Kuinka jakaa OneDriveen tallennettuja Excel 2019 -työkirjoja

Voit jakaa Excel 2019 -työkirjoja OneDrivesta seuraavasti:

Avaa työkirjatiedosto, jonka haluat jakaa Excel 2019:ssä, ja napsauta sitten Jaa-painiketta nauharivin oikeassa reunassa. Jos et ole vielä tallentanut työkirjaa OneDriveen, näyttöön tulee Jaa-valintaikkuna, jossa sinua pyydetään lataamaan työkirjatiedosto OneDriveen. Kun olet napsauttanut OneDrive-painiketta ja tiedosto on ladattu pilveen, Jaa-valintaikkuna muuttuu Lähetä linkki -valintaikkunaksi (samanlainen kuin kuvassa), jossa määrität ihmiset, joiden kanssa tiedosto jaetaan.

Aloita sen henkilön nimen tai sähköpostiosoitteen kirjoittaminen, jonka kanssa haluat jakaa työkirjan lisäyskohdan tekstikenttään. Kun Excel löytää vastaavan henkilön nimeä Outlook-osoitekirjassasi tai vahvistaa antamasi sähköpostiosoitteen, napsauta tämän tekstiruudun alla olevaa painiketta lisätäksesi tämän vastaanottajan.

(Valinnainen) Napsauta avattavaa Kaikki tämän linkin saaneet voivat muokata -painiketta avataksesi Linkin asetukset -valintaikkunan, jossa voit muokata ihmisiä, joille linkki toimii, evätä muokkausoikeudet niiltä, ​​joiden kanssa jaat tiedoston, ja/tai määrittää viimeinen voimassaolopäivä, jonka jälkeen linkki ei ole enää toiminnassa, ennen kuin napsautat Käytä-painiketta.

Oletusarvoisesti Excel 2019 luo jakamislinkin, jonka avulla kaikki, jotka voivat käyttää työkirjatiedostoa verkossa, voivat käyttää tiedostoa, vaikka he eivät olisi kirjautuneena Office 365:een tai OneDriveen.

• Jos haluat rajoittaa pääsyn vain yrityksesi työtovereihin, jotka ovat kirjautuneet Office 365:een, napsauta vaihtoehtoa Ihmiset < organisaatiossa > (jossa organisaatio on yrityksesi nimi, kuten kohdassa People in Mind Over Media, yritykseni nimi).
• Jos haluat rajoittaa tiedostojen jakamisen vain niihin, joille olet antanut aikaisemman käyttöoikeuden työkirjatiedostoon tai sen kansioon SharePoint-sivustossasi, napsauta vaihtoehtoa Ihmiset, joilla on olemassa olevat käyttöoikeudet.
• Jos haluat luoda jakamislinkin, jota vain tietyt ihmiset voivat käyttää, napsauta Tietyt ihmiset -vaihtoehtoa ennen kuin napsautat Käytä-painiketta.

Napsauta sitten Lähetä linkki -valintaikkunassa ellipsiä (…) Lähetä linkki -otsikon oikealla puolella ja napsauta avattavasta valikosta Hallinnoi käyttöoikeuksia avataksesi Luvat-valintaikkunan, jossa voit valita henkilöiden nimet, joiden kanssa haluat jakaa. työkirjatiedosto, ennen kuin napsautat takaisin-nuolipainiketta palataksesi Lähetä linkki -valintaikkunaan.

Oletusarvoisesti Excel antaa henkilöille, joiden kanssa jaat työkirjasi, tehdä muutoksia työkirjaan, jotka tallennetaan automaattisesti OneDriveen. Jos haluat rajoittaa vastaanottajien tarkastelemaan tietoja ilman, että he voivat tehdä muutoksia, muista poistaa valintamerkki Salli muokkaaminen -valintaruudusta ennen kuin napsautat Käytä.

Jos haluat määrittää vanhenemispäivän, jonka jälkeen jakolinkki ei ole enää toiminnassa, napsauta Aseta vanhenemispäivä -painiketta avataksesi ponnahduskalenterin, josta voit valita vanhenemispäivämäärän napsauttamalla sitä kalenterissa. Kun olet valinnut vanhenemispäivän, sulje ponnahduskalenteri napsauttamalla jotakin valintaikkunassa ja syötä päivämäärä Linkkiasetukset-valintaikkunaan.

