaksesi ohjelmakulkua, jotta sovelluksesi eivät turhauta niitä käyttäviä ihmisiä.

• Käytä funktioita ja alitoimenpiteitä. Käytä toimintoja ja alitoimenpiteitä ohjelman eri osien suorittamien tehtävien käsittelemiseen. Yleissääntönä on, että jos huomaat kopioimasi ja liittäväsi koodia ohjelman yhdeltä alueelta toiselle, saatat haluta laittaa koodin omaan toimintosarjaansa.

• Muunna makrot VBA-koodiksi. Access 2010:n makrosuunnittelijan avulla voit napsauttaa ja valita ennalta määritettyjen tehtävien luetteloista automatisoidaksesi sovelluksesi. Rakenna makro, joka tekee mitä haluat, ja muunna sitten makro VBA-koodiksi, jotta näet, miltä se tuntuisi, jos kirjoittaisit sen tyhjästä.

Tietojen jakaminen muiden ohjelmien kanssa Access 2010:stä

Access 2010 on loistava tietokantasovellus yksinään, mutta se toimii hyvin myös muiden kanssa. Voit näyttää ja hakea tietoja useista eri ohjelmista. Jos ohjelma tukee VBA:ta, voit hallita sitä Accessista. Tässä on lyhyt luettelo Microsoft-sovelluksista, joita voit hallita ja joiden kanssa voit jakaa tietoja:

• Excel: Monet Excel-käyttäjät päätyvät osallistumaan Accessiin, koska he tarvitsevat enemmän rakennetta tietojensa tallentamiseen. Jotkut heistä eivät kuitenkaan tee sitä, joten Accessin ja Excelin välillä on edelleen vahva yhteys. Voit käyttää Excel-laskentataulukkoa taulukkona Accessissa tai hallita Excel-sovellusta kokonaan Access VBA:sta.

• SQL Server: SQL Server on kuin Access on steroideja – ainakin taulukon ja kyselyn näkökulmasta. Voit siirtää tietosi Accessista SQL Serveriin parantaaksesi nopeutta ja suorituskykyä, kun käytät suuria tietomääriä. Kun tiedot ovat SQL Serverissä, voit rakentaa Access-lomakkeita, raportteja, makroja ja moduuleja käyttääksesi SQL Serverin tietoja.

• Word: Useimmat Accessin käyttäjät ovat käyttäneet myös Wordia. Olitpa kirjoittamassa kirjettä tai tekemässä luetteloa suoritettavista tehtävistä, monet meistä kääntyvät Wordin puoleen. Voit myös käyttää Wordia raportointityökaluna, jossa voit luoda kirjanmerkkejä Accessin tietojen sijoittamiseksi, jotta joku Accessiin tuntematon voi muuttaa raportin staattisia tietoja.

• SharePoint: SharePoint on Microsoftin näkemys tietojen jakamisesta ja yhteistyöstä verkossa, ja Access 2010:ssä voit jakaa tietoja SharePoint Serverin kanssa. Voit jopa luoda lomakkeita ja raportteja Accessissa ja julkaista ne SharePoint-sivustossa, jotta käyttäjät voivat käyttää niitä selaimessaan – ilman Access 2010:n asentamista.

• Outlook: Outlook on enemmän kuin pelkkä sähköpostityökalu; se on myös kontaktien hallintajärjestelmä. Access 2010:n avulla voit lähettää sähköposteja ja kerätä tietoja suoraan vastaanotetuista sähköpostiviesteistä. Voit myös jakaa yhteystiedot, kalenteri- ja tehtävätiedot Access-sovelluksesi kanssa, jolloin sinun on syötettävä nämä tiedot vain yhteen paikkaan.