10 asiaa, joita et voi tehdä Outlookin kanssa

Kestää vain muutaman minuutin löytääksesi jotain, mitä ohjelma voi tehdä, ja voit viettää koko päivän yrittääksesi selvittää jotain, mitä ohjelma ei voi tehdä. Muista, että Microsoft Outlook ei voi tehdä näitä kymmentä asiaa, kun hankit sen ensimmäisen kerran. Koska voit ohjelmoida Outlookin uudelleen Visual Basicilla, älykäs henkilö voisi saada Outlookin tekemään monia näistä asioista luomalla pikakuvakemakroja.

Luo yhtenäinen postilaatikko Microsoft Outlookissa

Monilla ihmisillä on useampi kuin yksi sähköpostiosoite; on melko yleistä erottaa yrityksen ja henkilökohtaiset sähköpostitilit. Ja lähes jokainen käyttää sähköpostia useammilla laitteilla nykyään – tyypillisesti tietokoneella ja matkapuhelimella. Mutta Outlook 2019:n työpöytäversiosi ei voi luoda yhtä yhtenäistä postilaatikkoa, jos käytät useille laitteille tehtyä sähköpostia – joka tunnetaan myös nimellä IMAP. Outlookin Android- ja iPad-versiot tarjoavat yhtenäisen Saapuneet-kansion, mutta eivät valtavaa, kunnioitettavaa työpöytäversiota. Se olisi erittäin kätevää, mutta se ei tapahdu tässä versiossa.

Jos on todella tärkeää, että kaikilla tileilläsi on yksi postilaatikko, tässä on ratkaisu. Määritä kaikki sähköpostitilisi POP-käyttöä varten, kun määrität ne Outlookissa, ja valitse tilin manuaalinen määritys (lisäasetukset). Kun sinulta kysytään, haluatko luoda uuden datatiedoston vai käyttää olemassa olevaa tiedostoa, valitse olemassa oleva tiedosto (kuten outlook.pst). Tee tämä samalla olemassa olevalla datatiedostolla jokaiselle sähköpostitilille.

Syötä puhelinnumero kalenteriisi

Kun kirjoitat tapaamisen, olisi mukavaa, jos Outlook voisi etsiä tapaamasi henkilön puhelinnumeron ja lisätä sen tapaamistietueeseen. Monet älypuhelimet voivat tehdä tämän osoitteenhakuominaisuuden avulla, mutta et voi saada Outlookia seuraamaan esimerkkiä. Ehkä joskus toiste.

Avaa viesti lukuruudusta

Jos olet kuten monet ihmiset, Outlookiin tallentamasi sähköpostiviestien luettelo toimii historiallisena tallenteena kaikesta tekemästäsi. Ehkä selaat edestakaisin viestejäsi ajoittain saadaksesi käsityksen siitä, mitä olet lähettänyt kenelle ja milloin. Jos luettelosi on suhteellisen pitkä ja valitset yhden viestin näytettäväksi lukuruudussa ja vierität sitten luetteloa tarkastellaksesi eri viestiä, et voi vain napsauttaa hiiren oikealla painikkeella lukuruutua avataksesi katselemasi viestin. . Ei näytä siltä, ​​että Microsoftin olisi hirveän vaikeaa sisällyttää hiiren kakkospainikkeella komento avatakseen viestin lukuruudussa, mutta se ei ole siellä.

Suorita kaksipuolinen tulostus

Jotkut ihmiset haluavat tulostaa aikataulunsa ja säilyttää sitä kansiossa näyttääkseen aivan kuin vanhanaikaisista suunnittelijakirjoista. Ainoa ongelma siinä on, että Outlook ei osaa järjestää tulostettuja sivuja uudelleen sen mukaan, onko sivu kirjan vasemmalla vai oikealla puolella, kun katsot sitä. Tämä on hyvin pieni kikkailu, mutta jos se on sinulle tärkeää, pahoittelut – joudut elämään yksipuolisen tulostuksen kanssa.

Etsi ja korvaa aluekoodeja

Näyttää siltä, ​​​​että puhelinyhtiön ihmiset vaihtavat suuntanumeroita useammin kuin he vaihtavat sukkiaan nykyään. Jos sinun on vaihdettava kaikki 312:t 708:ksi, Outlook ei voi tehdä sitä automaattisesti. sinun on vaihdettava ne yksitellen. Microsoft tarjosi apuohjelman Venäjän suuntanumeroiden vaihtamiseen, mutta mitä tulee suuntanumeroihin Yhdysvalloissa - nyet!

