Excel-tietokantatoiminnot toimivat periaatteessa samalla tavalla. He suorittavat laskelmia tietyssä kentässä niille tietueille, jotka täyttävät tietyt kriteerit. Voit esimerkiksi käyttää tietokantafunktiota laskeaksesi keskimääräisen loppuarvosanan kaikille kirjanpito 101:n opiskelijoille.
Kaikki tietokantafunktiot käyttävät seuraavia kolmea argumenttia:
-
Tietokantaalue: Tämä argumentti kertoo funktiolle, missä tietokanta sijaitsee. Syötä se käyttämällä soluosoitteita (esimerkiksi A1:D200) tai nimettyä aluetta (esimerkiksi Opiskelijat). Alueen on sisällettävä kaikki tietueet, mukaan lukien kenttien nimien ylin rivi.
-
Kenttä: Sinun on kerrottava tietokantatoiminnolle, mitä kenttää käytetään. Et voi odottaa, että se selviää tästä itsestään! Voit syöttää joko sarakkeen numeron tai kentän nimen. Sarakenumero, jos sitä käytetään, on tietokantaalueen ensimmäisestä sarakkeesta poikkeavan sarakkeen numero. Toisin sanoen, jos tietokanta alkaa sarakkeesta C ja kenttä on sarakkeessa E, sarakkeen numero on 3, ei 5. Jos otsikkoa käytetään, laita se lainausmerkkien joukkoon. Tietokantafunktiot laskevat tuloksen tämän kentän arvojen perusteella. Se, kuinka monta arvoa käytetään, riippuu kolmannesta argumentista: kriteereistä.
-
Kriteerit: Tämä kertoo funktiolle, missä kriteerit sijaitsevat; se ei sinänsä ole kriteeri. Kriteerit kertovat funktiolle, mitä tietueita käyttää laskennassa. Määrität kriteerit laskentataulukon erillisessä osassa tietokanta-alueen lisäksi. Tämän alueen osoite välitetään tietokantatoimintoon.