10 tapaa olla tuottava Microsoft 365 Businessissa

Microsoft 365 Business -tilauksesi sisältää pääsyn Microsoft Office -ohjelmistopaketin työpöytäsovelluksen lisäksi myös sen mobiiliversioihin. Office-mobiilisovellukset arvostetaan korkeasti eri mobiilialustoilla. Joka päivä miljoonat tietotyöntekijät ympäri maailmaa, minä mukaan lukien, käyttävät aktiivisesti näitä sovelluksia työskentelyyn ilman, että heidät on kytketty toimiston pöytään.

Täältä opit kymmenen tuottavuusvinkkiä, jotka ovat saatavilla Microsoft 365 Businessissa. Käytä näitä vinkkejä osana käyttöönottokampanjaasi lisätäksesi palvelun käyttöä ja vähentääksesi IT-tiimillesi tulevia tukipuheluja. Voit luottavaisesti jakaa nämä vinkit loppukäyttäjillesi tietäen, että organisaatiosi tiedot on suojattu ja hallittu.

Kiinnitä huomiota Microsoft 365 Admin Centerin ilmoituksiin. Etsi uusia ominaisuuksia, jotta pysyt ajan tasalla tuottavuuden lisävinkeistä, jotka voit jakaa loppukäyttäjillesi.

Jatka Microsoft Wordissa siitä, mihin jäit

Oletetaan, että alat lukea Word-asiakirjaa toimistossasi ja sitten ymmärrät, että sinun on sammutettava tietokoneesi päästäksesi lääkärin vastaanotolle. Saavut lääkärin vastaanotolle ja sinua pyydetään odottamaan vastaanottoalueella, kunnes joku on valmis tapaamaan sinut. Pettynyt siihen, että saatavilla olevat lehdet eivät houkuttele, olet helpottunut muistaessasi, että sinulla on älypuhelin – ja lääkärin vastaanotolla on mahdollista käyttää mobiililaitteita.

Otat älypuhelimesi käyttöön, käytät Word-mobiilisovellusta, joka on rekisteröity Office 365 -tilillesi ja voila! Viimeisin asiakirja, jota luit toimistossasi, on lueteltu Viimeisimmät asiakirjat -luettelossa. Aloitat asiakirjan lukemisen ja suljet sen, kun olet valmis. Odotat edelleen lääkäriä, joten katsot Word-sovellusta uudelleen ja huomaat, että kanssasi on jaettu luettelo asiakirjoista, jotka tarvitsevat huomiotasi. Avaat sellaisen aloittaaksesi muokkaamisen, ja sitten nimesi kutsutaan. Ei huolia. Sinulla on todennäköisesti aikaa viimeistellä asiakirjan muokkaaminen, kun olet saapunut sisäiseen odotushuoneeseen.

Jaa Office 365 -asiakirjoja luottavaisin mielin

Asiakirjojen turvallinen jakaminen muiden organisaation jäsenten kanssa mobiililaitteella on samanlaista kuin asiakirjan jakaminen työpöydältä. Microsoft on investoinut voimakkaasti tehdäkseen Office 365: n mobiilikokemuksista mahdollisimman saumattomia, jotta tuottavuutesi – pöytäkoneella tai mobiililaitteella – ei kärsi.

Oletetaan, että olet matkalla töihin ja saat projektipäällikköltäsi sähköpostin, jossa sinua pyydetään koottamaan nopeasti esittely projektitiimisi aloituskokousta varten. Istuessasi bussissa työmatkalla huomaat, että voit käyttää 30 minuutin työmatkan tehdäksesi jotain tuottavaa. Joten käytät PowerPoint-sovellusta puhelimessasi ja alat luoda esitystä. Lopetat esityksen ja tallennat sen OneDrive-kansioosi, mutta huomaat sitten, että yksi dia tarvitsee projektipäällikösi panoksen.

Katsot aikaa ja huomaat, että sinulla on vielä viisi minuuttia aikaa saavuttaa määränpääsi. Palaat esitykseen ja napautat Jaa-kuvaketta, napautat Kutsu ihmisiä -painiketta ja annat projektipäällikösi sähköpostiosoitteen. Koska sovelluksen oletuksena on Muokkausoikeus, siirryt suoraan viestialueelle ja kirjoitat pikaviestin ja pyydät projektipäällikköäsi antamaan tietoja. Napautat Lähetä-painiketta ja sitten Valmis. Järjestelmä lähettää projektipäälliköllesi sähköpostin, jossa on suojattu linkki asiakirjaan, jotta hän voi aloittaa muokkaamisen.

