Ομαδοποίηση εγγραφών σε συγκεντρωτικούς πίνακες του Excel

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συγκεντρωτικούς πίνακες του Excel για να συνοψίσετε δεδομένα πωλήσεων όταν προσπαθείτε να προβλέψετε τις πωλήσεις. Ένας από τους τρόπους με τους οποίους ρυθμίζετε με ακρίβεια μια σύνοψη σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα είναι να ομαδοποιήσετε ένα πεδίο γραμμής ή ένα πεδίο στήλης.

Όταν ομαδοποιείτε ένα πεδίο γραμμής ή πεδίο στήλης, συνδυάζετε τις τιμές στο πεδίο. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα πεδίο που δείχνει τις ημερομηνίες που έγιναν οι πωλήσεις. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες του Excel σάς δίνουν τη δυνατότητα να ομαδοποιήσετε μεμονωμένες ημερομηνίες όπως η 4η Σεπτεμβρίου και η 6η Σεπτεμβρίου σε εβδομάδες, όπως η 1η Σεπτεμβρίου έως τις 7 Σεπτεμβρίου. Ή μπορείτε να ομαδοποιήσετε σε μήνες, τρίμηνα ή έτη. Όλα εξαρτώνται από το πώς θέλετε να κάνετε πρόβλεψη — ανά εβδομάδα, ανά μήνα, ανά τρίμηνο, ανά έτος. Έχετε υπόψη σας τη χρονική περίοδο σας.

Γνωρίζοντας πότε να ομαδοποιήσετε τα αρχεία

Εάν ακολουθήσατε τα βήματα της προηγούμενης ενότητας, έχετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα που συνοψίζει τα έσοδα, αλλά μπορεί να το κάνει καθημερινά. Ο λόγος είναι ότι ο πίνακας στον οποίο έχετε βασίσει τον συγκεντρωτικό πίνακα εμφανίζει έσοδα ανά ημέρα. Η περίληψη των εσόδων ανά μήνα (ή εβδομάδα, ή τρίμηνο ή έτος) θα ήταν πολύ καλύτερη. Δείτε πώς να το κάνετε αυτό.

Σημειώστε ότι ο υποκείμενος πίνακας έχει πολλές ίδιες ημερομηνίες. Ο συγκεντρωτικός πίνακας συνδυάζει τυχόν πανομοιότυπες ημερομηνίες σε μία μόνο σειρά, προσθέτοντας τα έσοδά τους στην πορεία. Ένα από τα πράγματα που κάνουν οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι να συνδυάζουν ίδιες τιμές σε έναν πίνακα στο ίδιο στοιχείο σε μια γραμμή, στήλη ή πεδίο φίλτρου.

Συγκεντρωτικός πίνακας συνδυάζει πανομοιότυπες ημερομηνίες σε μία σειρά.

Αλλά δεν θέλετε να κάνετε πρόβλεψη με μεμονωμένες ημερομηνίες. Δεν είναι η κατάλληλη χρονική περίοδος. Σε αυτό το είδος κατάστασης, πρέπει να ομαδοποιήσετε μεμονωμένες ημερομηνίες που ανήκουν στον ίδιο μήνα σε μία γραμμή του συγκεντρωτικού πίνακα. Στη συνέχεια αθροίζονται και όλα τα έσοδα για τις ομαδοποιημένες ημερομηνίες.

Φυσικά, δεν περιορίζεστε στην ομαδοποίηση σε μήνες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επταήμερες περιόδους, τρίμηνα, έτη και άλλα (όπως περιόδους τριών ημερών ή δέκα ημερών). Εάν ανησυχείτε για την ώρα της ημέρας, όπως μπορεί να ανησυχείτε για τις διαδικτυακές πωλήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ώρα της ημέρας ως περίοδο. Ή αν τα μη επεξεργασμένα δεδομένα σας δείχνουν την ώρα της ημέρας κατά την οποία πραγματοποιήθηκε μια πώληση, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τις μεμονωμένες ώρες σε βάρδιες 8 ωρών.

Δημιουργία ομάδων

Ξεκινήστε με την ημέρα ως πεδίο σειράς όπως φαίνεται εδώ.

Θέλετε να ομαδοποιήσετε τις ημερήσιες πωλήσεις σε μήνες.

Αφού ρυθμίσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, η ομαδοποίηση των μεμονωμένων ημερομηνιών στο πεδίο σειράς είναι απλή. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα κελιά στη στήλη του συγκεντρωτικού πίνακα που έχει τις ημερομηνίες — για παράδειγμα, το κελί E7 στο σχήμα.

Επιλέξτε Ομάδα από το μενού συντόμευσης.

Επιλέξτε Μήνες από το πλαίσιο λίστας στο πλαίσιο διαλόγου Ομαδοποίηση. Δείτε το παρακάτω σχήμα.

Κάντε κλικ στο OK.

Μπορείτε να ενσωματώσετε περιόδους επιλέγοντας περισσότερους από έναν παράγοντες ομαδοποίησης.

Επειδή θέλετε να συνοψίσετε τα έσοδά σας ανά μήνα, μπορείτε να αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη επιλογή Μήνες. Όταν κάνετε κλικ στο OK, ο συγκεντρωτικός πίνακας αλλάζει και μοιάζει με αυτόν που εμφανίζεται εδώ.

Τώρα μπορείτε να δείτε τα συνολικά έσοδα για κάθε μήνα.

Πρέπει πάντα να ξέρεις πώς θα βγεις έξω. Εάν θέλετε να καταργήσετε την ομαδοποίηση των εγγραφών, κάντε το εξής:

Κάντε δεξί κλικ σε ένα κελί με ομαδοποιημένες εγγραφές.
Στο σχήμα, αυτό είναι ένα κελί στην περιοχή Γραμμή.

Επιλέξτε Ungroup από το μενού συντόμευσης.
Τώρα έχετε το πεδίο σειράς πίσω στην αρχική του κατάσταση.

Αν θέλετε να αλλάξετε ένα επίπεδο ομαδοποίησης από, ας πούμε, Μήνες σε Τρίμηνα, δεν χρειάζεται πρώτα να καταργήσετε την ομαδοποίηση. Απλώς κάντε δεξί κλικ σε ένα ομαδοποιημένο κελί, καταργήστε την επιλογή Μήνες και επιλέξτε Τέταρτα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Στην πρόβλεψη, η ομαδοποίηση σε συγκεντρωτικούς πίνακες τείνει να εμφανίζεται με πεδία ημερομηνίας. Αλλά η ικανότητα επεκτείνεται σε οποιοδήποτε αριθμητικό πεδίο. Θα μπορούσατε να ομαδοποιήσετε τα ποσοστά έκπτωσης για να προβάλετε εκπτώσεις στις οποίες η τιμή είχε έκπτωση λιγότερο από 5%, από 5% σε 10%, 10% έως 15% και ούτω καθεξής. Ή θα μπορούσατε να ομαδοποιήσετε με βάση τη διάρκεια των μισθώσεων οχημάτων.