10 harvinaista Microsoft Access 2019 -vinkkiä

Tekniset asiantuntijat – ihmiset, jotka tuntevat Microsoft Access 2019:n sisältä ja ulkoa – saattavat olla hieman pelottavia, mutta he ovat tärkeitä – eivätkä he (me?) aio millään tavalla pelotella. Ne ovat tärkeitä tavallisille Access-käyttäjille, koska ne tarjoavat korvaamattomia neuvoja, ja ne ovat tärkeitä Accessille itselleen, koska ne ohjaavat tapaa, jolla Microsoft parantaa jatkuvasti tuotteitaan. Nämä miehet ja naiset testaavat Office-tuotteita ennen kuin uudet versiot julkaistaan ​​yleisölle, ja he kirjoittavat kirjoja auttaakseen kaikentasoisia käyttäjiä saamaan ohjelmistosta kaiken irti.

Joten ihmiset, jotka kehittävät tietokantoja elantonsa vuoksi, ovat keskeinen resurssi keskivertokäyttäjälle, "tehokäyttäjälle" ja myös ohjelmistojen valmistajalle. Tässä on kokoelma parhaista neuvoista, jotka on kerätty pitkältä Access-asiantuntijoiden luettelolta. He tiesivät tarjoavansa ehdotuksia uusille käyttäjille, ja he tarjosivat neuvoja tarpeisiisi ja auttoivat varmistamaan, että voit todella käyttää Accessia luottavaisesti ja tehokkaasti. Kun olet valmis, olet suunnitellut ja organisoinut riittävästi työtäsi – ja sinulla on vakaat suunnitelmat edistyäksesi Accessilla luomiesi tietokantojen kehittämisessä ja käytössä.

Joten tässä on viisas neuvo – kymmenessä nopeassa puremassa.

Dokumentoi kaikki ikään kuin jonain päivänä FBI kuulustelee sinua

Älä säästä aikaa tietokannan dokumentointiin. Miksi? Koska voit olla iloinen myöhemmin, että et ole kitsastella. Sinulla on kaikki suunnitelmasi, yleistietosi ja kaikki ideasi – ne, joiden mukaan toimit, ja ne, jotka jäivät piirustuspöydälle – valmiina seuraavan kerran, kun sinun täytyy rakentaa tietokanta. Voit myös viitata niihin, milloin tai jos jokin menee pieleen nykyisessä tietokannassasi. Poistitko vahingossa tallennetun kyselyn? Ei ongelmaa. Katso asiakirjoistasi. Unohditko kuinka taulukosi liittyvät toisiinsa? Tarkista dokumentaatio ja rakenna suhteet uudelleen. Haluatko selittää jollekin, miksi tai miten asetat jotain? Viittaa muistiinpanoihisi ja ihastuttaa niitä ennakoimalla ja harkiten.

Mitä tämän loistavan dokumentaation pitäisi siis sisältää? No, kaikki. Mutta tässä on luettelo, jolla pääset alkuun:

• Yleistä tietokannasta:
  • Tiedostojen/tietojen sijainnit (tietyillä verkkopoluilla tai Internet-URL-osoitteilla)
  • Selitys siitä, mitä tietokanta tekee
  • Tietoja siitä, miten se toimii
• Taulukkoasettelut:
  • Sisällytä kenttien nimet, koot, sisältö ja näytesisältö.
  • Jos osa tiedoista tulee esoteerisista tai väliaikaisista lähteistä (esimerkiksi kuukausittain verkosta lataamasi luottokorttitiedot), huomioi tämä asia asiakirjoissa.
• Yhteenveto raporteista:
  • Ilmoita nimet
  • Selvitys raportin tiedoista

Jos sinun on suoritettava kyselyitä ennen raportin luomista, dokumentoi prosessi. (Parempi vielä, hanki ystävällinen nörtti auttamaan sinua automatisoimaan työn.)

