Arkistoi vanhat tiedot. Datatiedostot voivat kasvaa nopeasti gigatavuiksi. Ajan mittaan suuri datatiedosto voi muuttua raskaaksi, mikä saa Outlookin käynnistymään ja sammumaan hitaammin. Voit halutessasi arkistoida vanhat viestit ja kohteet erilliseen tiedostoon, jota voit käyttää tarvittaessa. Jos haluat arkistoida tiedostoja, napsauta Tiedosto ja napsauta sitten Työkalut-painiketta. Napsauta Puhdista vanhat kohteet. Valitse arkistoitavat kansiot ja aseta sitten päivämääräkynnys Arkistoi kohteet vanhempia kuin -ruutuun. Valitse arkistotiedoston sijainti tai hyväksy oletussijainti (joka on sama sijainti kuin pääasiallinen Outlook-datatiedostosi, mutta jonka nimi on Arkisto).
Siivoa postilaatikkosi. Postilaatikon puhdistaminen on edistyneempi ja osallisempi kuin yksinkertainen arkistointi. Postilaatikon siivoustoiminnolla voit etsiä tiettyä päivää vanhempia tai tiettyä kilotavua suurempia kohteita. Voit käyttää AutoArchivea automatisoidaksesi arkistointiprosessin ja voit tyhjentää Poistetut kohteet -kansion. Aloita napsauttamalla Tiedosto, valitsemalla Työkalut ja napsauttamalla Postilaatikon puhdistus.
Jaa Outlook muiden käyttäjien kanssa.Kun jaat tietokoneen ja jokaisella henkilöllä on oma Windows-kirjautumisensa, sinun ei tarvitse huolehtia Outlookin risteyksestä. Kun jokainen teistä käyttää Outlookia, saat oman yksityisen postilaatikon ja datatiedoston. Mutta jos kahdella tai useammalla henkilöllä on sama kirjautuminen, heidän ei välttämättä tarvitse jakaa yhtä Outlook-tietojoukkoa. Avain yksityisyyteen tässä tapauksessa on luoda lisää profiileja Outlookissa. Napsauta Tiedosto, napsauta Tilin asetukset ja napsauta Hallitse profiileja. Luo uusi profiili Sähköposti-valintaikkunassa napsauttamalla Lisää ja täyttämällä pyydetyt tiedot. Tämän jälkeen voit valita Sähköposti-valintaikkunassa Kysy käytettävää profiilia, jos haluat Outlookin kysyvän, kuka käyttäjä ladataan aina, kun se avautuu. Vaihtoehtoisesti voit valita Käytä aina tätä profiilia ja valita sitten käytettävän profiilin. Voit vaihtaa profiilia, jos et ole pyytänyt Outlookia kehottamaan sinua käynnistyksen yhteydessä, valitsemalla Tiedosto, Tilin asetukset, Muuta profiilia. Outlook käynnistyy uudelleen ja kysyy, mikä profiili ladataan.