10 tapaa tehdä Office 2019:stä helpompi käyttää

Jos et ole vielä huomannut, Office 2019:ssä on paljon ominaisuuksia, joita et todennäköisesti tarvitse suurimman osan ajasta. Jos olet kuitenkin kova Office 2019 -tehokäyttäjä, saatat haluta kurkistaa joitain kehittyneempiä ominaisuuksia, jotka helpottavat elämääsi.

Vaikka näiden edistyneiden ominaisuuksien oppiminen ja hallitseminen voi viedä aikaa, saatat löytää vaivan arvoista saada Office 2019 toimimaan juuri haluamallasi tavalla. Mikä parasta, voit oppia nämä uudet ominaisuudet pelaamalla niillä työssä – näin voit oppia jotain uutta ja saada siitä palkkaa samaan aikaan.

Rakenna (ja käytä) omia Office-apuohjelmia

Jos olet kuten useimmat ihmiset, haluat luultavasti vain käyttää ohjelmaa, saada sen tekemään sen mitä tarvitset ja palata sitten kotiin. Jos kuitenkin huomaat toivovasi, että Office 2019 voisi tehdä jotain enemmän, sinun kannattaa käyttää aikaa omien sovellusten kehittämiseen Office 2019:ää varten.

Jotta voit luoda sovelluksia Office 2019:lle, sinun on käytettävä alan standardiohjelmointikieliä, kuten HTML5, JavaScript, CSS3 (Cascading Style Sheets) ja XML. Luomalla omia Office 2019 -sovelluksia voit laajentaa Office 2019:n ominaisuuksia. Jos luot erityisen hyödyllisen sovelluksen, voit jopa myydä sen tai antaa sen pois. Jos haluat lisätietoja omien Office 2019 -sovellusten luomisesta, katso lyhyt opetusohjelma ensimmäisen Office 2019 -sovelluksesi luomisesta ).

Jos et halua luoda omia Office-sovelluksia, napsauta Lisää-välilehteä ja napsauta sitten Store-kuvaketta. Nyt voit selata Office-apuohjelmia, jotka muut ovat luoneet käytettäväksi (ilmaiseksi tai hintaan). Lataamalla ja asentamalla Office-apuohjelmia voit tehostaa Officen ominaisuuksia.

Yhteistyö Office 2019 -arvosteluvälilehden kanssa

Jos olet ainoa henkilö, jonka täytyy muokata, tarkastella ja käyttää Office 2019 -asiakirjojasi, voit ohittaa tämän osion. Kuitenkin, jos olet kuten monet ihmiset, sinun on tehtävä yhteistyötä muiden kanssa.

Vanha tapa tehdä yhteistyötä tarkoitti paperikopioiden tulostamista, niiden lähettämistä muille ja kirjoittamista suoraan niihin. Officen avulla voit korostaa, merkitä ja muokata asiakirjoja sähköisesti, jotta voit jakaa tiedostoja sähköpostitse tai verkon kautta. Joka kerta kun joku tekee muutoksen dokumenttiin, Office 2019 seuraa muutokset eri värillä ja tunnistaa tekijän nimellä. Nyt näet, kuka kirjoitti mitä, ja voit valikoivasti säilyttää arvokkaimmat kommentit ja jättää huomiotta kommentit, joista et pidä.

Joitakin hyödyllisempiä Review-välilehden piilotettuja komentoja ovat

• Uusi kommentti: Lisää kommentin suoraan asiakirjaan vaikuttamatta olemassa olevaan tekstiin.
• Seuraa muutoksia: Korostaa uuden tekstin tai datan, jonka joku lisää olemassa olevaan asiakirjaan tai poistaa siitä.
• Vertaa: Tutkii kahta tiedostoa ja korostaa niiden välisiä eroja. Tämä työkalu antaa sinulle myös mahdollisuuden yhdistää muutokset valikoivasti yhdeksi asiakirjaksi.

Tarkista-välilehdelle tallennettujen ominaisuuksien avulla voit lähettää useita kopioita tiedostosta muille, antaa kaikkien kommentoida, merkitä tekstiä, siirtää tietoja ja yhdistää kaikkien kommentit ja muutokset yhdeksi lopulliseksi versioksi.

Word 2019:n Viitteet-välilehden käyttäminen

Useimmat ihmiset käyttävät Wordia vain kirjeiden tai lyhyiden raporttien kirjoittamiseen. Jos sinun on luotava pidempiä asiakirjoja, saatat olla kiinnostunut käyttämään joitain seuraavista Wordin Viitteet-välilehden ominaisuuksista:

• Sisällysluettelo: Luo sisällysluettelon asiakirjassa käytettyjen otsikotyylien perusteella
• Lisää alaviite: Luo alaviitteen sivun alareunaan
• Lisää loppuviite: Luo muistiinpanoluettelon asiakirjan loppuun
• Lisää kuvateksti: Numeroi automaattisesti luvut, taulukot tai yhtälöt
• Lisää kuvataulukko: Luo luettelon kuvista, taulukoista tai yhtälöistä, jotka loit käyttämällä Lisää kuvateksti -komentoa
• Merkitse syöttö: Merkitsee sanat tai lauseet hakemistossa näkyväksi
• Lisää hakemisto: Luo hakemiston Mark Entry -komennolla merkittyjen sanojen tai lauseiden perusteella