Kymmenen minuuttia myöhemmin poistuessasi bussista ja kävellessäsi toimistoosi, projektipäällikkösi näkee sinut. Hämmentyneenä hän katsoo sinua ja kysyy: ”Enkö juuri lähettänyt sinulle sähköpostia tunti sitten? Kuinka onnistuit saamaan tuon esityksen postilaatikkooni ennen kuin saavuit töihin?" Vilkaiset sankariasi, lähellä istuvaa IT-järjestelmänvalvojaa.

Yhteiskirjoita asiakirjoja Microsoft 365 Businessin kanssa milloin tahansa ja missä tahansa

Se tapahtuu. Viimeistelet asiakirjan ja lähetät sen joukolle ihmisiä, ja sitten ymmärrät, että sinun on muutettava yksi asiakirjan avaintieto. Joten mitä sinä teet? Lähetät kaikille sähköpostin takaisin ja pyydät heitä jättämään huomioimatta edellisen sähköpostisi ja että lähetät asiakirjan päivitetyn version. Ongelmana on, että muutama henkilö oli jo vastannut omilla päivitetyillä versioillaan, joten nyt sinun on yhdistettävä heidän palautteensa päivitettyyn asiakirjaan ja lähetettävä asiakirja sitten takaisin kaikille. Koko ajan toivot, ettet päädy sähköpostipuuhun painajaiseen, jossa ihmiset vain lähettävät sähköpostilla omia uusia versioitaan asiakirjasta edestakaisin.

Onneksi sinun ei tarvitse elää siinä painajaisessa. Jos alat käyttää Office-sovellusten yhteiskirjoitusominaisuuksia Microsoft 365 Business -tilauksessasi, kaikki tiimisi jäsenet voivat työskennellä saman asiakirjan parissa – tehdä muokkauksia ja päivityksiä sekä nähdä toistensa kommentit – reaaliajassa! Officen yhteiskirjoitusominaisuudet toimivat saumattomasti myös mobiilisovellusversioissa.

Kiinnitä jonkun huomio helposti Microsoft 365:llä

Sosiaalisessa mediassa, kuten Facebookissa tai Twitterissä, @maininnat ovat loistava tapa merkitä ihmisiä ja kertoa heille, että haluat heidän huomionsa. Kirjoita vain @ ja sen jälkeen sen henkilön nimi, jonka haluat merkitä. Kun kirjoitat nimeä, näkyviin tulee luettelo ehdotuksista, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa koko nimeä.

No arvaa mitä? @maininnat ovat nyt osa Office-pakettiasi! Esimerkiksi Outlookissa voit @mainita työtoverin sähköpostin tekstiosassa tai kokouskutsussa, jolloin järjestelmä lisää mainitun käyttäjän automaattisesti sähköpostin tai kokouskutsun Vastaanottaja-riville.

Kuten Facebookissa, kun @mainitset jonkun, koko nimi lisätään automaattisesti viestiin. Jos haluat saada viestin kuulostamaan enemmän sellaiselta kuin tavallisesti suhtaudut työtoveriisi, voit poistaa osan maininnasta, jolloin siinä näkyy esimerkiksi vain etunimi. Älä huoli, Vastaanottaja-rivin sähköpostiosoite pysyy ennallaan.

Jos huomaat, että monet ihmiset yrittävät kiinnittää huomiosi @maininnoilla, voit suodattaa postilaatikkosi näyttämään vain ne sähköpostit, joissa sinut @mainittiin. Voit tehdä tämän napsauttamalla viestiluettelossa Kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla sitten Mainittu sähköposti. Tämä ominaisuus toimii sekä Outlookin Windows- että Mac-versioissa.

Selvitä kuka voi Microsoft Wordin avulla

Office 365:n mukana kirjoittamassa asiakirjoja reaaliajassa useiden ihmisten kanssa. Tämä ominaisuus on loistava, koska olette kaikki tekemisissä yhden totuuden lähteen kanssa. Mutta mitä tapahtuu, jos avaat eräänä päivänä asiakirjan ja huomaat, että joku on poistanut kokonaisen kappaleen, jonka kirjoitit huolella edellisenä päivänä?

