10 vinkkiä tuottavuuden lisäämiseen Office 365:n avulla

Office 365 pilviteknologiana tarjoaa kaikille organisaatioille edistyneen datakeskuksen edut ilman sen ylläpitoon liittyviä vaivoja ja kustannuksia. Täältä löydät "käyttövalmiita" vinkkejä ja temppuja tuottavuuden ja tehokkuuden lisäämiseen organisaatiossasi tai toimistossasi.

Itsepalvelupalvelu palvelun terveyden hallintapaneelista

Jos olet organisaatiosi nimetty järjestelmänvalvoja, saat todennäköisesti kyselyitä ongelmista, joita käyttäjäsi kohtaavat Office 365:ssä. Ennen kuin käytät paljon aikaa ongelman vianetsintään, tutustu ensin Office 365:n Service Health Dashboardiin. selvittää, onko ongelma sinun puoleltasi.

Office 365 -portaalin uusi ulkoasu on vielä esikatseluvaiheessa, mutta sen on määrä julkaista pian. Siinä voit hallita Office 365 -vuokraajaasi: hallita käyttäjiä, luoda ryhmiä, päivittää tilausta, tarkastella laskutusta, ottaa yhteyttä tukeen, määrittää asetuksia, suorittaa raportteja ja tarkastella palvelun tilaa (katso seuraava kuva).

Esikatsele uuden Office 365 -järjestelmänvalvojan hallintapaneelin versiota.

Jos jokin seuratuista palveluista Service Health Dashboardissa ei ole vihreä, näet hyödyllisiä tietoja ongelman taustasta, siitä, ketä se koskee, mitä Microsoft tekee asian suhteen ja mitkä ovat seuraavat vaiheet.

Kun tiedät, mikä palvelu on päällä tai pois, säästät paljon aikaa ja jopa puhelun tukeen, jos tiedät jo jonkun työskentelevän sen parissa.

Käyttäydy kuten IT-mies

Jossain vaiheessa me kaikki toivomme salaa, että meillä olisi IT Guyn mahtavat voimat. Tämä on henkilö, joka voi taianomaisesti avata tietokoneesi lukituksen, nollata salasanasi ja antaa sinulle pääsyn organisaatiosi etuoikeutettuun sisältöön.

Mitä sitten tapahtuu, jos kadotat puhelimesi luottamuksellisten tietojen kanssa, eikä IT Guy ole käytettävissä? Sitten voit toimia IT-miehenä.

Voit helposti pyyhkiä tiedot langattomasta laitteestasi ja jopa poistaa laitteen tililtäsi estääksesi tietoturva- ja/tai tietosuojaloukkauksen.

Pyyhi tiedot tai poista laitteesi nopeasti Exchange Online -tililtäsi seuraavasti:

Kirjaudu Office 365 -portaaliin .

Napsauta sovellusten käynnistysohjelmassa Mail-ruutua.

Napsauta Office 365 -navigointipalkin oikealla puolella olevaa Asetukset-kuvaketta.

Napsauta Mail oikealla olevasta Asetukset-ruudusta.

Napsauta vasemmasta ruudusta Yleistä.

Napsauta Mobiililaitteet ja valitse sitten tiliisi synkronoitu mobiililaite.

Napsauta Pyyhi laite -kuvaketta (katso seuraava kuva).

Voit myös haluta poistaa mobiililaitteen kokonaan tilistäsi napsauttamalla Poista-kuvaketta (näyttää miinusmerkiltä).

Etäpyyhi laite.

Jaa työtaakka

Ei ole harvinaista, että IT-henkilöstö käyttää paljon aikaa Help Desk -tyyppisten tehtävien hoitamiseen, eikä heillä ole paljon aikaa olla ennakoiva ja strateginen.

Office 365:ssä IT-henkilöstö voi antaa käyttäjilleen mahdollisuuden hallita SharePoint-sivuston käyttöoikeuksia ja jopa antaa käyttäjien kutsua ulkopuolisia käyttäjiä. Tarkista asetukset SharePointin hallintakeskuksessa ja valitse jompikumpi kahdesta ulkoisesta jakamisvaihtoehdosta (näkyy), joka vastaa organisaatiosi tarpeita aloittaaksesi tämän työmäärän jakamisen organisaatiosi muiden kanssa.

Ulkoiset jakamisasetukset SharePoint Onlinessa.

Käytä ajoitusavustajaa

Mikään ei ole hullumpaa kuin yrittää järjestää tapaaminen joukon ihmisiä tietämättä heidän saatavuuttaan. Office 365:ssä Exchange Onlinen vapaa/varattu-tiedot säästävät päivän. Tämän toiminnon avulla voit tietää, onko henkilö vapaa, kiireinen, työskentelee muualla, poissa toimistosta vai onko hänellä alustava kokous kalenterissa. Se ei sovellu vain ihmisille, vaan myös resursseille, kuten kokoushuoneille.

Näet henkilön vapaa/varattu-tiedot, kun luot kokouksen ja käytät ajoitusavustajaa. Näin:

Luo kokouskutsu Outlookissa.

Lisää ihmiset, jotka haluat kutsua kokoukseen.

Napsauta nauhasta Ajoitusavustaja.

Jos valitsemasi aika näyttää estyneeltä kaikille kutsutuille, etsi aika, joka sopii parhaiten kaikille, ja napsauta sitten Lähetä-painiketta.

Jaa kalenterisi

Yksi Outlook Onlinen hieno ominaisuus on, että kalenteri on yhtä kestävä kuin työpöytäsovellus. Voit käyttää värejä tapaamisihisi nähdäksesi yhdellä silmäyksellä päiväsi, viikkosi tai kuukautesi, lähettää kokouspyynnön, määrittää hälytyksiä ja ilmoituksia ja paljon muuta.