• Kyselyt ja logiikka: Anna jokaiselle kyselylle yksityiskohtainen selvitys kyselyn toiminnasta, varsinkin jos se sisältää useita Accessin ulkopuolisia taulukoita tai tietolähteitä (kuten SQL-taulukoita tai muita suuria tiedontallennusalueita).
• Vastaa kysymykseen "Miksi?": Kun dokumentoit tietokantaasi, keskity siihen, miksi suunnittelusi toimii niin kuin se toimii. Miksi kyselyt käyttävät juuri näitä taulukoita? Myönnettäköön, että jos työskentelet yritysympäristössä, et ehkä tiedä, miksi järjestelmä toimii niin kuin se toimii, mutta kysyminen ei koskaan tee pahaa.
• Katastrofipalautustiedot:
  • Varmuuskopiointiprosessi ja aikataulu
  • Jossa varmuuskopiot sijaitsevat (sinun on varmuuskopioinnista eikö?) Ja miten palauttaa varmuuskopioidussa tiedosto
  • Mitä tehdä, jos tietokanta lakkaa toimimasta

Jos tietokannassasi on tärkeä organisatorinen toiminto – kuten kirjanpito, varastonhallinta, yhteystietojen hallinta tai tilausten kirjaaminen – varmista, että käytössä on manuaalinen prosessi, joka pitää organisaation toiminnassa, jos tietokannassa ilmenee toimintahäiriöitä – ja muista dokumentoida prosessi!

Jos tarvitset apua näiden asioiden kanssa, kysy joltakin! Lainaatpa jotakuta tietotekniikkaosastoltasi tai vuokraatpa tietokonenörttiä, saat tarvitsemasi avun. Käsittele asiakirjojasi kuin vakuutusta – minkään organisaation ei pitäisi toimia ilman sitä.

Tarkista asiakirjoistasi 6–12 kuukauden välein, tarvitaanko päivityksiä. Dokumentaatiosta on hyötyä vain, jos se on ajan tasalla ja jos joku muu kuin sinä ymmärtää sen. Samoin varmista, että sinä (tai kollegosi toimistossa) tiedät, missä asiakirjat sijaitsevat. Jos sinulla on sähköinen versio, pidä siitä varmuuskopio ja tuloste on kätevä – olet iloinen, jos sinä tai joku muu yrittää kierrättää tietokannan osia Sovellusosat-ominaisuuden avulla.

Pidä Access-tietokantakentät mahdollisimman pieninä

Kun luot taulukoita, tee tekstikentistäsi sopivan kokoisia niissä säilytettäviä tietoja varten. Oletusarvoisesti Access määrittää tekstikentät (tunnetaan nimellä Short Text) sisältämään 255 merkkiä – melko antelias asetus, varsinkin jos kentässä on vähäisiä kaksikirjaimia tilalyhenteitä.

Vähintään sata ylimääräistä tilaa – joita ei käytetä useimmissa tekstikentissä – ei näytä siltä, ​​että unen voi menettää, mutta kerro tämä tila taulukossa, jossa on 100 000 asiakasosoitetta, ja lopputuloksena on paljon megatavuja tallennustilaa. tilat, joissa ei ole mitään.

Säädä kentän kokoa Suunnittelunäkymän Yleiset-välilehden Kentän koko -asetuksella.

Käytä numerokenttiä reaalilukuihin Access-tietokannassa

Käytä numerokenttiä laskelmissa käytettäville luvuille , älä numeroa esittävälle tekstille. Ohjelmistosovellukset havaitsevat valtavan eron postinumeron 47999 ja numeron 47 999 välillä. Sovellus näkee postinumeron sarjana merkkejä, jotka kaikki sattuvat olemaan numeroita, mutta numeroa käsitellään todellisena numerona, jota voit käyttää matematiikassa ja kaikenlaisessa muussa hauskassa numeerisessa jutussa. Toinen syy, miksi postinumero ei ole Numerokenttä? Jos olet Yhdysvalloissa ja postinumerosi alkaa nollalla, sovellus katkaisee etunollan ja tallentaa kenttään vain nollasta poikkeavat numerot – 01234 muuttuu 1234:ksi. Ei hyvä!

