Tuen saaminen Microsoft 365 Businessin käyttöönotolle ei ole helppoa. On ymmärrettävää, että johtaja, joka hyväksyy huomattavan budjetin SaaS-ratkaisulle (kuten Microsoft 365 Business), haluaa nähdä sijoitetun pääoman tuoton (ROI). Arvaa kuka on koukussa Microsoft 365 Businessin sijoitetun pääoman tuottoprosentin esittelyyn? IT-tiimisi.
Yksi tavoista, joilla voit vakuuttaa johtajasi sijoitetun pääoman tuottoprosentista, on osoittaa, että onnistut saamaan loppukäyttäjät ottamaan käyttöön teknologian. Valitettavasti teknologian käyttöönotto on kuitenkin hankalaa. Jos uskot, että voit vain ottaa muutokset käyttöön ja odottaa käyttäjien alkavan käyttää tekniikkaa ja laulaa kehujasi, mieti uudelleen. Muutos kohtaa yleensä vastustusta. Tutkimukset ovat osoittaneet, että vain 34 prosenttia käyttäjäjoukosta tyypillisesti ottaa käyttöön uuden teknologian, kuten Diffusion Innovations -teoria osoittaa .
Täältä löydät parhaita käytäntöjä, vinkkejä ja temppuja Microsoft 365 Businessin käyttöönoton edistämiseen. Voit vapaasti muokata ja muokata näitä ehdotuksia organisaatiollesi sopiviksi. Ota kunnia, jos jokin täällä olevista ehdotuksista tuo sinulle menestystä.
Johdon sponsorointi teknologian toteutuksissa on yleensä idioottivarma tapa saada käyttäjät ottamaan käyttöön uusi tekniikka, vaikkakin vastahakoisesti. Olkaamme rehellisiä, IT-järjestelmänvalvojalla ei ole yhtä paljon vaikutusvaltaa kuin toimitusjohtajalla, toimitusjohtajalla tai omistajalla.
Kun olet tunnistanut teknologian käyttöönoton johtavat sponsorit, varmista, että olet samaa mieltä siitä, mitä heiltä odotetaan. Ihannetapauksessa haluat johtavien sponsorien ottavan yhteisen vastuun toteutuksen onnistumisesta. Ne voivat tarjota suojan, kun joudut poliittisiin haasteisiin organisaatiossasi tai kun loppukäyttäjät hylkäävät tekemäsi muutokset.
Varmista omalta osaltasi, että annat johtaville sponsoreillesi koulutusta tekniikan toiminnoista asiaankuuluvien skenaarioiden perusteella. Jos he esimerkiksi käyttävät usein sähköpostia verrattuna asiakirjojen yhteiskirjoittamiseen, kouluta heidät Outlookin uusiin ominaisuuksiin sen sijaan, että opetat heitä tallentamaan ja jakamaan tiedostoja SharePointissa. Kun he näkevät teknologian arvon, he voivat jakaa kokemuksensa muun organisaation kanssa.
Tutkijat eivät ole vielä keksineet kloonauskonetta, mutta voit luoda klooneja itsestäsi laajentaaksesi harjoitteluasi. Miten? Rekrytoimalla ja aktivoimalla verkoston mestareita asiallesi, nimittäin Microsoft 365 Businessin käyttöön ottamiseksi . Yleensä nämä ihmiset ovat organisaatiosi nykyisen teknologian varhaisia omaksujia ja superkäyttäjiä. Anna heille pääsy Microsoft 365 Business -palveluiden täydelliseen sarjaan ja järjestä heille kohdennettu koulutus. Käytä "kouluttaa kouluttaja" -mallia, jotta he ymmärtävät, että heidän tehtävänsä on kouluttaa muita organisaatiossa olevia ihmisiä. Saattaa auttaa, jos kannustat heitä olemaan Champs-verkostossa (kuten uuden kannettavan tietokoneen) vastineeksi Windows 10 AutoPilot -käyttöönoton kokemuksesta.
Ihannetapauksessa haluat jokaiselta osastolta mestarin, joka ymmärtää osaston käyttäjien työnkulkua. Saatat huomata, että esimerkiksi markkinointiosaston ihmiset ovat innoissaan Microsoft Streamista, mutta talousosaston ihmiset eivät niin paljon.