Voit jakaa kalenterisi organisaatiosi ulkopuolisille ihmisille, jotta heidän on helppo tietää tavoitettavuus. Voit halutessasi antaa heille täydelliset tiedot kalenteristasi, rajoitetusti tai vain näyttää saatavuustietosi.

Voit jakaa kalenterisi Outlook Onlinesta seuraavasti:

Napsauta kalenterikuvaketta sovellusten käynnistysohjelmassa.

Valitse ylänavigointipalkista Jaa ja napsauta sitten Kalenteri.

Kirjoita niiden ihmisten sähköpostiosoite tai osoitteet, joille haluat jakaa kalenterisi, ja valitse sitten tiedot, jotka haluat jakaa.

Napsauta Lähetä.

Muista kasvot

Jos työskentelet suuressa organisaatiossa, saatat päätyä työskentelemään useiden samannimien ihmisten kanssa. Jos haet postilaatikostasi sähköpostia henkilöltä, jolla on sama nimi muiden kanssa työskentelevien ihmisten kanssa, sinun on varmistettava, että valitset oikean henkilön. Voit rajata hakutuloksia nopeasti katsomalla kuvaa, joka näkyy yhteyshenkilön nimen vieressä suoraan hakutuloksista. Siisti, vai?

Unclutter kanssa Clutter

Suodata matalan prioriteetin sähköpostit postilaatikostasi Clutterilla, jotta voit keskittyä tärkeimpiin viesteihin. Office 365 seuraa sähköpostikäyttäytymistäsi ja oppii siitä, jotta se tietää, mitkä sähköpostit ovat sinulle tärkeitä ja mitkä eivät. Clutter-kansioon päätyvät sähköpostit ovat edelleen siellä tarkastettavaksi. niitä ei poisteta. Voit myös "opettaa" järjestelmälle asetuksesi siirtämällä sähköpostin takaisin Saapuneet-kansioon, jos se päätyi Clutter-kansioon.

Suuri osa tästä? Sinun ei tarvitse tehdä mitään! Clutter on päällä automaattisesti, joten voit siirtyä suoraan seuraavaan vihjeeseen.

Synkronoi tiedostosi

Riippumatta siitä, kuinka yhteydessä olet, joudut väistämättä tilanteeseen, jossa sinulla ei ole Internet-yhteyttä. Se, että sinulla ei ole pääsyä, ei tarkoita, että tehokkuutesi pitäisi laskea.

Voit jatkaa OneDrive for Business- tai SharePoint Online -asiakirjojen käsittelyä offline-tilassa ja synkronoida ne takaisin palvelimeen, kun sinulla on Internet-yhteys. OneDrive for Business -sovellus tulee asentaa osana Office Pro Plus -ohjelmaa. Jos et näe sitä, napsauta OneDrivea Office 365:n sovellusten käynnistysohjelmassa, napsauta Synkronoi ylänavigointipalkista ja seuraa sitten ohjeita. Sama painike on saatavilla SharePoint Online -asiakirjakirjastoissa.

Tapa sähköpostipuu

Tilanne on seuraava: Sinulla on raportti kolmen päivän kuluttua ja tarvitset Johnin, Janen, Maryn ja Peterin panoksen. Lähetät heille sähköpostia ja pyydät tietoja. John ja Jane vastaavat panokseensa. Mary ei nähnyt sähköpostiasi. Pietari vastaa ja kopioi Bethin. Beth vastaa, mutta bcc:n David. David vastaa kaikille, mutta unohtaa sisällyttää Bethin. Sinulla on vihdoin kaikki tiedot ja olet viimeistelemässä raporttia, mutta Mary vastaa viime hetkellä kaikkiin, mutta ei katso Bethin ja Davidin palautetta. Joten nyt sinun on lisättävä hänen palaute ja lähetettävä uusi versio uudelleen kaikkien tarkistettavaksi.

Tämä tarina voi jatkua, kunnes hiuksesi muuttuvat harmaiksi turhautumisesta, mutta on olemassa parempi tapa tehdä tämä: Tappaa sähköpostipuu. Käytä sen sijaan Yammeria.

Yammerin avulla kaikki näkevät kaikkien palautteen. Jos joku uusi tulee mukaan, hän näkee kaikkien palautteen. Niin siellä. Ei enää sähköpostipuita.

Hanki modernia liitetiedostojasi

Vanhassa maailmassa työskentelit dokumentin parissa, tallensit sen dokumenttikirjastoon, määritit kirjastolle oikeat käyttöoikeudet, nappasit dokumentin linkin, käynnistit Outlookin, aloitit sähköpostin ja lähetit sitten linkin kyseiseen asiakirjaan kollegoillesi, jotta he voivat kirjoittaa kanssasi.

Uudessa maailmassa Modern Attachments on tärkein asia. Näin se toimii: Olet tulessa. Sinulla on neljä dokumenttia, jotka olet juuri valmistellut ja tallentanut SharePointiin tai OneDriveen. Menet Outlookiin, luot uuden sähköpostin ja lisäät vastaanottajat. Kun napsautat Liitä tiedosto -painiketta, näet luettelon viimeisimmistä käsittelemistäsi asiakirjoista. Voit valita luettelosta asiakirjan, jonka haluat jakaa. Sitten muistat, että yhdellä vastaanottajista ei ole pääsyä kirjastoon. Ei ongelmaa. Voit myöntää vastaanottajalle pääsyn tiedostoon suoraan Outlookista siirtymättä ensin OneDriveen tai SharePointiin. Miten se sopii moderniin?