10 käyttämisen arvoista Microsoft Outlook 2019 -pikakuvaketta

Painikkeiden, näppäinten ja nauhojen jongleeraaminen voi näyttää kestävän koko päivän. Tämä luettelo tarjoaa joitain Microsoft Outlook -pikakuvakkeita, jotka voivat säästää aikaa ja jännitystä.

Microsoft Outlook New Items -työkalun käyttäminen

Jos haluat luoda uuden kohteen missä tahansa moduulissa, napsauta vain nauhan vasemmassa reunassa olevaa työkalua. Kuvakkeen nimi ja ulkonäkö muuttuvat, kun vaihdat moduuleja, joten siitä tulee Uusi tehtävä -kuvake Tehtävät-moduulissa, Uusi yhteyshenkilö -kuvake Henkilöt-moduulissa ja niin edelleen. Voit myös napsauttaa Uudet kohteet -työkalua sen oikealla puolella avataksesi Uudet kohteet -valikon.

Kun valitset kohteen tässä näkyvästä Uudet kohteet -valikosta, voit luoda uuden kohteen muuhun Outlook-moduuliin kuin siihen, jossa olet vaihtamatta moduuleja. Voit esimerkiksi vastata sähköpostiin ja haluat luoda tehtävän. Napsauta Uudet kohteet -painiketta, valitse Tehtävä, luo tehtävä ja jatka sitten sähköpostisi käsittelyä.

Uudet tuotteet -valikon avulla voit luoda uusia nimikemoduuleja, jotka eivät ole aktiivisia.

Kuinka nopeasti lähettää tiedosto Microsoft Outlook -sähköpostin kautta

Voit lähettää tiedoston Outlook-sähköpostilla vain muutamalla hiiren napsautuksella, vaikka Outlook ei olisi käynnissä. Kun tarkastelet tiedostoja File Explorerissa, voit merkitä minkä tahansa tiedoston lähetettäväksi mille tahansa sähköpostin vastaanottajalle. Näin:

Etsi tiedosto File Explorerista.

Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat lähettää. Näkyviin tulee valikko.

Valitse Lähetä. Toinen valikko tulee näkyviin.

Valitse Sähköpostin vastaanottaja. Uusi viesti -lomake tulee näkyviin. Liitettyä tiedostoa edustava kuvake ilmestyy Attached-ruutuun.

Kirjoita tiedoston aihe ja sen henkilön sähköpostiosoite, jolle lähetät tiedoston. Jos haluat lisätä kommentteja viestiisi, kirjoita ne ikkunan viestialueelle.

Napsauta Lähetä. Viestisi menee vastaanottajalle.

Kuinka lähettää nopeasti tiedosto mistä tahansa Microsoft Office -sovelluksesta

Voit lähettää minkä tahansa Office-asiakirjan sähköpostitse itse Office-sovelluksesta ilman Outlook-sähköpostimoduulia. Näin:

Kun Office-asiakirja on auki sen luoneessa sovelluksessa, napsauta Tiedosto-välilehteä.

Valitse Jaa. Share-valintaikkuna tulee näkyviin.

Napsauta jotakin Liitä kopio sen sijaan -kohdan painikkeista: Word-asiakirja tai PDF. Käytä osuudelle sopivinta muotoa. Käytä Word-asiakirjaa, jos haluat, että vastaanottaja voi muokata tiedostoa helposti, ja käytä PDF-tiedostoa, jos et halua sitä. Uusi viestilomake tulee näkyviin Outlookiin.

Kirjoita tiedoston aihe ja sen henkilön sähköpostiosoite, jolle lähetät tiedoston. Jos haluat lisätä kommentteja viestiisi, kirjoita ne tekstiruutuun, jossa tiedoston kuvake on.

Napsauta Lähetä-painiketta. Viestisi menee Lähtevät-kansioon.

Kuinka muuttaa Outlook-viesti kokoukseksi

Joskus, kun olet vaihtanut useita sähköpostiviestejä aiheesta, huomaat, että olisi nopeampaa puhua vain muutaman minuutin ajan. Voit muuttaa sähköpostiviestin kokoukseksi napsauttamalla Aloitus-välilehden Kokous-painiketta (Saapuneet-kansiosta halutun viestin ollessa valittuna). Tämä avaa Uusi kokous -lomakkeen, jotta voit määrittää kokouksen sähköpostin sisällön perusteella.

Kuinka löytää nopeasti jotain Microsoft Outlookista

Ei kestä kauan kerätä Outlookiin melko suuri kokoelma kohteita, joiden selaaminen voi sitten kestää kauan, kun haluat löytää tietyn kohteen. Outlook voi etsiä kohteita komennossasi, jos kirjoitat etsimäsi nimen jokaisen näytön yläreunassa olevaan Haku-kenttään. Tämä käynnistää nopean haun, jotta pääset haluamaasi hetkessä.