Kun valitset uuden kentän tyypin, jossa on numeroita, kysy itseltäsi yksinkertainen kysymys: Aiotteko koskaan tehdä laskelmia tai tehdä jotain matematiikkaan liittyvää kenttään?

• Jos voit laskea alalla, käytä numero tyyppiä.
• Jos et laske kentällä, tallenna kenttä lyhyttekstiksi .

Vahvista pääsytietosi

Vahvistukset voivat auttaa estämään huonoja tietoja joutumasta lähelle taulukoita. Vahvistukset ovat helppoja tehdä, nopeasti määritettäviä ja jatkuvasti valppaita (vaikka olet niin väsynyt, että et näe suoraan). Jos et käytä vahvistuksia tietokantasi eheyden suojaamiseen, sinun kannattaa aloittaa.

Käytä ymmärrettäviä nimiä Accessissa pitääksesi asiat yksinkertaisina

Kun rakennat taulukkoa tai luot tietokantaa, mieti käyttämäsi tietokantatiedoston, kentän ja taulukon nimiä:

• Muistatko kolmen kuukauden kuluttua mitä nimet tarkoittavat? Kuuden kuukauden kuluttua?
• Ovatko nimet tarpeeksi intuitiivisia, jotta joku muu voi katsoa taulukkoa ja selvittää, mitä se tekee, kauan sen jälkeen, kun olet siirtynyt suurempiin ja parempiin asioihin?

Tämä tulee entistä tärkeämmäksi, kun alat käyttää työkaluja Access-taulukoiden ja tietokantojen asettamiseen verkkoon ja niiden jakamiseen SharePointin kautta – mahdollisesti tuot miljoonia käyttäjiä "pöytään". Sovellusosat-ominaisuuden avulla tietokantojesi komponentit voidaan myös kierrättää, mikä nopeuttaa uuden tietokannan luomista. Et halua tietokannan osien salaperäisten nimien leviävän uuteen tietokantaan – luodakseen siellä painajaismaisia ​​mysteereitä – eikö niin?

Poista Access-kentän arvot erittäin varovasti

Aina kun poistat kenttien arvoja taulukosta, varmista, että hävität arvot oikeasta tietueesta – tarkista uudelleen ja vasta sitten, kun olet varma, poista alkuperäinen. Silloinkin voit silti tehdä nopeasti Ctrl+Z ja palauttaa loukkaavan kohteen, jos kumoat heti virheen havaitsemisen jälkeen.

Miksi kaikki tarkastukset ja kaksinkertaiset tarkastukset? Koska kun olet poistanut kentän arvon ja tehnyt mitä tahansa muuta taulukossa, Access unohtaa kokonaan vanhan arvosi. Se on poissa, aivan kuin sitä ei olisi koskaan ollutkaan. Jos poistat tietueen taulukosta, tietue on todella poissa – koska koko tietueelle ei ole käytettävissä Kumoa-toimintoa. Jos tietue sattui olemaan tärkeä ja sinulla ei ollut nykyistä varmuuskopiotiedostoa, kun tietue poistui, olet epäonninen. Anteeksi!

Varmuuskopioi, varmuuskopioi ja varmuuskopioi Access-tietokannat

Selitinkö sen tarpeeksi selvästi? Pidä työstäsi aina varmuuskopio! Mikään ei korvaa nykyistä varmuuskopiointia tiedoistasi – varsinkin jos tiedot ovat tärkeitä henkilökohtaiselle tai työelämällesi. Tehokkaisiin strategioihin kuuluu usein varmuuskopioiden säilyttäminen toisessa paikassa siltä varalta, että katastrofi tuhoaa toimistosi, olipa kyseessä sitten toisessa toimistossa tai pilvessä.