Excel 2019:n Tiedot-välilehden käyttäminen

Useimmat ihmiset kirjoittavat tiedot suoraan Excel-laskentataulukkoon ja käsittelevät niitä sitten kaavojen tai muiden komentojen avulla. Voit kuitenkin myös suunnitella laskentataulukon ja tuoda sitten tietoja toisesta paikasta (kuten verkkosivustolta haetut pörssikurssit), tekstitiedostosta, Access-tietokannasta tai jopa toisen ohjelman luomasta tietokantatiedostosta (kuten vanhasta dBASE-tietokanta).

Seuraavassa on joitain ominaisuuksia, jotka ovat käytettävissä Excelin Tiedot-välilehden Hae ulkoiset tiedot -kuvakkeesta:

• Taulukosta/alueesta: Hakee tiedot Excel-taulukosta tai -alueesta
• Verkosta: Hakee verkkosivun taulukkoon tallennetut tiedot
• Tekstistä/CSV:stä: Hakee ASCII-tekstitiedostona tallennetut tiedot
• Hae tiedot: Hakee muihin lähteisiin, kuten SQL-palvelimeen tai XML-tiedostoon, tallennetut tiedot

Office 2019 -tiedostojen tallentaminen ja lähettäminen

Perinteinen tapa lähettää tiedosto jollekulle on tallentaa tiedostosi, ladata sähköpostiohjelmasi (kuten Outlook), luoda uusi viesti, liittää tiedostosi (jos muistat, mihin tallensit sen) ja lähettää se Internetin kautta. .

Tässä on nopeampi tapa lähettää tiedosto:

Napsauta tiedostossa, jonka haluat lähettää, Tiedosto-välilehteä.

Napsauta Jaa.
Share-ikkuna tulee näkyviin.

Napsauta Sähköposti ja napsauta sitten jotakin seuraavista:

• Lähetä liitteenä: liittää Office 2019 -tiedoston. Vastaanottajat voivat tarkastella ja muokata tätä tiedostoa vain, jos heillä on myös Office 2019.
• Lähetä linkki: lähettää linkin tiedostoon, kun teet yhteistyötä lähiverkon kautta.
• Lähetä PDF: nä : Muuntaa tiedoston PDF-muotoon (Portable Document Format) ennen sen liittämistä viestiin. Vastaanottajat, joilla ei ole erityistä PDF-muokkausohjelmistoa, voivat tarkastella tiedostoa, mutta eivät muokata sitä.
• Lähetä XPS: nä : Muuntaa tiedoston XPS-muotoon (Open XML Paper Specification) ennen sen liittämistä viestiin. Vastaanottajat tarvitsevat ohjelman, joka voi avata ja näyttää XPS-tiedoston, joka säilyttää muotoilun ja toimii samalla tavalla kuin PDF-tiedosto.

Office 2019 -tiedoston salaus

Kun olet luonut tiedoston Office 2019:ssä, haluat ehkä näyttää sen muille, mutta et anna kenenkään muun muokata sitä. Voit luottaa siihen, että kukaan ei sotke tiedostoasi, mutta parempi vaihtoehto on suojata se salasanalla, jotta kukaan ei voi muokata sitä ilman lupaasi.

Voit suojata tiedoston salasanalla seuraavasti:

Napsauta Tiedosto-välilehteä.

Napsauta Tietoja ja napsauta sitten Suojaa-painiketta (kuten Suojaa asiakirja tai Suojaa esitys).
Näkyviin tulee valikko.

Napsauta Salaa salasanalla.
Näyttöön tulee Salaa asiakirja -valintaikkuna.

Kirjoita salasana ja napsauta sitten OK.

Jos unohdat salasanasi, et voi käyttää omaa tiedostoasi, joten muista muistaa salasanasi. Monet kolmannen osapuolen yritykset myyvät salasanan murtamiseen tarkoitettuja työkaluja salasanan hakemiseen Office 2019 -tiedostoihin. Nämä työkalut voivat olla hyödyllisiä, jos unohdat oman salasanasi, mutta niitä voivat käyttää myös pahantahtoiset ihmiset, joten älä usko, että salasanat yksinään voivat suojata Office 2019 -asiakirjojasi uteliailta katseilta.

Office 2019 -tiedostojen tallentaminen pilveen

Ennen vanhaan jokainen tallensi tiedostoja suoraan tietokoneen kiintolevylle. Vaikka tämä menetelmä toimi, siinä oli ongelmia. Jos otit kannettavan tietokoneen, mutta unohdit kopioida tärkeän tiedoston työpöydältäsi, kannettava tietokone olisi käytännössä hyödytön.