Kuinka kumota virheet Outlookissa

Jos et tiennyt Kumoa-komennosta, on aika kuulla hyvät uutiset: Kun teet virheen, voit kumota sen painamalla Ctrl+Z tai napsauttamalla Kumoa-painiketta pikatyökalupalkissa vasemmassa yläkulmassa. näytön kulmaan. Joten voit vapaasti kokeilla; pahin mitä sinun täytyy tehdä, on kumota! (Tietenkin on parempi, jos kumoat virheesi heti – ennen kuin teet liian monia asioita.)

Outlookin Siirry päivämäärään -valintaikkunan käyttäminen

Voit käyttää tässä näkyvää Siirry päivämäärään -valintaikkunaa kaikissa kalenterinäkymissä. Pääset siihen napsauttamalla Ominaisuudet-painiketta Koti-välilehden Siirry-ryhmän oikeasta alakulmasta. Vaihtoehtoisesti voit painaa Ctrl+G pikanäppäimenä.

Siirry päivämäärään -valintaikkuna.

Jos esimerkiksi haluat ohittaa 60 päivää eteenpäin, paina Ctrl+G ja kirjoita 60 päivää tästä hetkestä . Kalenteri siirtyy 60 päivää eteenpäin nykyisestä päivämäärästä.

Kohteiden lisääminen Outlookin luettelonäkymiin

Monissa Outlook-luetteloissa on yläreunassa tyhjä kenttä, johon voit kirjoittaa merkinnän ja luoda uuden kohteen kyseiselle luettelolle. Kun näet sanat Napsauta tästä lisätäksesi uuden tehtävän, teet juuri sen. Napsauta vain kenttää ja kirjoita uusi kohde.

Toistuvien viestien lähettäminen Microsoft Outlook -sähköpostin kautta

Jos lähetät viestejä toistuvasti, tallenna teksti pikaosiksi säästääksesi aikaa. Jos esimerkiksi kirjoitit artikkelia Outlookin lisälaitteista, voit lähettää viestin jokaiselle kohtaamasi yritykselle, joka valmistaa asioita Outlookille. Viestissä voisi olla jotain tällaista:

Kirjoitan parhaillaan artikkelia Microsoft Outlookista ja haluaisin arvioida tuotettasi, XXX, keskustelua varten artikkelissani. Voisitko ystävällisesti lähettää minulle lehdistöpaketin?

Kun löydät Internetistä uuden Outlook-lisävarustetoimittajan, toimi seuraavasti:

Osoita sähköpostiviestisi. Napsauta selaimessa yrityksen sähköpostiosoitetta.

Napsauta Lisää-välilehteä.

Napsauta viestin runko-aluetta ja napsauta sitten Pikaosat-painiketta.

Valitse tallentamasi automaattinen teksti. Vaihda XXX tuotteen nimeksi.

Napsauta Lähetä-painiketta. Saat pyynnön alle 30 sekunnissa ja voit siirtyä seuraavaan tehtävään.

Jotta voit käyttää tätä ominaisuutta, sinun on ensin tallennettava tekstilohkoja Pikaosiin:

Kirjoita ja valitse sähköpostiviestissä, tapaamisessa, yhteystietotietueessa, kokouksessa tai tehtävässä teksti, jota haluat käyttää toistuvasti.

Napsauta Lisää-välilehteä.

Napsauta Teksti-ryhmässä olevaa Pikaosat-painiketta.

Napsauta Tallenna valinta pikaosagalleriaan. Voit luoda pikaosan tekstiryhmiä eri tarkoituksiin. Voit esimerkiksi luoda johdanto- tai päätöstekstin erityyppisille viesteille ja tallentaa tämän tekstin sitten galleriaan Intro- tai Closings-kohtaan.

Outlook-viestin uudelleenlähetys

Joskus sinun on muistutettava jotakuta, joka on unohtanut tehdä jotain, jota pyysit häntä tekemään. Voit laatia kokonaan uuden viestin, joka muistuttaa henkilöä, kuinka monta kertaa olet jo muistuttanut häntä. Mutta se on nopeampi ja helpompi tehdä tämä:

Siirry Lähetetyt-kansioon.

Kaksoisnapsauta viimeksi lähettämääsi viestiä.

Napsauta Toiminnot.

Valitse Lähetä tämä viesti uudelleen. Voit myös lisätä lauseen "Jos tämä ei ole saanut sinua, tässä on toinen kopio."