Jos ajattelet, että et ole koskaan ennen tarvinnut varmuuskopiota, joten miksi vaivautua, ajattele tulvia. Ajattele uutislähettäjien sanovan, että tällä hetkellä veden alla oleva alue ei ole koskaan ennen tulvinut. Kuvittele ihmisten elämää leijumassa kadulla. Olipa edessäsi todellinen hurrikaanin mittakaavakatastrofi, tulipalo tai tietokoneesi kovalevy päättää kuolla (ja niin tapahtuukin – vaikka näin ei olisi koskaan tapahtunut sinulle ennen), olet paljon onnellisempi, jos sinulla on varmuuskopio tietokannastasi.

Ajattele, mieti ja mieti uudelleen ennen kuin ryhdyt toimiin Accessissa

Tiedätkö puusepän iskulauseen "Mittaa kahdesti, leikkaa kerran"? Samaa voidaan sanoa ajattelusta tietokannan suhteen. Älä vain ajattele jotain, tee nopea johtopäätös ja sukella sitten sisään. Odota, mieti se uudelleen ja sitten ehkä ajattele sitä kolmannen kerran. Tee sitten johtopäätös ja ala toimia sen mukaan. Kaikilla Accessin tarjoamilla tehoilla yhdistettynä kykyyn tallentaa tuhansia ja tuhansia tietueita tietokantaan, suhteellisen yksinkertainen virhe voi olla melko kallista, koska sillä voi olla tietojen häviämisen tai "peruuttamattoman" toimenpiteen mahdollisia seurauksia. virheessä.

Järjestä ja pysy järjestyksessä, kun työskentelet Accessissa

Vaikka ehdotukset järjestäytymisestä ja pitämisestä yksinkertaisena saattavat tuntua ristiriitaisilta, nämä kaksi neuvoa ovat todella kumppaneita. Asioiden pitäminen yksinkertaisena voi usein olla tapa välttää paljon organisointia jälkikäteen. Vaikka olet luultavasti kyllästynyt kuulemaan vanhempiesi muistuttavan, että "kaikelle on paikka ja kaikelle paikallaan" (tai jos he olivat vähemmän runollisia, " siivoa huoneesi!!! "), he olivat oikeassa.

Jos pidät tietokantasi järjestyksessä, säästät aikaa ja surua. Hyvin suunnitellusta, hyvin organisoidusta taulukosta on helpompi kysellä, raportoida ja sisällyttää lomakkeeseen. Se myös lajittelee ja suodattaa kuin salama.

Kyllä, voit järjestää liiankin. Itse asiassa ylijärjestäminen on aivan liian helppoa. Vähennä organisointihaluasi viljelemällä toista intohimoa: työskentelemällä mahdollisimman harvoin askelin. Rajoita käyttämiesi kansioiden ja alikansioiden määrää – korkeintaan viisi kansiotasoa on enemmän kuin tarpeeksi lähes kaikille. Jos ylität paljon viisi tasoa, organisaatiosi alkaa törmätä tuottavuuteesi (ja kukaan ei pidä tuottavuuden heikkenemisestä, vähiten ihmiset, jotka keksivät noita typeriä pieniä iskulauseita yritysten hyvänolon julisteisiin).

Ei ole häpeä pyytää Access Help -apua

Jos sinulla on ongelmia jonkin kanssa, niele egosi ja pyydä apua. Sanomalla "en tiedä" - ja yrittämällä sitten ottaa selvää asioista, joita et vielä tiedä - ei ole häpeällistä. Tämä sääntö on erityisen tärkeä, kun ratsastat tuhansia tietokannan tietueita. Pienet harha-askeleet suurentavat ja moninkertaistavat pienen ongelman nopeasti suureksi kriisiksi. Pyydä apua ennen kuin tilanne muuttuu vakavaksi.