On sanottu, että 90 prosenttia projektipäällikön työstä on viestintää. Tämä tilasto on totta ja sovellettavissa, kun otat Microsoft 365 Businessin käyttöön organisaatiossasi. Riippumatta siitä, onko sinulla nimetty projektipäällikkö tai projektipäällikön rooli, on parasta, että sinulla on vankka viestintäsuunnitelma.
Muista kommunikoinnin poljinnopeus. Jos lähetät sähköpostin joka päivä kolmen kuukauden ajan muistuttaen loppukäyttäjiä tulevasta muutoksesta, saatat päätyä ärsyyntyneisiin ihmisiin, jotka luovat säännön sähköpostisi automaattisesti poistamiseksi tai reitittämiseksi kansioon myöhempää lukemista varten. Jos asetat viestinnän liian kauas toisistaan, he saattavat jäädä väliin ja olla valmistautumattomia, kun lopulta teet vaihdon. Sinun on löydettävä oikea tasapaino sen perusteella, mitä tiedät loppukäyttäjistäsi.
Pienyritysten osalta sinun tulee tehdä ensimmäinen ilmoitus Microsoft 365:n toteutuksesta lisenssien hankinnan yhteydessä. Sitten noin kolme viikkoa ennen kuin sähköposti siirtyy uuteen järjestelmään, tippaviestintä alkaa, ja taajuus kasvaa vähitellen katkaisupäivän lähestyessä.
Sanonta "epäonnistu, suunnittele epäonnistuminen" ei voisi olla totta uuden teknologian käyttöönotossa. Avain yleiseen toteutussuunnitelmaan on loppukäyttäjien koulutussuunnitelma. Harjoittelusuunnitelman ei tarvitse olla monimutkainen. Jopa yleiskuvaus siitä, ketä koulutetaan mitä ja milloin, riittää, varsinkin jos sinulla on pieni organisaatio. Muistatko mestariverkoston ja toimeenpanevat sponsorit? Nämä ryhmät on sisällytettävä koulutussuunnitelmaan.
Saatat huomata, että sinun on mukautettava harjoitussuunnitelmaasi, kun saat käsityksen siitä, kuinka hyvin ensimmäiset harjoittelijaryhmäsi reagoivat. Luo harjoitussuunnitelmasi muodossa, jota on helppo päivittää tai tehdä yhteistyötä. Voit altistaa harjoittelijasi uudelle teknologialle käyttämällä SharePoint-luetteloita tai asiakirjakirjastoja harjoitussuunnitelmasi arkistona. He alkavat saada koulutusta toiminnoista huomaamattaan!
Kouluttajaa pyydettiin kerran pitämään neljän tunnin Office 365 -koulutus pienelle yritykselle, jossa on 25 käyttäjää. Yritykset saada yrityksen omistajalta tietoa koulutustarpeista ja työntekijöiden teknisistä taidoista epäonnistuivat ja kouluttajaa käskettiin kouluttamaan käyttäjiä "aLuckyTemplates-tavalla". Se viestitti valmentajalle, että hänellä ei ollut kiinteää aihetta koulutukselle. Kouluttaja päätyi valmistelemaan erilaisia skenaarioita, jotka sopivat erilaisiin henkilöihin. Keskustelun kulun perusteella kouluttaja veti tietyn skenaarion ja keskitti koulutuksen sen ympärille.
Joten mikä on skenaario? Yllä olevassa esimerkissä skenaario meni suunnilleen näin:
Jane, Rob ja Paul työskentelevät markkinointiosastolla ja lähettävät jatkuvasti sähköpostia toisilleen asiakirjoja, joissa he tekevät yhteistyötä. On vaikea seurata asiakirjan uusinta versiota ja selvittää, kuka on kommentoinut mitäkin. Jane, joka vastaa kaiken palautteen keräämisestä, turhautuu, koska juuri kun hän luulee tehneensä lopullisen version asiakirjasta, joku lähettää myöhästyneen palautteen. Tai joku vetää keskusteluun toisen henkilön, joka sitten antaa palautetta asioista tietämättä, että niitä on jo käsitelty aikaisemmissa keskusteluissa.