No, voit lähettää sähköpostia kaikille ja pyytää syyllistä puuttumaan asiaan. Tai voit siirtyä varkain ja tarkastella dokumentin versiohistoriaa nähdäksesi lokin eri versioista, jotka on tallennettu, sekä sen tallentajan nimen ja aikaleiman siitä, milloin versio on tallennettu. Voit jopa avata asiakirjan edellisen version ja palauttaa sen.

Voit näyttää versiohistorian Microsoft Wordissa napsauttamalla tiedoston nimeä yläpalkissa ja valitsemalla sitten Versiohistoria. Versiohistoria-ruutu tulee näkyviin näytön oikeaan reunaan ja tarjoaa nopean pääsyn asiakirjan versioihin sekä version tekijän nimeen ja kuvakkeeseen.

Versiohistorian käyttö Microsoft Wordista.

Napsauta verkkoversiossa oikeassa yläkulmassa olevaa Historia-kuvaketta avataksesi Versiohistoria-ruudun.

Tämä ominaisuus ei ainoastaan ​​paranna tuottavuutta, vaan myös edistää harmoniaa oikein käytettynä!

Sumenna taustasi Microsoft Teamsissa

Kuvittele, että olet maailmanlaajuisesti suorassa haastattelussa, jossa keskustellaan Etelä-Korean presidentin virkasyytteen seurauksista, kun lapsi kaatuu haastatteluusi kävelemällä kotitoimistoosi ja alkaa tanssia. Kuvittele nyt, että tilanne pahenee entisestään, kun vauvasi kävelijässä kahlaa huoneeseen, minkä jälkeen paniikissa puolisosi yrittää vetää molemmat lapset ulos huoneesta. No, tämä tapahtui, ja siitä syntyi hauska virusvideo maaliskuussa 2017, kun BBC haastatteli professori Robert Kellyä.

Microsoft Teamsin uusi Blur My Background -ominaisuus välttää tämän skenaarion. Jos ajoitat kokouksen Teamsin kanssa, napsauta Lisää vaihtoehtoja (…) -painiketta ja napsauta sitten Sumennusta taustani, kaikki takanasi sumentuu.

Kuvittele, kuinka paljon tuottavampi aiot olla nyt, kun tiedät, että voit ohittaa työmatkan, pitää videoneuvottelut kotitoimistossasi ja näyttää ammattimaiselta ilman, että sinun tarvitsee huolehtia siitä, että lapsesi tai koirasi tulevat tapaamisen aikana häiriötekijöiksi. Professori Kelly todennäköisesti rakastaisi tätä ominaisuutta. Mutta sitten taas, jos hänen hauska haastattelunsa ei olisi tapahtunut, hän ei olisi inspiroinut Microsoftin ihmisiä lisäämään tätä ominaisuutta.

Suunnittele kuin ammattilainen PowerPointin tekoälytuen avulla

Totta puhuen. Kaikille meistä ei ole annettu lahjakkuutta luoda esityksiä, jotka herättävät ihmisten huomion. Ellet ole yksi niistä luovista, TED-arvoisen esityksen luominen on ulottumattomissa.

Meillä on hyviä uutisia kaikille suunnitteluhaasteena oleville henkilöille! Tekoälyn (AI) avulla on nyt mahdollista luoda PowerPoint-esityksiä, joissa on hyvin palkatun markkinointigurun kosketus.

Aloita uusi esitys PowerPointin työpöytä- tai verkkoversiossa. Liitä vain tiedot, jotka haluat välittää diassasi, äläkä ole huolissasi ulkonäöstä ja tuntumasta. Kun olet valmis, siirry nauhan Suunnittelu-välilehteen ja napsauta Suunnitteluideat-painiketta. Office 365:n tekoälytekniikka luo automaattisesti suunnitteluideoita, joista voit valita.

Suunnitteluideat-ominaisuus PowerPointissa.