5. (Valinnainen) Napsauta Lisää viesti -tekstiruutua ja kirjoita mikä tahansa henkilökohtainen viesti, jonka haluat sisällyttää sähköpostiin, jossa on yleinen kutsu tiedoston jakamiseen.

Oletusarvoisesti Excel luo yleisen kutsun.

6. Kun olet lisännyt kaikki vastaanottajat, joiden kanssa haluat jakaa työkirjatiedoston tällä tavalla, napsauta Lähetä-painiketta Lähetä linkki -ruudussa.

Heti kun napsautat tätä Jaa-painiketta, Excel lähettää sähköpostilla kutsun jakaa työkirja jokaiselle vastaanottajalle.

Kaikki ihmiset, joiden kanssa jaat työkirjan, saavat sähköpostiviestin, joka sisältää hyperlinkin OneDrivessa olevaan työkirjaan. Kun he seuraavat tätä linkkiä (ja kirjautuvat sisään sivustolle, jos tämä vaaditaan), työkirjan kopio avautuu uudelle sivulle oletusselaimessaan Excel Online -verkkosovelluksella. Jos olet antanut käyttäjälle luvan muokata tiedostoa, verkkosovellus sisältää avattavan Muokkaa työkirjaa -painikkeen.

Kun työtoverit, joiden kanssa olet jakanut työkirjan, napsauttavat tätä painiketta Excel Onlinessa, he voivat valita avattavasta valikosta Muokkaa Excelissä tai Muokkaa Excel Onlinessa -vaihtoehdon. Kun käyttäjä valitsee Muokkaa Excelissä, työkirja ladataan ja avataan hänen Excel-versiossaan. Kun käyttäjä valitsee Muokkaa Excel Onlinessa, selain avaa työkirjan uudessa Excel Online -versiossa, joka sisältää Etusivu-, Lisää-, Tiedot-, Tarkista- ja Näytä-välilehdet, joissa jokaisessa on rajoitetumpi komentovaihtoehto kuin Excel 2019:ssä, joka voit käyttää tarvittavien muutosten tekemiseen ja jotka tallennetaan automaattisesti OneDriven työkirjaan, kun suljet Excel Onlinen.

Kun jaat työkirjan oletusarvoisen Kuka tahansa voi muokata -asetuksen kanssa, kaikki niiden ihmisten tekemät muutokset, joiden kanssa olet jakanut työkirjan, tallennetaan automaattisesti AutoSave-toiminnolla. Jos työkirja on avoinna tietokoneellasi Excel 2019:ssä ja sama laskentataulukko on näytössä, niiden muokkausmuutokset näkyvät automaattisesti laskentataulukossasi (niin lähellä reaaliaikaa kuin Internet-yhteytesi nopeus mahdollistaa). Samoin kaikki muokkausmuutokset, jotka teet työkirjaan Excel 2019:ssä, päivitetään automaattisesti heidän Excel Online -työkirjoihin. Microsoft viittaa tähän prosessiin yhteiskirjoittajana.

Jos laskentataulukossasi näkyy kyseenalainen muokkausmuutos, kun kirjoitat yhdessä työtoverin kanssa, lisää kommentti soluun, joka sisältää kysymyksen muokkauksen (Tarkistus–>Uusi kommentti), joka ilmoittaa varauksesi heidän tekemästään muutoksesta. Sitten pieni ilmapallo ilmestyy sen solun yläpuolelle, johon kirjoitit kommentin käyttäjän Excel Online -laskentataulukossa. Kun työtoveri napsauttaa tätä ilmapalloa, Excel Online näyttää kommenttisi tekstin, joka kyseenalaistaa heidän muokkauksensa Kommentit-tehtäväruudussa. He voivat sitten vastata varauksihisi kirjoittamalla selityksensä muutokselle samaan kommenttiin tässä tehtäväruudussa ja päivittämällä sen sitten työkirjaasi napsauttamalla Lähetä-painiketta tai he voivat vain mennä eteenpäin ja tehdä tarvittavat päivitykset, jotka vastaavat varauksiasi suoraan laskentataulukko Excel Onlinessa.