Kouluttaja esitteli skenaarion työpajan osallistujille ja kysyi, tapahtuuko niin heidän organisaatiossaan. Vastaus oli ylivoimaisesti kyllä. Tämän perusteella kouluttaja käytti 30 minuuttia näyttääkseen heille Wordin, OneDrive for Businessin ja SharePointin yhteiskirjoitusominaisuudet. Sitten he käyttivät omia kannettavia tietokoneitaan harjoitteluun. 30 minuutin lopussa kaikilla oli hyvä käsitys konseptista ja he ymmärsivät, ketkä ihmiset olivat siinä parempia kuin muut. Taitavammista tuli enemmän kädestä pitämisen tarpeessa oleville henkilöille.
Oppitunti tässä on, että jos haluat käyttäjien ottavan käyttöön Microsoft 365 Businessin, tee siitä nopea voitto heille ja räätälöi koulutus heille todellisen skenaarion mukaan. Se ei olisi toiminut, jos kouluttaja olisi vain aloittanut koulutuksen Outlookilla ja salattujen sähköpostien lähettämisellä.
Jos sinulla on pieni tai yhden hengen IT-tiimi, voit vähentää monien käyttäjien tukemista Microsoft 365 Businessin käyttöönoton aikana luomalla itsepalveluportaalin SharePointiin tai Microsoft Streamiin tai molempiin. Voit julkaista 30 sekunnin ohjevideoita antaaksesi loppukäyttäjille virkistystä koulutuksesta. Voit pyytää mestareita lähettämään sisältöä portaaliisi tai avata itsepalveluvarastosi kenen tahansa panokselle. Kun teet sen tällä tavalla, loppukäyttäjäsi harjoittelevat oppimaansa lataaessaan sisältöä SharePointiin tai Streamiin. Jos haluat olla hieno, voit pelillistää prosessin antamalla kannustimia käyttäjille, joilla on eniten tykätty video.
Internetissä on paljon videoita Microsoft 365:n eri skenaarioista, jotka voit sisällyttää resursseihisi. Usein kuitenkin käy niin, että työtoverin luomat raakavideot, joissa esitellään organisaation ympäristöä, resonoivat käyttäjiä enemmän kuin korkean tuotantoarvon omaavat markkinointivideot Microsoftilta YouTubessa ja muissa kanavissa.
Jos käyttäjäsi eivät pidä videoista, toinen vaihtoehto on käynnistää OneNote-muistikirja SharePoint-sivustosta . Luo muistikirjaan erilaisia osia, jotka keskittyvät tekniikkaan. Sisällytä jokaiseen osioon vaiheittaiset ohjeet, jotka osoittavat, kuinka tehtävä suoritetaan tekniikan avulla. Sinulla voi esimerkiksi olla Outlookissa osio, jossa sinulla on sivu sähköpostille, sivu kalenterille ja sivu tehtäville. Kun käyttäjät lukevat sisältöäsi, he oppivat paitsi Outlookista myös OneNotesta ja SharePointista, vaikkakin tietämättään.
Uuden teknologian, kuten Microsoft 365 Businessin, käyttöönotto ei ole helppo tehtävä. Kun sinulla on menestystarinoita, käytä aikaa juhlia ja jaa voitto loppukäyttäjien kanssa. Kun käyttäjät ymmärtävät panoksensa arvon toteutuksen onnistumiseen, se auttaa motivoimaan muita, jotka eivät ehkä osallistu paljon.
Esimerkki voitosta on se, kuinka paljon yritys säästi vähentämällä matkakuluja sen jälkeen, kun ihmiset alkoivat pitää videokokouksia Microsoft Teamsin avulla. Voitto voi myös olla jonkun todistus tuottavuuden kasvusta asiakirjojen yhteiskirjoittamisesta reaaliajassa verrattuna asiakirjojen lähettämiseen edestakaisin.
SharePoint Onlinessa on näppärä ominaisuus nimeltä Uutiset, käyttövalmis palvelu, jonka avulla voit luoda sisältöä, joka sitten jaetaan eri SharePoint-kokemusten ja -sovellusten kesken. Voit korostaa voittojasi käyttämällä SharePoint News -palvelua edistääksesi tekniikan käyttöönottoa. Saat lisätietoja SharePoint Newsista lataamalla tämän PDF-tiedoston .