Siksi Microsoft tarjoaa OneDriven, pilvipohjaisen palvelunsa, jonka avulla voit tallentaa tiedostoja Internetin kautta OneDrive-tilillesi. Kun olet tallentanut tiedoston OneDriveen, voit käyttää tiedostoa miltä tahansa tietokoneelta, jolla on Internet-yhteys. Voit esimerkiksi tallentaa tärkeitä tiedostoja OneDriveen pöytätietokoneeltasi ja ottaa sitten kannettavan tietokoneen ja käyttää samoja tiedostoja OneDrivessa. Nyt sen sijaan, että sinulla olisi kaksi kopiota tiedostosta (yksi pöytäkoneellasi ja toinen kannettavallasi), sinulla on vain yksi tiedosto OneDrivessa. Tämä poistaa tarpeen pitää kirjaa useista saman tiedoston kopioista.

Tiedostojen tallentamisella OneDriveen on toinen etu, koska se mahdollistaa usean yhteistyön saman tiedoston kanssa. Jos olet Berliinissä ja työtoverisi Tokiossa, voit käyttää ja muokata samaa tiedostoa OneDrivessa. Tallentamalla tiedostot OneDriveen voit käyttää niitä milloin tahansa ja jakaa niitä myös muiden kanssa.

Voit tallentaa tiedoston OneDriveen seuraavasti:

Napsauta Tiedosto-välilehteä.

Napsauta Tallenna nimellä.
Näkyviin tulee valikko.

Napsauta OneDrive.

Ohita typerä Office 2019 -nauha

Vaikka Office Ribbon edustaa visuaalisempaa tapaa käyttää Microsoft Officea, jotkut ihmiset pitävät silti parempana Microsoft Officen aiempien versioiden perinteistä alasvetovalikkoliittymää. Ne, jotka eivät halua luopua alasvetovalikkojen tuntemuksesta, voivat ostaa lisäohjelman, jonka nimi on Classic Menu for Office .

Tämä ohjelma pohjimmiltaan palauttaa avattavat valikot, jotta voit valita Office Ribbonin ja perinteisten avattavien valikoiden välillä. Nyt voit saada molempien maailmojen parhaat puolet luopumatta kummastakaan.

Tämän lisäosaohjelman suurin haittapuoli on, että jos joudut käyttämään jonkun muun Office 2019:n kopiota, johon ei ole asennettu tätä lisäosaa, saatat tuntea olosi hukassa yrittäessäsi käyttää nauhaa yksin. Tästä syystä on hyvä idea tutustua Office Ribboniin ja käyttää tätä Classic Menu for Office -lisäosaohjelmaa, joka auttaa sinua siirtymään vanhemmasta Office-versiosta Office 2019:ään.

Löydä lisää Office 2019 -malleja

Mallit auttavat sinua luomaan hyvin suunniteltuja ja ammattimaisesti muotoiltuja asiakirjoja nopeasti ja helposti. Ohjelmat, kuten Word, Excel, PowerPoint ja Access, tarjoavat runsaasti malleja, joista valita, mutta ne eivät ole ainoita malleja, joita voit löytää ja käyttää.

Microsoft tarjoaa online-luettelon malleista , ja monet yritykset tarjoavat myös ainutlaatuisia malleja. Avery , suosittu postitusetikettiyritys, tarjoaa malleja, jotka on suunniteltu postitustarrojen, käyntikorttien ja muiden erikoisasiakirjojen tulostamiseen.

Jos etsit Microsoft Office -malleja suosikkihakukoneesi avulla, löydät todennäköisesti monia yrityksiä, jotka tarjoavat Microsoft Office -malleja, joita voit ladata ja käyttää ilmaiseksi.

Käytä Microsoft Officea kaikkialla

Kun käytät OneDrivea , voit käyttää tiedostojasi miltä tahansa tietokoneelta. Jos haluat lisää monipuolisuutta, harkitse Office 365:n, Office for Androidin tai Office for iOS:n käyttöä.

Office 365 toimii kokonaan selaimessasi, mikä tarkoittaa, että voit käyttää mitä tahansa tietokonetta, joka voi muodostaa yhteyden Internetiin, kuten Linux-tietokonetta tai Chromebookia, luodaksesi ja muokataksesi Microsoft Office -asiakirjoja. Jos haluat käyttää erityyppisiä tietokoneita ja silti käyttää Microsoft Officea, tarvitset Office 365:n.

Office for Android -sovelluksella voit käyttää Wordia, Exceliä, PowerPointia ja Outlookia missä tahansa Android-älypuhelimessa tai -tabletissa. Office for iOS:n avulla voit käyttää Wordia, Exceliä, PowerPointia ja Outlookia iPhonessa tai iPadissa.

Joko Office for Android- tai Office for iOS -sovelluksella voit luoda ja muokata Microsoft Office -asiakirjoja suosikkimobiilitietokoneellasi. Nyt voit käyttää Microsoft Officea missä tahansa.