Tulosta luettelo kokouksen osallistujista

Joskus, kun valmistaudut Outlookin kautta järjestämääsi isoon kokoukseen, varsinkin jos kyseessä on konferenssipuhelu, osallistujaluettelo on mukava pitää käden ulottuvilla. Kyllä, voit pitää kokouskohteen auki kalenterissasi, mutta se ei toimi, jos pidät kokouksen ja esityksen.

Suurenna tyyppiä Kalenterin sijainti -ruudussa

Neuvottelupuhelut järjestetään usein Outlookissa nykyään, ja on tavallista laittaa soittonumerot Kalenteri-lomakkeen sijaintiruutuun. Ellei sinulla ole silmät kuin haukalla, noita pieniä numeroita voi olla vaikea tulkita, varsinkin kun soitat kiireessä – heti viimeisen neuvottelupuhelun päätyttyä. Suosittelen suurennuslasia.

Luo yhteystiedot kaikille sähköpostin vastaanottajille

Kun saat sähköpostiviestin, joka on osoitettu koko ryhmälle ihmisiä, voit luoda siitä jakeluluettelon kopioimalla kaikki vastaanottajat ryhmään. Voit myös muuttaa yhden henkilön viestin yksittäiseksi yhteystietotietueeksi vetämällä viestin Ihmiset-kuvakkeeseen. Mutta jos haluat luoda yhteystietotietueita ihmisryhmälle, sinun on luotava yhteystietotietue jokaiselle henkilölle erikseen – ei vedä ja pudota tai kopioi ja liitä.

Seuraa kokousten aikavyöhykkeitä

Ei ole epätavallista, että Outlookin avulla järjestetään neuvottelupuheluita tai Skype-kokouksia monilla eri aikavyöhykkeillä olevien ihmisten välillä. Outlook-kalenterin ajoitustyökalu näyttää jokaisen henkilön työajat – jos he ovat määrittäneet sen – mutta se ei itse asiassa näytä, mihin aikaan vuorokaudesta kunkin henkilön sijainnissa on. Kun joudut soittamaan puhelun, joka tapahtuu jollekin kamalaan aikaan, on hyvä tietää tarkalleen, kuinka kauheaa se on. Tällä tavalla voit tehdä siitä hieman vähemmän kauheaa. On verkkosivustoja, jotka auttavat sinua ymmärtämään kellonajan useilla aikavyöhykkeillä, mutta ne eivät sisällä Outlookissa saamiasi saatavuustietoja. Siksi sinun on arvattava kerrallaan ja sitten pyydettävä anteeksi, jos arvaat väärin.

Varmuuskopioi Outlook-tiedot helposti

Monet ihmiset tallentavat tärkeimmät yritystietonsa Outlookiin – tiedot, jotka ovat niin arvokkaita, että niiden menettäminen voi käytännössä sulkea yrityksen tai lopettaa uran. Se ei ole vitsi.

Mutta yli 20 vuoden markkinoilla olon jälkeen Outlookille ei ole koskaan annettu kunnollista työkalua omien tietojensa suojaamiseen katoamiselta. Kyllä, kaikki tietävät, että sinun tulee varmuuskopioida kaikki tietokoneesi tiedot säännöllisesti ja voit tehdä kopioita tärkeistä Outlook-tiedoistasi (jotkut pienet muistiavaimet voivat tehdä työn, ja voit tarvittaessa tallentaa Outlook-tiedot kämmentietokoneeseen ), mutta on hieman huolestuttavaa, ettei Outlookiin ole koskaan lisätty sellaista ominaisuutta. Jos kuitenkin saat sähköpostipalvelusi Microsoft Office 365:n kautta, kaikki Outlook-tietosi tallennetaan turvallisesti pilveen, joten se on luultavasti paras varotoimesi.

10 muuta asiaa, joita Outlook ei voi tehdä puolestasi

Valitettavasti Outlook on puutteellinen myös muilla tavoilla, vaikka saatat kuitenkin haluta tehdä nämä asiat itse.

Outlook ei voi:

• Tee Electric Slide.
• Pelaa "My Melancholy Baby" puolestasi.
• Tatuoi tiedät-tiedä-kenen nimi tiedät-mitä.
• Ota kiinni Energizer Bunny.
• Lopeta hampaiden reikiintyminen.
• Ota Jeopardy! Haaste.
• Auta sinua laihtumaan 10 kiloa.
• Taistele kaupungintaloa vastaan.
• Ansaitse miljoonia nukkuessasi.
• Etsi herra oikea (ellet lähetä minulle sähköpostia).

Noh. Kaiken tämän lisäksi se on melko siisti ohjelma. Voit säästää aikaa ja työskennellä sujuvammin hallitsemalla kaikki asiat, joita Outlook voi tehdä puolestasi.