Puhu kirjoittamisen sijaan Office 365:llä

Pilvipalveluna Office 365:n Office-sovellukset tulevat älykkäämmiksi ajan myötä. Koneoppimisen ja tekoälyn ansiosta Office-sovellukset, kuten Word, Excel, PowerPoint ja Outlook, voivat mukautua työskentelytapasi mukaan, mikä säästää aikaasi ja jopa parantaa kirjoitustaitojasi.

Yksi näistä tiedustelupalveluista on Sanelutoiminto, jonka avulla voit sanella tekstiä kirjoittamisen sijaan. Microsoft Wordissa Sanele-painike on nauhan Koti-välilehdessä. Jos käytät Outlookia, aloita uusi sähköposti, siirry Viesti-välilehteen ja napsauta Sanele-painiketta. Kun sanelukuvake muuttuu punaiseksi, voit aloittaa puhumisen. Kun puhut, tekstiä näkyy asiakirjassasi. Varmista vain, että mikrofonisi on käytössä ja että puhut selkeästi ja puhuttelevasti.

Voit lisätä välimerkkejä sanomalla välimerkin nimen. Sano esimerkiksi lauseen lopussa "piste" tai "kysymysmerkki" tai "huutomerkki". Jos haluat aloittaa uuden kappaleen, sano "uusi kappale".

Mitä odotat? Kokeile tätä Microsoft 365:n ominaisuutta!

Siirry handsfree-tilaan Office 365 Read Aloud -sovelluksella

Office 365:n tuottavuus on suunniteltu vastaamaan eri kykyisten ihmisten tarpeisiin kaikkialla maailmassa. Sanele, Kerro minulle, joka antaa nopean pääsyn komentoihin ilman nauhan eri välilehtiä, ja Accessibility, joka toimii saumattomasti näytönlukuohjelmien kanssa, ovat vain muutamia Office 365:n ominaisuuksista, jotka lisäävät tuottavuutta ja edistävät osallisuutta työpaikalla. .

Vielä yksi hieno ominaisuus, jonka löydät Office-sovelluksista, on Wordin Lue ääneen -ominaisuus. Vaikka Read Aloud -ominaisuus mainitaan yhdeksi Officen oppimistyökalujen ominaisuuksista, jotka ovat erityisen hyödyllisiä lukihäiriöisille ihmisille, se on erinomainen oikolukemiseen, koska se korostaa tekstin jokaista sanaa luettaessa.

Bonus ihmisille, joiden ensimmäinen kieli ei ole englanti, Read Aloud -ominaisuus on myös loistava työkalu sanojen ääntämisen oppimiseen.

Kokeile tätä ominaisuutta ja katso, voitko sisällyttää sen työnkulkuusi. Lue ääneen -painike on Microsoft Wordin Tarkista-välilehdessä.

Hyvää lukemista ääneen!

Aikamatkustus Windowsin aikajanalla

Oletko koskaan huomannut käyttäväsi 30 minuuttia etsiessäsi dokumenttia, jonka parissa työstit muutama päivä sitten, mutta et muista, mihin se on tallennettu? Tai käytkö selaushistoriaasi läpi löytääksesi tekemäsi kunnostusprojektin haun?

Jos olet kokenut tuon epämiellyttävän kokemuksen, tulet olemaan iloinen saadessasi tietää, ettei sinun tarvitse enää tuhlata aikaa tällä tavalla. Windows 10:n Aikajana-ominaisuus auttaa sinua palauttamaan menetetyn tuottavuuden, koska voit nähdä kaikki toimintasi jopa 30 päivän ajalta yhdellä näytöllä.

Alla olevassa kuvassa näkyy kuvakaappaus Windowsin aikajanasta. Oikealla olevan liukusäätimen avulla voit siirtyä eri ajankohtiin ja nähdä toimintaasi. Voit myös käyttää hakukenttää toimintojesi avainsanahaun tekemiseen.

Windowsin aikajana-ominaisuus.

Aktivoi Windowsin aikajanaominaisuus napsauttamalla Cortanan hakupalkin vieressä olevaa Tehtävänäkymä-painiketta tai painamalla Windows- ja sarkainnäppäimiä.

Joten jatka ja jatka siitä, mihin jäit Windowsin aikajanalla. Et ehkä voi palata ajassa taaksepäin, mutta voit ainakin aina palata takaisin aikajanalla!