Microsoft 365 -vuokraajasi globaalina järjestelmänvalvojana sinulla on pääsy käyttöraportteihin, jotka antavat käsityksen siitä, kuinka käyttäjäkuntasi ottaa teknologian käyttöön. Raportit sisältävät Exchangen, Microsoft Teamsin, Office 365:n, OneDriven, SharePointin, Skype for Businessin ja Yammerin toiminta- ja käyttömittareita. Voit viedä raportit Exceliin lisäanalyysiä varten. Jos olet niin halukas, voit jopa analysoida tietoja Power BI:ssä , joka on toinen Microsoftin työkalu tietojen visualisointiin.
Yksi tapa toimia käytettävissä olevien tietojen perusteella käyttöönoton edistämiseksi on tarkastella OneDrive for Businessin käyttöä. Raportti sisältää tiedot käyttäjästä, viimeisimmän toimintapäivämäärän, tiedostojen lukumäärän, aktiivisten tiedostojen lukumäärän ja käytetyn tallennustilan. Jos huomaat, että käyttäjällä ei ole yhtään (0) tiedostoa ja käytössä on hyvin vähän tallennustilaa, se saattaa olla hyvä merkki siitä, että käyttäjä ei ota OneDrive for Businessia käyttöön. Näiden tietojen perusteella voit kohdistaa koulutuksen käyttäjille, jotka käyttävät vähän OneDrive for Businessia.
Uutta teknologiaa otettaessa ei mikään epäonnistu niin näyttävästi kuin käyttöönotto ilman tukimallia. Käyttöönoton jälkeen ihmisiä on jopa irtisanottu työstään huonon käyttökokemuksen ja selkeän eskaloitumispolun vuoksi.
Riippuen siitä, kuinka hankit lisenssit, sinulla voi olla erilaisia tukivaihtoehtoja. Jos ostit Microsoft 365 Business -lisenssit suoraan Microsoftilta heidän verkkosivustonsa kautta , Microsoft tarjoaa tuen. Ellet maksa suurta rahaa Premiere-tuesta, vain maailmanlaajuinen järjestelmänvalvoja voi lähettää tukiliput Microsoft-tukeen. Tämä tarkoittaa, että IT-järjestelmänvalvojana olet paikalla tarjoamassa tukea loppukäyttäjillesi. Voit kuitenkin lähettää lipun loppukäyttäjiesi puolesta, ja Microsoftin tuki voi päätyä työskentelemään suoraan heidän kanssaan ongelman ratkaisemiseksi.
Jos ostit lisenssisi Microsoft Partnerilta joko Cloud Solutions Provider (CSP) tai Enterprise Agreement (EA) -mallin kautta, kumppani on koukussa tarjotakseen tukea. Riippuen sopimuksesta kumppanin kanssa, voit joko lähettää loppukäyttäjäsi suoraan kumppanin tukitiimiin tai toimia välittäjänä loppukäyttäjien ja kumppanin tukitiimin välillä. Huomaa, että kumppanit voivat periä ylimääräisen maksun tuesta lisenssimaksujen lisäksi. Klo Cloud611 , voit ostaa Microsoftin 365 lisenssejä, jotka sisältävät 24/7/365 loppukäyttäjän tuki pientä maksua päälle lisenssin kustannuksista.
Jos olet noudattanut kaikkia tai useimpia yllä olevista vinkeistä, etkä vieläkään onnistu edistämään Microsoft 365 Businessin käyttöönottoa, saattaa olla aika ottaa ammattilaiset mukaan. Microsoft Partner Network on täynnä erittäin päteviä koulutus- ja adoptiokumppaneita, jotka voivat auttaa sinua ratkaisemaan adoptiohaasteet. Vaikka sinun on maksettava paljon rahaa saadaksesi nämä kumppanit mukaan, sijoitus voi olla sen arvoista pitkällä aikavälillä.
Voit etsiä Microsoftin koulutuskumppaneita . Huomio: tämä verkko-osoite ei välttämättä toimi Chrome-selaimessa, mutta URL-osoite toimii täydellisesti Microsoft Edge -selaimessa.
Yksi Microsoft Partner Networkin yhteistyökumppaneista on Softchoice Corporation . Heillä on vankka loppukäyttäjien käyttöönoton ammattipalvelu, joka sisältää käyttötapausten määrittelyn loppukäyttäjien tarpeiden ymmärtämiseksi aina toteutussuunnitelman luomiseen haluttujen liiketulosten saavuttamiseksi.
