Access 2007 -taulukoiden vieminen muihin tiedostomuotoihin

Vaikka jokainen Microsoft Access 2007 -objekti voidaan viedä, taulukon tai kyselyn tietojen vieminen toiseen ohjelmaan, kuten laskentataulukkoon, on yleisin vientitehtävä. Taulukon tai kyselyn vieminen edellyttää sen sisältämien tietojen uudelleenjärjestelyä eri muotoon. Kuten tuonnin yhteydessä, Access voi kääntää tiedot useisiin tiedostomuotoihin tarpeidesi mukaan.

Vie muotoja

Nauhan Ulkoiset tiedot -välilehti näyttää kaikki tiedostomuodot, joihin objekti voidaan viedä. (Käytä vientiä samoihin muotoihin kuin se tuo. Access vie myös PDF-muotoon (Adobe Acrobat -tiedostot) ja Microsoft Wordiin.)

Suurin ongelma, jota on pidettävä silmällä viennissä, on tietojen menetys. Upea Access-taulukko ei aina tarkoita upeaa Paradox-taulukkoa. Kaikki tietokannat eivät käytä samoja sääntöjä

• Tietotyypit: Special Access -tietotyypit, kuten AutoNumber, Kyllä/Ei, Memo ja OLE, aiheuttavat melkein varmasti ongelmia muissa ohjelmissa. Saatat tarvita luovaa ongelmanratkaisua saadaksesi tiedot toimimaan juuri niin kuin haluat sen toimivan.

• Kenttien nimet: Jokaisella tietokantaohjelmalla on omat sääntönsä, jotka ohjaavat kenttien nimiä, kuten pituutta ja kentän nimessä sallittuja erikoismerkkejä (kuten dollari- tai prosenttimerkki).

• Välttääksesi kenttien nimiongelmat viennin aikana, pidä kenttien nimet lyhyinä ja käytä vain kirjaimia ja numeroita nimeäessäsi Access-kenttiäsi. Jos Access-taulukon kenttien nimet rikkovat sen ohjelman sääntöjä, johon olet viemässä, vienti ei toimi oikein.

Ole valmis käyttämään aikaa viennin virittämiseen, jotta se toimii juuri niin kuin haluat. Jos sinulla on ongelmia viennin aikana, katso kentän nimi- ja tietotyyppisäännöt sen ohjelmiston dokumentaatiosta, jonka tiedostomuotoon olet viemässä .

Taulukko- tai kyselytietojen vienti

Taulukon tai kyselyn vieminen on yksinkertaista:

1. Kun tietokanta on auki, napsauta taulukkoa tai kyselyä, jonka haluat viedä.

Taulukon nimi on korostettu.

2. Napsauta nauhan Ulkoiset tiedot -välilehteä.

Vie-työkaluryhmä näkyy nauhassa:

• Yleisillä vientitehtävillä on omat painikkeet.

• Harvoin käytetyt muodot yhdistetään Lisää-painikkeeseen.

3. Napsauta työkalua, joka vastaa ohjelmaa, johon tiedot viedään.

Valitsemaasi muotoon mukautettu Vie-valintaikkuna tulee näkyviin.

4. Suorita vienti loppuun noudattamalla Vie-valintaikkunan ohjeita.

Vie-valintaikkuna näyttää vientitiedostomuodon vaihtoehdot:

• Jokainen vaihtoehto kysyy tiedostonimeä (mukaan lukien polku) viedyille tiedoille.

• Jotkin vientiprosessit kysyvät myös, haluatko avata uuden tiedoston, kun vienti on valmis. Tämä voi estää turhauttavan haun tiedoston tallennuksen jälkeen.

5. Valitse Tallenna vientivaiheet -valintaruutu, jos tiedät, että teet tämän viennin uudelleen.

Nauha sisältää painikkeen nimeltä Tallennetut viennit. Tämän avulla voit helposti viedä taulukon tai kyselyn rutiininomaisesti.