10 avuncular-ehdotusta Word 2016:lle

Vietät todennäköisesti paljon aikaa Word 2016:n kanssa. Joten miksi et käyttäisi kaikkia kaupan temppuja? Tässä on kymmenen ystävällistä, hyödyllistä tekstinkäsittelyohjetta.

Pidä tulostinpaperi, väriaine ja tarvikkeet käsillä

Sähköinen toimisto on myytti. Tekstinkäsittelyohjelman lisäksi tarvitset joitain todellisia toimistotarvikkeita. Pidä ne varastossa. Pidä ne käsillä.

Kun ostat paperia, osta laatikko. Kun ostat väriainekasetin tai tulostinnauhan, osta toinen. Pidä hyvä varasto kyniä, paperia, niittejä, paperiliittimiä ja kaikkia muita toimistotarvikkeita.

Hanki referenssejä

Word sisältää paljon apua, koska sen sisäänrakennettu oikeinkirjoituksen tarkistus ja tesaurus. Smart Lookup -komento (Tarkastelu-välilehdellä) auttaa myös viittauksissa. Silti mikään ei voita todellista sanakirjaa – vaikka se olisi sähköinen.

Kaikille englannin kielestä kärsiville kirjoittajille kannattaa ehkä hankkia kopio Strunkin ja Whiten teoksesta The Elements of Sty e (Longman). Kirja on hintansa arvoinen pelkästään sen viittauksen vuoksi, mihin heittomerkkejä ja pilkkuja sijoitetaan.

Eräitä upeita viittauksia ovat kirjat, jotka sisältävät yleisiä lainauksia, slangitermejä ja eufemismeja, yleisiä vieraita sanoja ja ilmauksia sekä vastaavia nimiä. Nämä tosielämän kirjat päihittävät kaiken digitaalisen viittauksen.

Pidä tiedostosi järjestyksessä

Käytä hyvin nimettyjä, järjestettyjä kansioita Word-asiakirjatiedostojen tallentamiseen. Säilytä liittyvät asiakirjat yhdessä samassa kansiossa. Nimeä asiakirjatiedostot oikein, jotta tiedät, mitä niissä on.

Lisää roskaa myöhemmin

Kirjoita ensin, muotoile sitten ja muokkaa sitten. Jatka kirjoittamista ja muokkaamista. Tallenna tavarasi. Vasta kun olet todella lopettanut kirjoittamisen, sinun tulee palata lisäämään kuva tai graafinen doodad. Kun suoritat nämä tehtävät viimeisenä, keskityt kirjoittamiseen, joka on asiakirjasi pääosa. Word toimii myös paremmin, kun asiakirjassa ei ole paljon grafiikkaa tai hienoa roskaa. Kirjoita ensin, lisää roskasisältö myöhemmin.

Varmuuskopioi työsi

Sinulla pitäisi olla kaksi kopiota kaikesta kirjoittamastasi, erityisesti asioista, joita arvostat ja aarre. Säilytä alkuperäinen kopio tietokoneen päätallennuslaitteella. Myös toinen kopio tai varmuuskopio tulee tehdä, joka ei ole samassa paikassa kuin alkuperäinen.

Pilvitallennus on oma varmuuskopiointimuotonsa. Tämä johtuu siitä, että alkuperäinen säilyy tietokoneen paikallisessa tallennusjärjestelmässä ja pilvikopio on saatavilla Internetissä mistä tahansa laitteesta, jolla on Internet-yhteys.

Kaikki tietokoneen varmuuskopiointiohjelmat säilyttävät tiedostoistasi varakopion ulkoisilla tallennuslaitteilla. Jos sinulla ei ole varmuuskopiointiohjelmaa, hanki sellainen! Windowsin mukana tulee varmuuskopiointiohjelma, tai voit käyttää Tiedostohistoria-ominaisuutta. Kumpikin on loistava tapa säilyttää lisäkopioita asiakirjoistasi - varmuuden vuoksi.

Ymmärrä välilehdet

Jotta välilehtiä voidaan käyttää parhaiten Wordissa, sinun on hyväksyttävä, että ne koostuvat kahdesta kohteesta. Ensimmäinen on sarkainmerkki. Paina Tab-näppäintä lisätäksesi sarkainmerkin. Toinen on sarkain, joka määrittää sarkainnäppäimen koon ja tekstin käyttäytymisen sarkainnäppäimen painamisen jälkeen.

Aina kun tunnet pienintäkään tarvetta painaa välilyöntiä useammin kuin kerran, sinun on harkittava uudelleen, mitä olet tekemässä ja käytettävä sen sijaan sarkainta ja sarkaimia.

Käytä näitä pikanäppäimiä

Näppäimistö on nopeampi kuin hiiri. Käytä yleisissä toimissa, kuten Tallenna, sen sijaan pikanäppäintä, tässä tapauksessa Ctrl+S. Melkein jokaisessa Word-komennossa on pikanäppäin. Ne, jotka eivät, voit käyttää nauhan kiihdytinnäppäimiä.

Kyllä, pikanäppäinten ulkoa muistaminen on tuskaa. Avain menestykseen on käyttää pikakuvakkeita. Käytä niitä tarpeeksi usein, niin muistat ne.

Kokeile uusia asioita

Wordissa, kuten elämässä, ihmiset muodostavat tottumuksia ja toistavat käyttäytymistä. Sen sijaan, että joutuisit tähän ansaan, harkitse uusien käyttäytymismallien kokeilemista aika ajoin.

Harkitse esimerkiksi taulukoiden käyttöä välilehtien sijaan asioiden järjestämiseen. Jos olet vanha Word-käyttäjä menneiltä ajoilta, tutustu pikatyyleihin tai sekoita teemoja. Yritä tutkia Wordia mahdollisimman paljon. Voit hallita uuden tempun tai löytää nopeamman tavan saada jokin aikaiseksi.

Anna Wordin tehdä työ

Sana tekee ihmeellisiä asioita. Itse asiassa aina, kun sinusta tuntuu, että teet liikaa työtä Wordissa, helpompi ja nopeampi tapa tehdä sama työ on todennäköisesti käytettävissä.

Esimerkkejä tästä ehdotuksesta ovat sivunumerointi ja sivunvaihdon asettaminen. Word lisää mielellään sivunumerot puolestasi ja seuraa niitä automaattisesti. Sivunvaihto pakottaa tekstin aina alkamaan sivun yläreunasta riippumatta siitä, kuinka paljon muokkaat tekstiä ennen tätä kohtaa.

Älä ylireagoi ongelmia

Tietokone voi olla turhauttava työkalu, varsinkin kun se kaatuu tai toimii satunnaisesti väärin. On helppo panikoida, kun jokin menee pieleen.

Kun Word sotkee, rentoudu. Asiakirjan palautusominaisuus auttaa sinua palauttamaan kaiken kirjoittamasi tallennuksen jälkeen. (Vaikka tallenna usein.) Jos varmuuskopioit tiedostosi, voit myös palauttaa ne.

Taivaan tähden: Älä asenna Wordia uudelleen korjataksesi ongelman! Monia Wordin epäkohtia voidaan säätää muuttamalla asetuksia tai suorittamalla Office Repair -apuohjelma. Silloinkin, kun nämä toimet epäonnistuvat, asiantuntijat ovat käytettävissäsi auttamaan sinua selvittämään, mikä on vialla. Et ehkä saa apua niin nopeasti kuin haluat, mutta asiat korjaantuvat pian.

Älä ota kaikkea niin vakavasti!