Vielä yksi harjoituskaveri kannattaa harkita on Brainstorm Inc . Microsoft teki heille sopimuksen koulutuksen järjestämisestä Customer Immersion Experience -ohjelmaan.
Jos organisaatiollasi on mielestäsi ainutlaatuisia koulutustarpeita, saatat tarvita vain yhteyden oikean kumppanin kanssa. Lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected] otsikolla "Tarvitsen apua koulutukseen". Joku vastaa ASAP.
Kuinka estää Microsoft Wordia avaamasta tiedostoja vain luku -tilassa Windowsissa Microsoft Word avaa tiedostot vain luku -tilassa, jolloin niiden muokkaaminen on mahdotonta? Älä huoli, menetelmät ovat alla
Virheiden korjaaminen virheellisten Microsoft Word -asiakirjojen tulostuksessa. Virheet tulostettaessa Word-asiakirjoja, joissa on muuttuneet fontit, sotkuiset kappaleet, puuttuva teksti tai kadonnut sisältö ovat melko yleisiä. Älä kuitenkaan
Jos olet piirtänyt PowerPoint-dioihin esityksen aikana kynää tai korostuskynää, voit tallentaa piirustukset seuraavaa esitystä varten tai poistaa ne, jotta seuraavan kerran näytät ne. Aloitat puhtailla PowerPoint-dioilla. Pyyhi kynä- ja korostuskynäpiirrokset noudattamalla näitä ohjeita: Pyyhi rivit yksi kerrallaan […]
Tyylikirjasto sisältää CSS-tiedostoja, Extensible Stylesheet Language (XSL) -tiedostoja ja kuvia, joita käyttävät ennalta määritetyt sivupohjat, sivuasettelut ja säätimet SharePoint 2010:ssä. CSS-tiedostojen etsiminen julkaisusivuston tyylikirjastosta: Valitse Sivuston toiminnot→ Näytä Kaikki sivuston sisältö. Sivuston sisältö tulee näkyviin. Style-kirjasto sijaitsee […]
Älä hukuta yleisöäsi jättimäisillä numeroilla. Microsoft Excelissä voit parantaa koontinäyttöjesi ja raporttiesi luettavuutta muotoilemalla numerot näyttämään tuhansia tai miljoonia.
Opi käyttämään SharePointin sosiaalisen verkostoitumisen työkaluja, joiden avulla yksilöt ja ryhmät voivat kommunikoida, tehdä yhteistyötä, jakaa ja pitää yhteyttä.
Juliaanisia päivämääriä käytetään usein valmistusympäristöissä aikaleimana ja pikaviitteenä eränumerolle. Tämän tyyppisen päivämääräkoodauksen avulla jälleenmyyjät, kuluttajat ja huoltoedustajat voivat tunnistaa tuotteen valmistusajankohdan ja siten tuotteen iän. Julian-päivämääriä käytetään myös ohjelmoinnissa, armeijassa ja tähtitiedessä. Erilainen […]
Voit luoda verkkosovelluksen Access 2016:ssa. Mikä verkkosovellus sitten on? No, verkko tarkoittaa, että se on verkossa, ja sovellus on vain lyhenne sanoista "sovellus". Mukautettu verkkosovellus on online-tietokantasovellus, jota käytetään pilvestä selaimen avulla. Rakennat ja ylläpidät verkkosovellusta työpöytäversiossa […]
Useimmat SharePoint 2010:n sivut näyttävät navigointilinkkien luettelon pikakäynnistyspalkissa sivun vasemmassa reunassa. Pikakäynnistyspalkki näyttää linkit esitellyn sivuston sisältöön, kuten luetteloihin, kirjastoihin, sivustoihin ja julkaisusivuihin. Pikakäynnistyspalkki sisältää kaksi erittäin tärkeää linkkiä: Koko sivuston sisältö -linkki: […]
Yksinkertaisille ongelmille Excelin Ratkaisija löytää yleensä nopeasti optimaaliset Ratkaisijamuuttujien arvot tavoitefunktiolle. Mutta joissakin tapauksissa Ratkaisijalla on vaikeuksia löytää Solver-muuttujan arvoja, jotka optimoivat tavoitefunktion. Näissä tapauksissa Ratkaisija näyttää yleensä viestin tai virheilmoituksen, joka kuvaa tai käsittelee ongelmaa, jonka […]
