Access 2003 -tietojen työntäminen verkkoon

Nyt kun Access 2003 sisältää kaikki hienoimmat tietosi, miksi et jakaisi sisältösi muiden kanssa yrityksesi kanssa – tai jopa julkaise sitä maailmalle? Rakennatpa sitten mainetta ja online-omaisuutta tavoittelevaa kaupallista sivustoa tai eri osastojen välistä intranet-verkkoa yrityksesi tehostamiseksi, Access 2003 sisältää kaikki työkalut, joita tarvitset tietojesi muuttamiseksi verkkovalmiiseen muotoon hetkessä.

Access 2003 auttaa sinua julkaisemaan tietoja kahdella tavalla: staattisesti ja dynaamisesti. Projektisi menetelmä riippuu lähiympäristössäsi käytettävissä olevista laitteista, tavoitteista ja asiantuntemuksesta. Tässä on nopea vertailu vaihtoehtoihin:

• Staattinen: Tämä vaihtoehto on suora muunnos Access 2003:sta HTML:ksi. Sen nimi kuvastaa sitä tosiasiaa, että muuntamasi materiaalit eivät muutu ajan myötä – se on kuin tiedoistasi kuvan ottamista. Jos lisäät tietueita taulukkoosi ja haluat sisällyttää ne Web-pohjaisiin juttuihisi, sinun on luotava Web-sivut uudelleen.

• Staattinen muunnos on loistava vaihtoehto osoiteluetteloille ja luetteloille, jotka eivät muutu kovin usein. Se on myös hyvä paikka aloittaa, kun tutkit verkon mahdollisuuksia. Voit muuntaa lähes minkä tahansa Access 2003 -objektin – mukaan lukien taulukot, kyselyt, lomakkeet ja raportit – staattiseksi Web-sivuksi Tiedosto->Vie-vaihtoehdolla.

• Dynaaminen: Sen sijaan, että luot yksinkertaisen HTML-sivun, joka sisältää kaikki tietosi, Dynaaminen-vaihtoehto rakentaa erityisen hyödyn, jota Access 2003 kutsuu tietojen käyttösivuksi . Tämä on HTML-sivu, joka antaa ihmisille pääsyn tietoihisi, jotta he voivat nähdä (ja jopa muuttaa) tietosi yritysverkon tai verkon kautta. Tietojen käyttösivut toimivat vain Access-taulukoiden ja -kyselyiden kanssa.

Ohjatun Data Access Page Wizardin ansiosta tietojen käyttösivun luominen ei ole vaikeaa. Mutta koska kaikki tämä tekninen taika vaatii vakavaa yhteistyötä Web-palvelimen, Access 2003:n ja tietokantasi välillä, valmiin tietojen käyttösivun toteuttaminen ei välttämättä ole aloittelijan tehtävä. Jos sivuasi on tarkoitus katsoa useammalle kuin muutamalle yrityksesi ulkopuoliselle henkilölle, sinun on luultavasti hyödynnettävä Web-ammattilaista.

Vaikka tietojen käyttösivun toimivuuden yksityiskohdat saattavat vaatia koulutetun tietokoneammattilaisen apua, kirjaimellisesti kuka tahansa voi luoda tietojen käyttösivun ohjatun toiminnon avulla. Tässä on vaiheittaiset tiedot:

1. Avaa tietokanta, joka sisältää intranetiin tai Webiin tarkoitettuja tietoja.

Tietokanta-ikkuna hyppää näytölle.

2. Napsauta ikkunan vasemmassa reunassa Sivut-painiketta.

Tietokantaikkuna muuttuu ja näyttää kolme vaihtoehtoa tietojen käyttösivuille.

3. Kaksoisnapsauta Luo tietojen käyttösivu käyttämällä ohjattua toimintoa.

Kun kiintolevyä on käytetty vastikkeetta, ohjattu Data Access Page Wizard ilmestyy (kuten kuvassa 1).

Kuva 1: Ohjattu tietojen käytön sivutoiminto näyttää paljon ohjatulta raporttitoiminnolta.

4. Napsauta Taulukot/Kyselyt-ruudussa alanuolta ja napsauta sitten haluamaasi taulukkoa tai kyselyä tietojen käyttösivulla.

Käytettävissä olevat kentät -ikkunassa näkyvät kaikki valitun taulukon tai kyselyn kentät.

5. Napsauta jokaisen tiedon käyttösivulle haluamasi kentän kohdalla kentän nimeä ja napsauta sitten > (suurempi kuin symboli) -painiketta.

Korostettu kenttä hyppää Valitut kentät -luetteloon.

Kopioi kaikki mahdolliset kentät Valitut kentät -luetteloon napsauttamalla >> (kaksinkertainen suurempi kuin symboli) -painiketta. Voit poistaa kentän napsauttamalla sen merkintää Valitut kentät -luettelossa ja napsauttamalla sitten < (vähemmän="" than="" symboli)="" -painiketta.="" to="" clear="" out="" ="" whole="" list="" and="" start="" over,="" click="" the="">< (double="" less="" than="" symboli)= "">

6. Toista vaiheet 4 ja 5 jokaiselle sisällytettävälle taulukolle tai kyselylle. Kun kaikki kentät ovat valmiit, napsauta Seuraava.

Tietojen käyttösivut ymmärtävät, kuinka toisiinsa liittyvät taulukot toimivat yhdessä, jotta voit sisällyttää kenttiä useista taulukoista yhdelle tietojen käyttösivulle.

7. Jos haluat näyttää tietosi ryhmissä uudella tiedonkäyttösivullasi, napsauta kenttiä, joita haluat käyttää tietueiden välisummiin, ja napsauta > (suurempi kuin symboli) -painiketta lisätäksesi uudet ryhmät. Kun olet valmis, napsauta Seuraava.

Kun ryhmittely on valmis, Access siirtyy lajittelu- ja yhteenvetotietoihin.

Tietojen käyttöoikeussivun ryhmät toimivat kuten raportin ryhmät.

8. Voit lajitella tietotietueita entisestään valitsemalla kentän Lajittelujärjestys- ja yhteenvetotiedot -sivulta. Napsauta Seuraava, kun olet valmis.

Useimmiten et tarvitse tiedoillesi uutta organisaatiotasoa. Tähän mennessä tiedot on leikattu ja paloiteltu pari kertaa ryhmittelyvaihtoehtojen ansiosta. Jos kuitenkin tehdä tarvitset enemmän kerroksia, voit lisätä jopa neljä lisää tasoja lajittelu- ja yhteenveto.

9. Kirjoita haluamasi sivun otsikko ja napsauta sitten Valmis.

Velho jyrää, heiluu ja yleensä vaeltelee jonkin aikaa. Kun olet joutunut odottamaan tarpeeksi kauan osoittaaksesi, että koko prosessi on surkean monimutkainen, ohjattu toiminto näyttää valmiin tietojen käyttösivusi kuvan 2 mukaisesti.

Kuva 2: Valmis tietojen käyttösivu – näyttää hyvältä!

10. Testaa uutta sivuasi käynnistämällä Web-selain ja lataamalla sivu, jotta voit tarkastella sitä nopeasti (kuten kuvassa 3).

Kuva 3: Internet Explorerissa näkyvä tietojen käyttösivu.

Et ehkä voi ottaa käyttöön tietosivuasi suuressa kaupallisessa Web-sivustossa. Aivan kuten ActiveX-tekniikka tekee sivun luomisesta helppoa, se myös rajoittaa sen näyttöpaikkaa. Tätä kirjoittaessa vain Internet Explorer (versiot 5.0 ja uudemmat) voi näyttää tietojen käyttösivuja.